Posredovanje pogodbe o zaposlitvi ZZZS in pridobivanje podatkov o upokojitvi delavca od ZPIZ
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 10.07.2016Številka: 0712-1/2016/1461
Kategorije: Delovna razmerja Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem nas sprašujete o dopustnosti posredovanja celotne pogodbe o zaposlitvi ob prijavi v obvezna socialna zavarovanja (obrazec M-1). Navajate, da je doslej zadostovalo, da ste priložili samo prvo in zadnjo stran pogodbe o zaposlitvi, v zadnjem času pa je potrebno predložiti celo pogodbo. Poleg navedenega vas zanima, kako bi lahko pridobili točne podatke o izpolnjevanju pogojev vašega delavca za upokojitev. Navajate, da vas je ZPIZ zavrnil pri pridobivanju točnih podatkov na podlagi 3. odstavka 114. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1). Posredovali so vam namreč podatke o osnovnem pogoju za pridobitev pravice do starostne pokojnine, niso pa upoštevali časa obveznega dodatnega pokojninskega zavarovanja (Kapitalski sklad) z obrazložitvijo, da se to upošteva le tedaj, ko zavarovanec sam vloži zahtevo za izračun pogoja upokojitve. Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/2004 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.Ad1Glede na določbo 1. odstavka 9. člena ZVOP-1, se osebni podatki v javnem sektorju (kamor spada tudi ZZZS) lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov (npr. zbiranje, urejanje, posredovanje, sporočanje, vpogled, razkrivanje) in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon (ZVOP-1 ali katerikoli drug zakon). Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. 15. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV) določa, da mora delodajalec podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posredovati Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS) v osmih dneh od sklenitve pogodbe o zaposlitvi. Podatke delodajalec sporoči ob prijavi v zavarovanje na predpisanih obrazcih. Obliko ter navodila za izpolnjevanje obrazca, na katerem delodajalec vloži prijavo delavca v obvezna socialna zavarovanja (obrazec M-1) določa Pravilnik o obrazcih prijav podatkov o pokojninskem in invalidskem ter zdravstvenem zavarovanju, zavarovanju za starševsko varstvo in zavarovanju za primer brezposelnosti (Uradni list RS, št. 19/15, v nadaljevanju Pravilnik).Posebnih odločb v navedenih predpisih, niti drugi področni zakonodaji, s katero se ureja pokojninsko, invalidsko, zdravstveno zavarovanje, zavarovanje za starševsko varstvo in zavarovanje za primer brezposelnosti, ki bi izrecno določale nabor listin, ki jih mora delodajalec predložiti ob prijavi delavca v zavarovanje, IP ni našel. So pa za razumevanje tu izpostavljenega vprašanja relevantne predvsem določbe Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (Uradni list RS, št. 9/92 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZZVZZ), iz katerih je mogoče izluščiti pravico ZZZS pridobiti listino, ki izkazuje dejstvo, ki je podlaga za prijavo delavca v obvezno zdravstveno zavarovanje (t.j. med drugim tudi pogodba o zaposlitvi, ki dokazuje sklenitev delovnega razmerja). V 1. točki 1. odstavka 15. člena ZZVZZ je določeno, da so obvezno zdravstveno zavarovane osebe, ki so v delovnem razmerju v RS. Po 1. točki 9. člena Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja (Uradni list RS, št. 79/94 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju Pravila OZZ) pridobijo te osebe lastnost zavarovanca z dnem, ko so sklenile delovno razmerje. V skladu s 78. členom ZZVZZ lastnost zavarovane osebe ugotavlja pristojna služba ZZZS na podlagi prijave v zavarovanje. Pogoje za vstop v obvezno zavarovanje je zavezanec dolžan izkazati z javnimi listinami in z drugimi dokumenti, na podlagi katerih lahko zavod ugotovi, ali so izpolnjeni pogoji za obvezno zavarovanje (2. odstavek 6. člena Pravil OZZ). Podatke o dejstvih, potrebnih za prijavljanje, odjavljanje in spremembe med obveznim zdravstvenim zavarovanjem pridobiva ZZZS iz uradnih evidenc, ki jih vodijo državni organi, uprave lokalnih skupnosti in drugi nosilci javnih pooblastil. Te podatke lahko zavarovana