OP v postopku imenovanja direktorja javnega zavoda

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ima občinski svet med drugim pristojnost odločati o imenovanju predstavnikov občine v organe javnih zavodov ter podaja soglasja k imenovanju direktorja javnega zavoda, pri čemer prihaja do obdelave osebnih podatkov. Konkretno navajate, da občina prejme vlogo za soglasje k imenovanju kandidata za direktorja določenega javnega zavoda skupaj s prijavo kandidata na javni razpis za direktorja, ki vsebuje osebne podatke. Problem nastane, ker prijava ne vsebuje osebne privolitve kandidata za obdelavo osebnih podatkov, vendar gradivo obravnavata tako Komisija za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja kot Občinski svet. Gradiva za Komisijo se pošljejo njenim članom, gradiva za Občinski svet pa so celo javno objavljena na občinski spletni strani, seje pa so tudi javne. Sprašujete nas, kako zagotoviti pravo sorazmerje med javnostjo in transparentnostjo postopka podaje soglasja občinskega sveta ter varstvom osebnih podatkov, predvsem v primeru, ko kandidat ne poda soglasja za obdelavo svojih osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov kandidata za direktorja javnega zavoda

Podatki iz vloge kandidata za direktorja javnega zavoda sodijo med osebne podatke, zato je njihova obdelava dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. Splošna uredba v členu 6 določa vrste pravnih podlag, in sicer:

(a)    posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b)    obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c)    obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d)    obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e)    obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f)    obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Privolitev je torej le ena izmed več možnih podlag in v primeru, ki ga opisujete, se obdelava osebnih podatkov, ki je potrebna pri izvajanju pristojnosti občinskega sveta in njegovih delovnih teles, presoja po Zakonu o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB, v nadaljevanju ZLS), Statutu Občine ……… (Uradni list RS, št. ………, v nadaljevanju Statut) in Poslovniku Občinskega sveta Občine ……… (Uradni list RS, št. ………, v nadaljevanju Poslovnik).

21.a člen ZLS določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Pri varstvu, obdelovanju in hrambi podatkov mora občina ravnati v skladu z zakoni, ki urejajo to področje. 17. člen Statuta določa pristojnost občinskega sveta podajanja soglasja k imenovanju direktorjev javnih zavodov. Za obravnavo zadev iz pristojnosti občine je potrebna priprava in ustrezna distribucija gradiva, ki ga skladno z 20. členom Statuta za delovanje občinskega sveta in njegovih delovnih teles pripravlja občinska uprava. V prvem odstavku 21. člena Poslovnika je določeno, da se skupaj z vabilom pošlje tudi gradivo, ki je bilo podlaga za uvrstitev zadev na dnevni red, ter da občinski svet »ne more odločati o zadevah, glede katerih članom sveta ni bilo prej poslano oziroma vročeno gradivo.« Gradivo, ki je nujno za obravnavo zadev iz pristojnosti občinskega sveta, v konkretnem primeru vloga za soglasje k imenovanju kandidata za direktorja javnega zavoda, se torej mora posredovati občinskim svetnikom in članom ustrezne komisije, da bi ti lahko opravili svojo zakonsko in statutarno pristojnost.

Glede na navedeno občinski svet in njegova delovna telesa obdelujejo osebne podatke za namene odločanja o podaji soglasja k imenovanju direktorja javnega zavoda skladno s točko (c) člena 6(1) Splošne uredbe (izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca) in ne skladno s točko (a) člena 6(1) Splošne uredbe (privolitev posameznika). Vprašanje privolitve v opisanem primeru torej ni relevantno.

Javnost gradiva, ki vsebuje osebne podatke

V zvezi z vprašanjem javnosti gradiv, v katerih se nahajajo osebni podatki posameznikov, pojasnjujemo, da se skladno s 3. členom Poslovnika javnost dela lahko omeji ali izključi, če to zahtevajo razlogi varovanja osebnih podatkov, dokumentov in gradiv, ki vsebujejo podatke, ki so v skladu z zakonom, drugim predpisom ali splošnim aktom občine oziroma druge javne ali zasebno pravne osebe zaupne narave oziroma državna, vojaška ali uradna tajnost. To določbo konkretizira še prvi odstavek 28. člena Poslovnika, ki določa, da župan predlaga svetu, da s sklepom zapre sejo za javnost v celoti ali ob obravnavi posamezne točke dnevnega reda, če to terja zagotovitev varstva podatkov, ki v skladu z zakonom niso informacije javnega značaja.

Ob navedenem torej nastane vprašanje, ali so podatki iz vloge kandidata za direktorja javnega zavoda informacije javnega značaja. Informacijski pooblaščenec je na področju dostopa do informacij javnega značaja pritožbeni organ, zato se do tega vprašanja na abstraktni ravni izven konkretnega pritožbenega postopka ne sme opredeljevati. Ker pa smo v podobnih primerih že odločali, vam pojasnjujemo, da tovrstne vloge kandidatov načeloma niso prosto dostopne informacije javnega značaja, saj gre v tej fazi za obdelavo osebnih podatkov kandidatov za opravljanje javne funkcije, ki še niso javni funkcionarji (vsaj ne v zvezi s svojo kandidaturo). Opozarjamo pa, da je v vsakem primeru posebej treba opraviti konkretno presojo vsakega dokumenta in za vsak dokument ugotoviti, ali vsebuje varovane osebne podatke, ki niso prosto dostopne informacije javnega značaja.

V delu seje občinskega sveta, v katerem se obravnava gradivo, ki vsebuje varovane osebne podatke, morate torej omejiti ali izključiti javnost.

Smiselno enako velja tudi glede objave osebnih podatkov na spletni strani občine (kot občinsko gradivo), torej da dokumentov, ki vsebujejo varovane osebne podatke, ne smete javno objaviti.

Zagotavljanje zaupnosti informacij

Nadalje vas zanima še, kako zagotoviti zaupnost informacij, ki so kot gradivo posredovane občinskim svetnikom, saj vendarle obstaja možnost, da bi svetniki gradiva z osebnimi podatki posredovali naprej. Ob tem IP pripominja, da je upravljavec osebnih podatkov dolžan poskrbeti za ustrezno zavarovanje osebnih podatkov, kar med drugim pomeni, da je dolžan preprečiti tudi njihovo obdelavo s strani nepooblaščenih oseb, osebe, ki se zaradi opravljanja svojega dela ali funkcije seznanijo z osebnimi podatki, pa so dolžne varovati tajnost osebnih podatkov. Konkretno pa tudi četrti odstavek 13. člena določa, da ima član sveta dolžnost varovati podatke zaupne narave, ki so osebni podatki, državne, uradne in poslovne tajnosti opredeljene z zakonom, drugim predpisom ali z akti sveta in organizacij uporabnikov proračunskih sredstev, za katere izve pri svojem delu. Glede gradiva iz zaprtih sej pa tretji odstavek 28. člena Poslovnika določa še, da član sveta ne sme sporočiti podatkov iz dokumentov oziroma gradiv, ki so zaupne narave oziroma podatkov s seje, ki poteka brez navzočnosti javnosti. Občina pa mora sprejeti potrebne tehnične in organizacijske ukrepe, da se navedene določbe udejanjijo in tako zagotovi ustrezna raven varstva osebnih podatkov.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

mag. Polona Merc

Svetovalka pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov