Posredovanje pogodbe o zaposlitvi ZZZS

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 14. 9. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali je z vidika varstva osebnih podatkov ustrezno, da se ob prijavi delavca M1 na ZZZS kot prilogo posreduje celotna pogodba o zaposlitvi.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

S predložitvijo pogodbe o zaposlitvi delodajalec dokaže, da oseba, za katero vlaga prijavo, izpolnjuje pogoje za obvezno zdravstveno zavarovanje. Skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov pa se lahko načeloma v pogodbi o zaposlitvi podatke, ki niso relevantni za preverjanje pravilnosti podatkov v prijavi v zavarovanje, prekrije.

O b r a z l o ž i t e v:

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov, torej med drugim tudi za njihovo zbiranje, shranjevanje, razkrivanje ali posredovanje, mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Skladno s členom 6(1)(c) te uredbe je obdelava zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, skladno s členom 6(1)(e) pa, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

15. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV) določa, da mora delodajalec podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posredovati Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS) v osmih dneh od sklenitve pogodbe o zaposlitvi. Podatke delodajalec sporoči ob prijavi v zavarovanje na predpisanih obrazcih. Obliko ter navodila za izpolnjevanje obrazca, na katerem delodajalec vloži prijavo delavca v obvezna socialna zavarovanja (obrazec M-1), določa Pravilnik o obrazcih prijav podatkov o pokojninskem in invalidskem ter zdravstvenem zavarovanju, zavarovanju za starševsko varstvo in zavarovanju za primer brezposelnosti (Uradni list RS, št. 55/19, 57/19 – popr. in 68/19; v nadaljevanju Pravilnik). Iz določb Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Uradni list RS, št. 72/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZZVZZ) pa nadalje izhaja pravica ZZZS pridobiti listino, ki izkazuje dejstvo, ki je podlaga za prijavo delavca v obvezno zdravstveno zavarovanje (t.j. med drugim tudi pogodba o zaposlitvi, ki dokazuje sklenitev delovnega razmerja).

V skladu z 78. členom ZZVZZ lastnost zavarovane osebe ugotavlja pristojna služba ZZZS na podlagi prijave v zavarovanje. Zavezanci za vlaganje prijav v zavarovanje prijavljajo in odjavljajo osebe za obvezno zavarovanje ter sporočajo spremembe podatkov med obveznim zavarovanjem na predpisanih M obrazcih. ZZZS ugotavlja, če oseba izpolnjuje pogoje za vstop v obvezno zavarovanje, ko le-ta vloži prijavo. Pogoje za vstop v obvezno zavarovanje je zavezanec dolžan izkazati z javnimi listinami in z drugimi dokumenti, na podlagi katerih lahko ZZZS ugotovi, ali so izpolnjeni pogoji za obvezno zavarovanje (drugi odstavek 6. člena Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja). S predložitvijo pogodbe o zaposlitvi delodajalec torej dokaže, da oseba, za katero vlaga prijavo, izpolnjuje pogoje za obvezno zdravstveno zavarovanje.

Za nadzor nad pravilnostjo podatkov, ki jih delodajalec navede na obrazcu M-1, sme tako ZZZS, pri katerem se vlagajo prijave v obvezna socialna zavarovanja, zahtevati predložitev tistih listin, iz katerih je mogoče preveriti točnost podatkov, navedenih v obrazcih. Iz navedenega izhaja, da je ZZZS nedvomno upravičen do vseh tistih delov pogodbe o zaposlitvi, iz katerih izhajajo podatki iz obrazca.

IP pa opozarja, da mora upravljavec tudi pri obdelavi podatkov za opisan namen spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (člen 5(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Glede na to, da so v pogodbi o zaposlitvi navedeni številni osebni podatki, ki za preverjanje pravilnosti podatkov v prijavi v zavarovanje niti niso relevantni, lahko delodajalec te podatke načeloma prekrije. IP pa v okviru mnenja ne more presojati, kateri osebni podatki konkretno so to oziroma katere podatke ZZZS potrebuje za popolno razjasnitev dejanskega stanja v določeni zadevi.

IP je na podobno vprašanje že odgovarjal v mnenju št. 0712-1/2016/1461 z dne 11. 7. 2016, ki je dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/posredovanje-pogodbe-o-zaposlitvi-zzzs-in-pridobivanje-podatkov-o-upokojitvi-delavca-od-zpiz. To mnenje je bilo sicer izdano v obdobju pred začetkom uporabe Splošne uredbe o varstvu podatkov, a se stališče IP do tega vprašanja ni spremenilo.

Podoben odgovor na vprašanje »Kateri so razlogi in pravna podlaga za obvezno predložitev pogodbe o zaposlitvi ob vstopu v obvezno zdravstveno zavarovanje?« pa je ZZZS objavil tudi na svoji spletni strani: https://zavezanec.zzzs.si/wps/portal/portali/azap/faq-category?category=Urejanje%20obveznih%20socialnih%20zavarovanj.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka