Snemanje telefonskih pogovorov na občinski upravi

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da na Medobčinski inšpekciji in Medobčinskem redarstvu predvidevate ureditev snemanja telefonskih pogovorov pri posameznih uradnih osebah (inšpektorji, redarji, tajništvo služb) z namenom opozoriti klicatelje, da ne boste trpeli žaljivih in grozilnih pogovorov in jih boste tudi ustrezno sankcionirali za žalitev uradne osebe. Zanima vas, kaj je treba urediti, da bi bilo takšno snemanje skladno z zakonodajo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Za izpostavljeno problematiko je pristojna Agencija za komunikacijska omrežja in storitve (AKOS), zato vam svetujemo, da se za podrobnejša pojasnila obrnete nanje.

Poudarjamo pa, da je snemanje telefonskih pogovorov v javnem sektorju dopustno, če gre za izvajanje obveščevalnih in varnostnih nalog, nalog policije, obrambe in zaščite, reševanja in pomoči, oziroma če tako določa področni zakon. Privolitev pa v snemanje pa je vprašljiva zaradi zagotavljanje prostovoljnosti takšne privolitve.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da ni pristojen za nadzor zakonitosti snemanja telefonskih klicev. Podlage, pogoje in omejitve snemanja telefonskih klicev ureja Zakon o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 109/12, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZEKom-1). Za izvajanje nadzora nad spoštovanjem določb ZEKom-1 (tudi v delu, ki se nanaša na snemanje telefonskih klicev) je (razen izjemoma, kjer je v zakonu določeno drugače) pristojna Agencija za komunikacijska omrežja in storitve Republike Slovenije (AKOS).

IP splošno pojasnjuje, da je ob obravnavi vprašanja ustreznega izvajanja snemanja telefonskih pogovorov med posamezniki in upravljavci osebnih podatkov torej treba upoštevati določbe ZEKom-1. Ta načeloma prepoveduje snemanje telefonskih klicev brez privolitve uporabnika ali zakonske podlage. Tako v petem odstavku 147. člena določa, da so vse oblike nadzora oziroma prestrezanja komunikacij, ki jih izvajajo tretje osebe in te niso uporabniki, udeleženi v komunikaciji, kot so poslušanje, prestrezanje, snemanje, shranjevanje in posredovanje komunikacij iz prvega odstavka tega člena brez soglasja zadevnih uporabnikov, prepovedane, razen če je to dovoljeno v skladu s prejšnjim odstavkom ali v skladu s 153. ter 160. členom tega zakona oziroma če je taka oblika nadzora oziroma prestrezanja nujno potrebna za prenos sporočil (npr. telefaks sporočila, elektronska pošta, elektronski predali, glasovna pošta, storitev SMS).

V skladu z devetim odstavkom 147. člena ZEKom-1 je, ne glede na zgoraj navedene določbe petega odstavka istega člena, snemanje vsebine komunikacij in pridobivanje povezanih podatkov iz prvega odstavka istega člena dovoljeno tudi v javnem sektorju, in sicer v okviru organizacij in državnih organov, ki so pristojni za izvajanje obveščevalnih in varnostnih nalog, nalog policije, obrambe in zaščite, reševanja in pomoči pod pogojem, da so kličoči uporabniki predhodno obveščeni o snemanju, njegovem namenu in trajanju hranjenja posnetka (npr. avtomatski odzivniki). Drugim državnim organom je snemanje vsebine komunikacij dovoljeno, če tako določa (področni) zakon. Ob tem pa IP poudarja, da ni dopustno snemati klicev na vse številke znotraj takšnih organizacij in državnih organov, ampak le tiste, ki so neposredno namenjeni izvajanju nalog, naštetih v devetem odstavku 147. člena.

Pri vprašanju, ali lahko skladno z devetim odstavkom 147. členom ZEKom-1 zakonito snemate stranke, ki kličejo na Medobčinsko inšpekcijo in Medobčinsko redarstvo, se morate torej vprašati, ali gre pri vaših aktivnosti za izvrševanje pristojnosti za izvajanje obveščevalnih in varnostnih nalog, nalog policije, obrambe in zaščite, reševanja in pomoči.

Kot omenjeno je za nadzor nad 147. členom ZEKom-1 pristojen AKOS, vam predlagamo, da se z vašim vprašanjem obrnete na AKOS. Svetujemo pa vam, da si preberete tudi mnenje IP št. 07120-1/2022/147 z dne 10. 5. 2022, v katerem se je IP opredelil do vprašanja snemanja telefonskih klicev za namen naročanja na zdravstvene storitve, ki je relevantno, saj je IP v omenjenem mnenju zapisal, da splošno snemanje tovrstnih klicev ne spada med naloge izvajanja reševanja in pomoči oziroma nudenja nujne medicinske pomoči.

V kolikor pa se vam postavi tudi vprašanje, ali je takšne telefonske pogovore dopustno snemati na podlagi privolitve posameznika pa naj dodamo, da bi bilo treba v takem primeru strogo spoštovati pravilo o prostovoljnosti privolitve, kar med drugim pomeni, da bi lahko snemanje vsi udeleženci pogovora zavrnili brez kakršnihkoli formalnih in neformalnih posledic za njihove pravice in obveznosti, o čemer bi morali biti vnaprej poučeni. V konkretnem primeru je namreč lahko problematično dejstvo, da so vaše stranke v razmerju do Medobčinske inšpekcije in Medobčinskega redarstva kot oblastnega organa lahko v neenakem položaju, enako pa velja tudi za uslužbence v razmerju do mestne občine kot delodajalca. Svetujemo vam, da preberete tudi mnenje IP št. 07120-1/2020/624 z dne 2. 12. 2020.

V kolikor bi bilo snemanje telefonskih klicev zakonito pa vas že vnaprej opozarjamo na izvrševanje pojasnilne dolžnosti (dolžnost podaje informacij za posameznike o obdelavi osebnih podatkov po 13. členu Splošne uredbe) ter nujnost opredelitve ustreznih rokov hrambe avdio posnetkov.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov