Osebni podatki prijavljenih kandidatov za delovna mesta direktorjev/ravnateljev javnih zavodov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ima Komisija za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja (v nadaljevanju: komisija) vaše občine v skladu z Zakonom o lokalni samoupravi in Statutom Mestne občine Ptuj, pristojnost obravnavati vprašanja iz delovnega področja mestnega sveta, ki so v zvezi z volitvami, imenovanji in razrešitvami. V postopku izdaje mnenja/soglasja h kandidaturi ravnateljev in direktorjev javnih zavodov (kjer to določa zakon ali odlok), sveti zavodov komisiji posredujejo vlogo za izdajo mnenja/soglasja h kateri priložijo tudi vso dokumentacijo, ki jo izbrani oz. predlagani kandidati predložijo k svoji prijavi na razpisano delovno mesto. Sprašujete nas, ali so člani komisije upravičeni do vpogleda v celotno prijavno dokumentacijo, ki vsebuje tudi osebne podatke kandidatov in če ne, kdo je dolžan ustrezno obdelati osebne podatke na dokumentaciji.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina sme v skladu z 21.a člen Zakona o lokalni samoupravi pridobivati podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti ter jih za te namene nadalje obdelovati. Če je na podlagi statuta in poslovnika občine mogoče ugotoviti, da člani delovnega telesa občinskega sveta za sprejem odločitve v konkretnem kandidacijskem postopku potrebujejo dokumentacijo predlaganega kandidata, se smatra, da je takšna obdelava potrebna v smislu 21.a člen ZLS ter posledično zakonita v skladu s Splošno uredbo. Presoja se torej »potrebnost« obdelave osebnih podatkov za opravljanje zakonskih oziroma statutarnih nalog. Mestni svetniki pa so, tako kot občina na splošno, dolžni varovati osebne podatke, s katerimi se seznanijo ob opravljanju svojih nalog.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

• privolitev (točka a)),
• sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka b)),
• zakonska obveznost (točka c)),
• zaščita življenjskih interesov posameznika (točka d)),
• izvajanje javne naloge (točka e) v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2),
• zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka f)).

V primeru, ki ga opisujete, se obdelava osebnih podatkov, ki je potrebna pri izvajanju pristojnosti občinskega sveta in njegovih delovnih teles, torej tudi Komisije za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja presoja po Zakonu o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB, v nadaljevanju ZLS), statutu vaše občine in poslovniku mestnega sveta vaše občine.

21.a člen ZLS določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Pri varstvu, obdelovanju in hrambi podatkov mora občina ravnati v skladu z zakoni, ki urejajo to področje.

Ker je Komisija za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja stalno delovno telo vaše mestne občine in v njej kot člani sodelujejo mestni svetniki, je treba presoditi, ali so osebni podatki v opisanem primeru potrebni za opravljanje njihovih nalog za namene opravljanja nalog iz pristojnosti občine.

Pristojnosti Komisije za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja so opredeljene v statutu in poslovniku vaše mestne občine, in sicer Komisija:

- obravnava vprašanja iz pristojnosti mestnega sveta, ki so v zvezi z volitvami, imenovanji in razrešitvami,

- opravlja razpis oziroma kandidacijski postopek, če tako določa zakon, odlok ali drugi akt mestnega sveta in v primerih, ko je mestni svet pristojen za imenovanje, pa predpis ne določa pristojnosti za razpis ali kandidacijski postopek,

- daje mnenje k aktom za določanje plač oziroma dela plače občinskim funkcionarjem,

- opravlja druge zadeve, ki jih določa zakon, ta statut in drugi akti mestnega sveta.

Poslovnik mestne občine nadalje določa, da Komisiji za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja predloge možnih kandidatov za posamezne kadrovske rešitve komisiji na pisni poziv pisno predlagajo predlagatelji. Poslovnik določa tudi, da mora biti gradivo za sejo delovnega telesa poslano članom delovnega telesa najmanj pet dni pred sejo delovnega telesa, razen v izjemnih in utemeljenih primerih. Za delo delovnih teles in odločanje pa se smiselno uporabljajo določila tega poslovnika, ki se nanašajo na delo sveta.

Gradivo, ki je nujno za obravnavo zadev iz pristojnosti občinskega sveta, v konkretnem primeru vloga za izdajo mnenja/soglasja h kandidaturi ravnateljev in direktorjev javnih zavodov, se mora torej posredovati občinskim svetnikom in članom ustrezne komisije, da bi ti lahko opravili svojo zakonsko in statutarno pristojnost.

Glede na navedeno občinski svet oziroma njegovo delovno telo - komisija obdelujejo osebne podatke za namene odločanja o podaji mnenja/soglasja h kandidaturi ravnateljev in direktorjev javnih zavodov skladno s točko (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca).

Obenem je potrebno opozorilo, da so mestni svetniki oziroma člani delovnih teles zavezani k varovanju osebnih podatkov, pri čemer so relevantni tudi deli poslovnika, ki govorijo o obravnavi gradiva z varovanimi osebnimi podatki (na primer o zaprtju seje za javnost, o neobjavljanju zvočnih posnetkov, kadar se na seji mestnega sveta obravnava gradivo s takšnimi varovanimi podatki ipd.)

IP je sicer v preteklosti že izdal podobno mnenje na obravnavano temo, in sicer mnenje št. 07120-1/2020/11 z dne 13. 1. 2020 (https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a4879ba12), v branje pa vam priporočamo tudi mnenje št. 0712-1/2016/714 z dne 28. 3. 2016 (https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/javnost-seje-o-obravnavi-kandidatov-za-direktorje).

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov