Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Rok hrambe dokumentacije

+ -
Datum: 06.09.2022
Številka: 07120-1/2022/298
Kategorije: Rok hrambe OP

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede rokov hrambe osebnih podatkov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Podatki iz vpisnikov, imenikov in pomožnih knjig se zaradi pravne varnosti oseb hranijo trajno, podatki iz registrov in javnih knjig iz pristojnosti sodišča pa v skladu z roki iz zakonov, ki urejajo registre in javne knjige.

Pri določanju roka hrambe posamezne področne dokumentacije je treba upoštevati tudi zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava ter morebitne področne predpise, ki bi določali roke hrambe posamezne področne dokumentacije.

V primerih, ko področni predpisi ne določajo rokov hrambe, se roki hrambe spisov in zbirk, ki nastajajo pri opravljanju z zakonom določenih nalog, določijo skladno z zakonskimi in izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa bo po pravnomočnem zaključku zadeve spise in zbirke potrebno hraniti za zagotavljanje pravne varnosti.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati zakonitosti in primernosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem inšpekcijskem postopku.

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v zvezi s shranjevanjem osebnih podatkov v členu 5.1(e) določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (»omejitev shranjevanja«). Navedeno je treba razlagati skupaj s c) točko prvega odstavka 5. člena (načelo najmanjšega obsega podatkov), ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

IP nadalje pojasnjuje, da Sodni red (Uradni list RS, št. 87/16, 127/21) hrambo dokumentarnega gradiva ureja v VI. poglavju, kjer je v prvem odstavku 244. člena (čas hrambe dokumentarnega gradiva) določeno, da sodišče hrani spise in drugo dokumentarno gradivo najmanj toliko časa, kot je za posamezno vrsto gradiva določeno v aktu, ki ga izda predsednik vrhovnega sodišča. Po preteku tega roka pa dokumentarno gradivo uniči, razen če gre za dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva po predpisih, ki urejajo varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Drugi odstavek nadalje  določa, da se vse pravnomočne odločbe o glavni stvari, vpisnike, imenike in pomožne knjige, hrani trajno.

Rok hranjenja podatkov iz vpisnikov, imenikov, pomožnih knjig, registrov in javnih knjig, ki jih upravljajo sodišča, in v katerih se obdelujejo osebni in drugi podatki iz spisov sodnih zadev, je sicer določen v 82. členu Zakona o sodiščih (Uradni list RS, št. 94/07 - UPB4, s spremembami in dopolnitvami), ki v drugem odstavku določa, da se podatki iz vpisnikov, imenikov in pomožnih knjig zaradi pravne varnosti oseb hranijo trajno, podatki iz registrov in javnih knjig iz pristojnosti sodišča pa v skladu z roki iz zakonov, ki urejajo registre in javne knjige. V četrtem odstavku istega člena je določeno, da podrobnejšo obliko in vsebino posameznih sodnih vpisnikov, imenikov, pomožnih knjig in tipiziranih obrazcev za poslovanje sodišč in učinkovito vodenje postopkov ter statistično poročanje predpiše v skladu z zakonom predsednik Vrhovnega sodišča Republike Slovenije. Akt, s katerim se določi podrobnejša oblika in vsebina posameznih sodnih vpisnikov, imenikov, pomožnih knjig in tipiziranih obrazcev za poslovanje sodišč in učinkovito vodenje postopkov ter statistično poročanje, se objavi na spletnih straneh sodišč.

Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 49/19) v prvem odstavku 3. člena določa, da orientacijsko opredeljene roke hrambe dokumentarnega gradiva, trajnega dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva organov vsebuje zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v prilogi, ki je sestavni del tega pravilnika. Navedena priloga (Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi) v poglavju 7 določa roke hrambe dokumentarnega gradiva s področja delovanja pravosodnih organov, na različnih mestih (še posebej  v razdelku 35 – prostor in okolje) pa tudi posamezne roke hrambe glede posameznih pravnih poslov v zvezi z nepremičninami. 

IP pojasnjuje tudi, da se v primerih, ko področni predpisi ne določajo rokov hrambe, roki hrambe spisov in zbirk, ki nastajajo pri opravljanju z zakonom določenih nalog, določijo skladno z zakonskimi in izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa bo po pravnomočnem zaključku zadeve spise in zbirke potrebno hraniti za zagotavljanje pravne varnosti. Po mnenju IP je treba posamezno dokumentacijo  vsekakor hraniti najmanj toliko časa, dokler je mogoče uveljavljati posamezne pravice, ki izhajajo iz posameznih postopkov oziroma medsebojnih razmerij strank. Pri določanju roka hrambe tovrstne dokumentacije je tako treba (med drugim) upoštevati tudi zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava ter morebitne področne predpise, ki bi določali roke hrambe posamezne področne dokumentacije.

IP sklepno poudarja, da je navedeno mnenje oblikovano glede na razpoložljive informacije, o ustreznosti in zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru pa lahko presoja le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka.

 

S spoštovanjem.

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                   

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka