Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Zbiranje podpisov

+ -
Datum: 18.11.2022
Številka: 07121-1/2022/1252
Kategorije: Občine, Privolitev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da imate na ravni občine namen zbirati podpise, da bi skupaj z občino od telekomunikacijskih podjetij zahtevali ureditev signal in prenovo postaj. Podpisnike boste seznanili o tem, kdo zbira osebne podatke (skupina ljudi iz občine) in kakšen je namen podpisovanja (zahteva po ureditvi mobilnega signala in interneta); osebni podatki, ki jih bodo v sezname vpisali posamezniki, pa so: ime in priimek, naslov in podpis. Pojasnjujete, da ne bo obdelave osebnih podatkov, navedeno bo zgolj dokazilo k spremnemu dopisu za operaterja. Sprašujete, na kaj še morate biti pozorni, saj s tem nimate izkušenj.

 

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20 v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora upravljavec izkazati ustrezno pravno podlago, npr. privolitev po točki (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Privolitev mora biti vedno prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in se lahko kadarkoli prekliče. Posameznikom morajo biti tudi zagotovljene informacije o obdelavi osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe (npr. nameni ter pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, uporabniki osebnih podatkov, obdobje hrambe, itd.).

 

V kolikor je upravljavec osebnih podatkov občina, je treba upoštevati pravne podlage za javni sektor. Zakon o lokalni samoupravi tovrstne obdelave osebnih podatkov ne določa. Soglasje v javnem sektorju je mogoče podati tedaj, ko to določa zakon, brez podlage v zakonu pa le v primerih, ko ne gre za izvajanje javnih nalog.

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

Pojasnjujemo, da pomeni »obdelava« osebnih podatkov vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje. Torej tudi samo zbiranje osebnih podatkov in njihovo nadaljnje posredovanje šteje kot obdelava. Za obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Pravne podlage so npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti in zakoniti interesi upravljavca (zgolj v zasebnem sektorju).

 

Iz vašega vprašanja ni razvidno, kdo bi naj bil upravljavec osebnih podatkov, ali je to skupina posameznikov ali pa osebne podatke dejansko zbira občina. V kolikor je upravljavec dejansko občina, je treba upoštevati pravne podlage v javnem sektorju, ki so opredeljene tudi v prvem, drugem in četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1. Soglasje v javnem sektorju je mogoče podati tedaj, ko to določa zakon, brez podlage v zakonu pa le v primerih, ko ne gre za izvajanje javnih nalog. Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A in 80/20 – ZIUOOPE, v nadaljevanju: ZLS) soglasja posameznikov v primeru, kot ga opisujete ne določa. ZLS ureja pobudo za razpis referenduma v 47. členu in vložitev ljudske iniciative v 48. členu. V kolikor pa gre v vašem primeru dejansko za ljudsko iniciativo oz. pobudo volivcev, ki je naslovljena na župana, vas napotujemo na že izdano mnenje IP št. 07121-1/2020/933 z dne 25. 5. 2020, ki je dostopno preko iskalnika na www.ip-rs.si/vop. Opozarjamo pa, da občina osebnih podatkov podpisnikov v nobenem primeru ne sme uporabiti za namene, ki so v neskladju z namenom zbiranja podpisov ter jih brez izrecne zakonske podlage ne sme posredovati tretjim osebam.

 

Če gre v vaši zadevi za neformalno pobudo s strani skupine posameznikov, bi v konkretnem primeru najverjetneje prišla v poštev privolitev posameznika (točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). V zvezi s privolitvijo nadalje pojasnjujemo, da mora biti privolitev vedno prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in da se lahko kadarkoli prekliče. Upravljavec mora natančno opredeliti, kakšen je namen podane privolitve, na kakšen način bodo prejeti podatki obdelani in kdo bodo prejemniki osebnih podatkov. Glede na zahtevo, da mora biti privolitev informirana, mora vsebovati torej naslednje:

 

- podatek o identiteti upravljavca,

- konkretno opredeljen namen za vsako posamezno obdelavo, za katero je zahtevana posamezna privolitev,

- navedbo vrst osebnih podatkov, ki bodo zbrani in obdelovani,

- obstoj pravice do umika privolitve,

- obvestilo posamezniku, da ima pravico, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov,

- obvestilo posamezniku o morebitnih tveganjih pri prenosu osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

 

Poseben obrazec za podajo soglasja ni predpisan. Oblika pridobivanja privolitve je v celoti v rokah upravljavca, ki naj poišče najprimernejši način glede na konkretne okoliščine. Iz dokaznega vidika priporočamo pisno obliko (v papirni ali npr. elektronski obliki), pri čemer je treba tudi zagotoviti, da je umik privolitve mogoč v tako enostavni obliki, kot je bila dana privolitev in da ga je možno kadarkoli izvesti.

 

Preden posamezniki izpolnijo obrazec s privolitvijo, morajo biti tudi podrobno informirani o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe. Tako morajo npr. prejeti informacije o namenih ter pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov; uporabnikih osebnih podatkov; obdobju hrambe osebnih podatkov; pravicah posameznika, itd. Več informacij glede obveščanja posameznikov je dostopnih na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/obve%C5%A1%C4%8Danje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov. V zvezi z informiranjem posameznikov lahko uporabite vzorec (Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 13 Splošne uredbe)), ki je dostopen na: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

 

Več o privolitvi in njenih obveznih sestavinah lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/.

 

Lepo vas pozdravljamo.

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                                

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,

svetovalka pooblaščenca za preventivo