Uporaba e-naslova po prekinitvi delovnega razmerja
+ -Številka: 07121-1/2022/716
Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta, Pravne podlage
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vprašanje in sicer vas zanima, kako postopati, ko bivši delodajalec po 14 mesecih od prekinitve zaposlitve še vedno uporablja ženin e-mail naslov?
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage (48. člen Zakona o delovnih razmerjih) za njegov obstoj. Priporočamo, da nekdanjega delodajalca opozorite na smernice IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da so na spletni strani IP na voljo smernice glede varstva osebnih podatkov, ki dajejo odgovore na številčna vprašanja povezavi z delovnimi razmerji. Dostopne so na tej povezavi:
Kot smo pojasnili v smernicah okviru elektronske pošte predstavlja zbirko osebnih podatkov zbirka t.i. prometnih podatkov (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage (48. člen Zakona o delovnih razmerjih; ZDR-1) za njegov obstoj. S tem bo zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju. IP opozarja, da je nedopustno, da bi delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega zaposlenega ohranil aktiven na način, da bi njegovo pošto preusmeril na elektronski naslov drugega zaposlenega. Preusmeritev elektronske pošte ni edini način za zagotovitev kontinuitete dela in poslovne komunikacije s strankami, kupci in poslovnimi partnerji družbe. Delodajalec bi namreč lahko zagotovil kontinuiteto dela na drug zakonit način, brez poseganja v komunikacijsko zasebnost, npr. z ukinitvijo elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega in hkratnim avtomatskim obvestilom o neobstoju tega naslova in podatkom, kam naj naslovijo svoje sporočilo. Pri preusmeritvi elektronske pošte je pomembno tudi dejstvo, da ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev. Delodajalec mora pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah.
Delavec, ki odhaja, mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, idr.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi zaposleni s tem lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave (zlasti npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško. Priporočljivo je, da delavec o izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu.
Priporočamo, da nekdanjega delodajalca opozorite na smernice IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih. Kolikor tudi po opozorilu ne ustrezno ravnal lahko podate predlog za uvedbo inšpekcijskega postopka (več o tem: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vlo%C5%BEitev-prijave).
S spoštovanjem.
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
Informacijska pooblaščenka
Pripravil:
mag. Andrej Tomšič,
namestnik informacijske pooblaščenke