Fotografiranje in snemanje zaposlenih
+ -Številka: 07121-1/2022/1362
Kategorije: Delovna razmerja, Fotografije kot OP, Privolitev, Video in avdio nadzor
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, kako je s fotografiranjem in snemanjem na delovnem mestu v javni upravi. Opisujete, da se vaše delo veliko promovira, skoraj vsak dogodek se fotografira, posname, opiše in objavi npr. na notranjih straneh, na FB strani, na TikToku, se arhivira, izdelajo se plakati, piše se kronika, slike se izobesijo po hodnikih (notranjih), itd. Navajate, da vaše delo sicer ni povezano s promocijo in niste npr. predstavniki službe.
Zanima vas, ali lahko posameznik zahteva, da se ga ne fotografira in ali je dolžnost tistih, ki fotografirajo, da pridobijo soglasje. Sprašujete tudi, na kak način lahko delodajalec hrani slike, kako dolgo, ter komu jih lahko posreduje?
***
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Objava fotografij ali posnetkov zaposlenih, npr. na spletni strani delodajalca, FB strani, TikToku, itd. je dopustna le, če je to nujno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja oziroma iz narave delovnega razmerja ali če je podana privolitev zaposlenega. Posamezniki morajo biti tudi obveščeni o obdelavi osebnih podatkov, npr. kakšen je namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov. Za obdelavo osebnih podatkov šteje tudi posredovanje tretjim osebam, kar pomeni, da tudi posredovanje fotografij ne sme potekati brez ustrezne pravne podlage, bodisi da je to potrebno npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, ali pa je izrecno opredeljeno v privolitvi.
Delodajalec mora kot upravljavec sprejeti tudi ustrezne tehnično-organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, med drugim mora glede na konkretna tveganja določiti tudi način in rok hrambe fotografij.
O b r a z l o ž i t e v:
Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
Pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov, kamor štejemo tako zbiranje osebnih podatkov, kot tudi npr. posredovanje tretjim osebam, obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd.
V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
IP vam dokončnega odgovora v okviru nezavezujočega mnenja v zvezi z vašim vprašanjem ne more podati, zato vam podajamo nekaj usmeritev. Kot smo poudarili v mnenju št. 0712-1/2019/3007 z dne 14.1.2020, je fotografija skladno s Splošno uredbo varovan osebni podatek tedaj, ko je oseba jasno in nedvoumno razvidna in bi se jo dalo na ta način identificirati, prepoznati in določiti ali, ko se hkrati s fotografijo obdelujejo tudi drugi osebni podatki o posamezniku. Dodatno pa prvi odstavek 2. člena Splošne uredbe določa, da se uredba uporabi tedaj, ko se obdelava v celoti ali delno izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, in za obdelavo osebnih podatkov, ki so del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke, ki se ne izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Podobno velja tudi za posnetke - če je ločljivost shranjenih posnetkov dovolj velika in je posameznike na njih mogoče prepoznati ter s snemanjem nastane zbirka osebnih podatkov (posnetkov), takšno snemanje lahko predstavlja obdelavo osebnih podatkov.
Delodajalec mora pri objavi podatkov glede na okoliščine natančno razložiti, ali je objava določenih osebnih podatkov posameznega delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Upoštevati mora tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Objavijo se naj zgolj tisti osebni podatki in zgolj na način, ki je nujno potreben z vidika uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Delodajalec mora sprejeti tudi ustrezne tehnično-organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, med drugim mora glede na konkretna tveganja določiti tudi način in rok hrambe fotografij. Konkretno bi IP lahko primernost ukrepov presojal zgolj v inšpekcijskem postopku.
V konkretnem primeru bi kot pravna podlaga za obdelavo (objavo) fotografij oz. posnetkov lahko prišla v poštev tudi privolitev posameznika (točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Več o privolitvi in njenih obveznih sestavinah lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/. Ob tem opozarjamo, da je privolitev delavca oziroma zaposlenega kot pravna podlaga v delovnih razmerjih uporabljiva le izjemoma, saj je prostovoljnost podane privolitve lahko vprašljiva glede na to, da je delavec v delovnem razmerju praviloma šibkejša stranka. Če torej okoliščine delovnega razmerja ne terjajo objave fotografije oz. posnetka zaposlenega, se ga v to ne sme prisiliti, delavec pa pri tem ne sme trpeti nikakršnih škodljivih posledic za delovno razmerje, če privolitve ne poda.
Preden posamezniki izpolnijo obrazec s privolitvijo, morajo biti tudi podrobno informirani o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe. Tako morajo npr. prejeti informacije o namenih ter pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov; uporabnikih osebnih podatkov; obdobju hrambe osebnih podatkov; pravicah posameznika, itd. Več informacij glede obveščanja posameznikov je dostopnih na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/obve%C5%A1%C4%8Danje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.
Za obdelavo osebnih podatkov šteje tudi posredovanje tretjim osebam, kar pomeni, da tudi posredovanje fotografij ne sme potekati brez ustrezne pravne podlage, bodisi da je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, ali pa je izrecno opredeljeno v privolitvi.
Opozarjamo tudi, da lahko posameznik skladno s 17. členom Splošne uredbe zahteva izbris svojih podatkov, v kolikor seveda ne obstaja dopusten in zakonit razlog za nadaljnjo obdelavo teh podatkov. Več informacij v zvezi z izbrisom osebnih podatkov lahko preberete na: https://tiodlocas.si/top-nasveti/izbris-osebnih-podatkov-in-pravica-do-pozabe/.
Dodajamo tudi, da je IP pristojen le za tisti del pravice do zasebnosti, ki se nanaša na varstvo osebnih podatkov in ga ureja 38. člen Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju: Ustava RS). Določena ravnanja, kot je npr. objava posamezne fotografije na spletu brez privolitve posameznika, ne predstavlja nujno kršitve varstva osebnih podatkov, temveč bi lahko predstavljala poseg v pravico do zasebnosti v širšem smislu iz 35. člena Ustave RS, ki sodi v pristojnost sodišč in je varovana z instituti civilnega in kazenskopravnega varstva, za posledico pa ima lahko tudi kazensko in odškodninsko odgovornost.
V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,
svetovalka pooblaščenca za preventivo