Ukrepi ob zaprtju seje občinskega sveta za javnost

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 14. 9. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede zaprtja seje občinskega sveta za javnost, in sicer v zvezi s predstavitvijo revizijskega poročila o poslovanju javnega komunalnega podjetja, ki je v 100% lasti občine. Sejo bi v točki, kjer bo predstavljeno poročilo (to med drugim vsebuje tudi osebne podatke posameznikov ter druge občutljive podatke) skladno s poslovnikom občinskega sveta zaprli za javnost, pri čemer bi iz prostora sejne dvorane, kjer bo potekala seja, odstranili snemalne naprave. Zanima vas, ali lahko zaradi predstavitve tega poročila zaprete sejo za javnost in kakšne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov navedenih v omenjenem poročilu bi bilo treba izvesti. Dilema je morebitna uporaba mobilnih telefonov prisotnih v dvorani ali morda drugih snemalnih naprav. Svetniki za svoj delo uporabljajo tudi prenosne računalnike.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP se lahko dokončno in konkretno opredeli do konkretne problematike le v morebitnem inšpekcijskem postopku.

1.   IP v mnenju ne more presojati, ali, kdaj in v kakšni meri je treba sejo občinskega sveta zapreti za javnost pri obravnavi revizijskega poročila, ki naj bi vsebovalo osebne podatke. V zvezi s tem opozarjamo, da so lahko v določenih primerih tudi osebni podatki prosto dostopne informacije javnega značaja, če gre za podatke o porabi javnih sredstev. Presoja je torej povsem v rokah občine in odvisna od vseh okoliščin posameznega primera. Z vidika varstva osebnih podatkov pa ni sporno in je prav, če se z delnim zaprtjem seje občinskega sveta za javnost, varujejo varovani (nejavni) osebni podatki posameznikov, ki ne predstavljajo prosto dostopnih informacij javnega značaja, in ki bodo ustno in pisno obravnavani na seji.

2.   Ukrepi za zagotovitev nejavnosti so lahko na primer odstranitev oseb, ki na seji ne opravljajo uradne funkcije, prekinitev neposrednega javnega prenašanja seje, javna nedostopnost posnetka seje, prekinitev uradnega snemanja seje, javna nedostopnost zapisnika ipd. Primerne ukrepe določi občina sama, po možnosti z internim splošnim aktom.

     Svetniki in druge upravičeno prisotne osebe morajo biti tudi opozorjene na prepoved video ali audio zasebnega snemanja seje (tj. v lastnem imenu in mimo volje občine) in na prepoved kakršnegakoli nadaljnjega razkritja varovanih osebnih podatkov, vključno z razkritjem varovanih podatkov, vsebovanih v gradivih.

O b r a z l o ž i t e v:

Pristojnost IP se razteza le na področje varstva osebnih podatkov (inšpekcijski in pritožbeni postopki ter splošno svetovanje) in pritožbenega odločanja o dostopu do informacij javnega značaja po ZDIJZ. Zato se IP ne more konkretno opredeljevati do problematike z vidika obveznosti zagotavljanja javnosti dela občine in z vidika potrebe po varovanju različnih občutljivih informacij (npr. poslovna skrivnost, interni dokumenti, dokumenti v nastajanju). Javna obravnava revizijskih poročil pogosto ni sporna z vidika varstva osebnih podatkov, seveda odvisno od konkretne vsebine.

Prekinitev uradnega snemanja seje ni nujni ukrep za zagotovitev nejavne seje, lahko pa učinkovito prispeva k nemožnosti nadaljnjega širjenja varovanih osebnih podatkov. Uradno snemanje za javnost zaprte seje brez javnega predvajanja samo po sebi še ne pomeni posega v varovane osebne podatke in je lahko koristno npr. za izdelavo zapisnika. Bolj pomembno je, da se poskrbi za ustrezno varnost posnetka (npr. kratek rok hrambe, tehnična nedostopnost oz. omejena dostopnost posnetka, centralizirana hramba, omejeno reproduciranje in distribuiranje…).  

Varovani osebni podatki v smislu zgornjega mnenja so tisti osebni podatki, za katere nek zakon ne določa, da so javni. Javni, torej nevarovani so na primer osebni podatki povezani z delovnim razmerjem oziroma funkcijo javnega uslužbenca oziroma funkcionarja, osebni podatki v zvezi s porabo javnih sredstev, osnovni registrski podatki o lastnikih, zastopnikih in pooblaščencih gospodarskih družb, s strani posameznika brez pridržkov že javno objavljeni lastni osebni podatki ipd. Torej so lahko v določenih primerih tudi osebni podatki prosto dostopne informacije javnega značaja, zlasti če gre za podatke o porabi javnih sredstev.

Javna nedostopnost v smislu zgornjega mnenja pomeni, da osebni podatki niso razkriti javnosti na način ustnega širjenja podatkov, širjenja ali dajanja na voljo javnosti varovanih pisnih ali video/audio gradiv, in nedostopnost materializiranih gradiv prosilcem v okviru odločanja o zahtevah prosilcev po ZDIJZ.

Na zasebno ravnanje občinskih svetnikov in drugih upravičeno prisotnih oseb občina ne more bistveno vplivati (npr. s prisilnim odvzemom vseh tehničnih sredstev), mora pa jih opozoriti na prepoved snemanja (ne glede na vrsto in lastništvo tehničnega sredstva) in na prepoved nadaljnjega širjenja osebnih podatkov v ustni ali pisni obliki ali v obliki širjenja reprodukcij morebitnih posnetkov ali njihovega predvajanja neupravičenim osebam. Priporočjivo je, da opozorilo vsebuje tudi informacijo o možni prekrškovni odgovornosti, možni kazenski odgovornosti in možni odškodninski odgovornosti v primeru kršitve varstva osebnih podatkov. Morebitne kršitve v tem primeru praviloma spadajo v polje osebne odgovornosti, če bi bile storjene v lastnem imenu in proti volji občine.

Prijazen pozdrav,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka