Vrnitev kopije spričeval

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Navajate, da ste pred leti za namen izobraževanja odraslih izobraževalni instituciji predložili kopije spričeval vašega dosedanjega šolanja. Sprašujete, ali lahko od njih zahtevate vrnitev te dokumentacije in na kakšen način.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi člena 58 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik skladno z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov ne more zahtevati vračilo dokumentacije. Skladno s Splošno uredbo pa lahko uveljavlja pravico dostopa posameznika, v okviru katere lahko pridobi dostop do osebnih podatkov (kopijo osebnih podatkov, ki jih upravljavec obdeluje) ter informacije o obdelavi osebnih podatkov.

O b r a z l o ž i t e v:

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da IP glede uveljavljanja vračila originalne dokumentacije (oz. v vašem primeru, predložene kopije spričeval) ni pristojen organ. Gre za vprašanje, ki ga (vsaj posredno) ureja Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21 in 68/22), za izvajanje in razlago katere je pristojno Ministrstvo za javno upravo.

IP vam lahko kot pritožbeni organ pomaga v primeru, če bi v okviru pravice do seznanitve zahtevali kopijo svojih osebnih podatkov oziroma listin ali drugih nosilcev z vašimi osebnimi podatki, ki jih obdeluje upravljavec.

Pojasnjujemo, da ima vsak posameznik pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki skladno s Splošno uredbo, ki je opredeljena v 15. členu Splošne uredbe. Prvi odstavek 15. člena Splošne uredbe tako določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

(a)    namene obdelave;

(b)    vrste zadevnih osebnih podatkov;

(c)   uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti           uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

(d)    kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

(e)    obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

(f)    pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

(g)    kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

(h)    obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4), ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe mora upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Če se zahtevo za dostop do osebnih podatkov predloži z elektronskimi sredstvi in če posameznik ne zahteva drugače, mu mora upravljavec informacije zagotoviti v elektronski obliki, ki je splošno uporabljana.

Upravljavec se mora na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja in mora v vsakem primeru posredovati informacije oziroma zavrnilni odgovor v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev (tretji odstavek 12. člena Splošne uredbe).

Dodatno poudarjamo, da je obrazec (Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki - obrazec SLOP), s katerim si lahko pomagate pri uveljavljanju pravice dostopa dosegljiv na: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Če vam upravljavec v zakonskem roku ne odgovori, lahko pri IP vložite pritožbo zaradi molka. Pritožba pri IP je mogoča tudi zoper zavrnilni odgovor upravljavca, vložiti pa jo je treba v roku 15 dneh od prejema zavrnilnega odgovora upravljavca.

Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

V upanju, da ste prejeli odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

svetovalka pooblaščenca za preventivo