oseba predloži tudi sama (16. člen Pravil OZZ). Zavezanci za vlaganje prijav so skladno z določbo 1. odstavka 16. člena Pravil OZZ ZZZS dolžni predložiti tudi druge listine, ki so pomembne za ugotavljanje pogojev za obvezno zavarovanje oziroma za določitev lastnosti zavarovane osebe. Ker podatka o sklenitvi delovnega razmerja, datumu nastopa dela (oziroma sklenitvi pogodbe o zaposlitvi), delovnem času delavca in drugih podatkov iz delovnega razmerja navedene institucije ne vodijo v uradnih evidencah, jih je delodajalec kot zavezanec za vlaganje prijav v zavarovanje v skladu 2. odstavkom 6. člena ter 1. odstavkom 16. člena Pravil OZZ dolžan sam izkazati. S predložitvijo pogodbe o zaposlitvi delodajalec dokaže, da oseba, za katero vlaga prijavo, izpolnjuje pogoje za obvezno zdravstveno zavarovanje.Za nadzor nad pravilnostjo podatkov, ki jih delodajalec navede na obrazcu M-1 sme tako ZZZS, pri katerem se vlagajo prijave v obvezna socialna zavarovanja zahtevati predložitev tistih listin, iz katerih je mogoče preveriti točnost podatkov, navedenih v obrazcih. Iz navedenega izhaja, da je ZZZS nedvomno upravičen do vseh tistih delov pogodbe o zaposlitvi, iz katerih izhajajo podatki iz obrazca (ti pa niso nujno navedeni izključno na prvi in zadnji strani pogodbe o zaposlitvi). Poleg tega zgoraj predstavljene določbe predstavljajo podlago, po kateri sme ZZZS zahtevati tudi celotno pogodbo o zaposlitvi, kadar pristojna služba ZZZS na podlagi prijave v zavarovanje ugotavlja lastnost zavarovane osebe.Je pa na tem mestu dodati, da tako kot to velja pri vsakršni obdelavi osebnih podatkov, tudi pri obdelavi podatkov za namene ugotavljanja lastnosti zavarovane osebe velja spoštovati načelo sorazmernosti, uzakonjeno v 3. členu ZVOP-1. Ta namreč določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Glede na to, da so v pogodbi o zaposlitvi, kot ste navedli že v vašem zaprosilu za mnenje, navedeni številni osebni podatki, ki za presojo, ali ima določena oseba lastnost zavarovane osebe ali ne, niti niso relevantni, sme ZZZS v zasledovanju načela sorazmernosti dovoliti zavezancu za prijavo v zavarovanje predložitev le tistih delov pogodbe o zaposlitvi, ki vsebuje relevantne podatke. Vendar IP poudarja, da je presoja, ali je za ugotavljanje izpolnjevanje pogojev za pridobitev statusa zavarovane osebe zadošča zgolj del pogodbe o zaposlitvi ter kateri del le-te, v izključni domeni ZZZS, predvsem če ocenjuje, da je to potrebno za popolno razjasnitev dejanskega stanja. Ad2Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1) v 114. členu določa, da delodajalec ne sme delavcu, ki je dopolnil starost 58 let ali delavcu, ki mu do izpolnitve pogojev za starostno upokojitev manjka do pet let pokojninske dobe, brez njegovega pisnega soglasja odpovedati pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga, dokler delavec ne izpolni pogojev za pridobitev pravice do starostne pokojnine. Upoštevajoč navedeno zakonsko določbo, bo tako zaradi varstva starejših delavcev, za delodajalca relevanten podatek o izpolnjevanju pogojev za pridobitev pravice do starostne pokojnine. V primeru, da je pridobitev pravice do starostne pokojnine odvisna (tudi) od časa vključitve v obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, bo tudi ta čas relevanten za izračun, do katerega je delodajalec upravičen. Vendar IP ugotavlja, da 3. odstavek 114. člena ZDR-1 določa, da z namenom ugotavljanja izpolnjevanja pogojev iz 1. odstavka tega člena delodajalec lahko pridobi podatke iz zbirk Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju ZPIZ), ni pa zakonsko opredeljene dolžnosti ZPIZ posredovati takšen izračun delodajalcu. Ima pa po oceni IP delodajalec vedno možnost predložitev izračuna zahtevati od delavca, ki je v okviru pravic in obveznosti iz delovnega razmerja dolžan delodajalcu takšen izračun priskrbeti, pri čemer opustitev takšnega izračuna lahko vzpostavlja tako civilnopravno (odškodninsko), če ne celo delovnopravno odgovornost delavca. Lepo vas pozdravljamo, Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka
Pripravila:
Katarina Medved
državna nadzornica