Obdelava OP podpisnikov peticije

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 25. 5. 2020 prejel vaše vprašanje glede obdelave osebnih podatkov podpisnikov peticije. Občani so vložili peticijo zoper preimenovanje ulice. Ob tem so izrecno prepovedali javno objavljanje imen, s čimer se župan ne strinja oz. pravi, da ni pravne podlage. Zanima vas, kako je z varovanjem osebnih podatkov vložnikov peticije in če se lahko javno objavi celotna peticija z vsemi podpisniki.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posredovanje osebnih podatkov podpisnikov peticije občini je dovoljeno, če za to obstaja zakonska podlaga ali soglasje posameznega podpisnika.

Občina pa osebnih podatkov podpisnikov v nobenem primeru ne sme uporabiti za namene, ki so v neskladju z namenom zbiranja podpisov. Prav tako jih brez izrecne zakonske podlage ne sme posredovati tretjim osebam (kamor štejemo tudi javno objavo).

IP v okviru načelnega mnenja o zakonitosti obdelave osebnih podatkov ne more dokončno presojati.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov so opredeljene v členu 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Ta določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo, če za obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, obstaja ustrezna pravna podlaga:

»Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)    posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b)    obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c)    obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d)    obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e)    obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f)    obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

V nadaljevanju podajamo splošna pojasnila glede možnih okoliščin in s tem povezanih pravnih podlag v opisanem primeru. V obravnavanem primeru je izbira pravilne zakonske podlage in s tem povezanih osebnih podatkov namreč odvisna od tega, ali gre za ljudsko iniciativo ali peticijo posameznikov, ki je naslovljena na občino, ali zgolj za neformalno pobudo.

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru obdelave osebnih podatkov vložnikov peticije, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, predstavlja Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1, 30/18 in 61/20 – ZIUZEOP-A; v nadaljnjem besedilu ZLS). V zvezi z vašim vprašanjem, bi se upravljavec osebnih podatkov (konkretno župan kot predstavnik občine) lahko uprl na določbo 48. člena ZLS, ki se nanaša na ljudsko iniciativo, če gre za tovrstno pobudo, o čemer pa IP seveda ne more presojati. Na podlagi prvega odstavka 48. člena ZLS lahko namreč najmanj pet odstotkov volivcev v občini zahteva izdajo ali razveljavitev splošnega akta ali druge odločitve iz pristojnosti občinskega sveta oziroma drugih občinskih organov.

Za postopek s pobudo iz 48. člena ZLS se primarno uporabljajo določbe 47. člena ZLS (drugi odstavek 48. člena ZLS). Iz drugega odstavka 47. člena izhaja, da se pobuda volivcev (v tem primeru, kot navajate, občanov konkretne občine) predloži neposredno županu. Če župan meni, da pobuda z zahtevo ni oblikovana v skladu z določbo prvega odstavka 47. člena ZLS ali je v nasprotju z zakonom in s statutom občine, o tem v osmih dneh po prejemu pobude obvesti pobudnika in ga pozove, da ugotovljeno neskladnost odpravi v osmih dneh. Če pobudnik tega ne stori, se šteje, da pobuda ni bila vložena. Župan o tem nemudoma obvesti pobudnika in občinski svet. Glede na navedeno ima torej župan zakonsko pooblastilo, da presoja med drugim formalne predpostavke pobude iz prvega odstavka 47. člena. Ta določa, kdo lahko da pobudo, kaj mora pobuda vsebovati ter da lahko statut občine določi, da mora biti pobuda podprta s podpisi določenega števila volivcev na seznamu, ki vsebuje osebne podatke podpisnikov: ime in priimek, datum rojstva in naslov stalnega prebivališča.

Kadar torej statut občine določa, da mora biti pobuda podprta s podpisi določenega števila volivcev na seznamu, ki vsebuje osebne podatke podpisnikov: ime in priimek, datum rojstva in naslov stalnega prebivališča, ima župan pooblastilo, da ob prejemu pobude preverja izpolnjevanje tega pogoja. To lahko stori le tako, da vpogleda v podatke podpisnikov. Glede na navedeno ima torej župan v primeru, če gre za ljudsko iniciativo, neposredno zakonsko pravno podlago za vpogled v osebne podatke podpisnikov pobude iz 48. člena ZLS. Skladno z točko c člena 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (»najmanjši obseg podatkov«), lahko župan obdeluje le tiste osebne podatke, ki jih potrebuje za dosego namena – torej za ugotovitev, ali predložena pobuda izpolnjuje zakonske predpostavke.

Nobenega dvoma ni, da ima občina glede na naravo stvari pravico vpogledati v osebne podatke, navedene na morebitni peticiji, ki so jo posamezniki naslovili na župana ali občino. Občina pa osebnih podatkov podpisnikov v nobenem primeru ne sme uporabiti za namene, ki so v neskladju z namenom zbiranja podpisov ter jih brez izrecne zakonske podlage ne sme posredovati tretjim osebam (kamor štejemo tudi objavo na spletu).

Kadar gre za neformalno pobudo (in ne za ljudsko iniciativo ali za peticijo posameznikov, ki je naslovljena na občino), potem pravno podlago za posredovanje seznama podpisnikov županu predstavlja točka a člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, tj. privolitev podpisnikov (bodisi ob podpisu ali kasneje), da s posredovanjem osebnih podatkov soglašajo. Prav na to pa mora paziti že organizator zbiranja podpisov, ki je moral poskrbeti, da so bili posamezniki seznanjeni z namenom zbiranja osebnih podatkov in tudi s tem, kdo bodo prejemniki (oz. naslovniki) tako zbranih osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP