Pridobitev zbirk osebnih podatkov, ki jih vodi osnovna šola

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 9. 5. 2022 prejeli vaše vprašanje glede pridobitve šolske evidence vašega otroka, ki obiskuje osnovno šolo. Otroka želite izpisati iz sedanje osnovne šole, a vam ta ne želi predati šolske evidence. Poleg tega vam ni dala ustreznega pojasnila o pravni podlagi za ravnanje s to evidenco.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se do konkretnih primerov pridobivanja osebnih podatkov lahko dokončno opredelimo le v pritožbenih postopkih.

Starši lahko pridobijo kopijo osnovnošolske matične evidence v delu, ki se nanaša na njihovega otroka, kar velja tako za matično evidenco šole, kjer je bil otrok izpisan kot za šolo, na katero se je otrok prešolal. Originalne matične evidence starši ne morejo pridobiti.

Starši lahko pridobijo kopijo matičnega lista, šprtnovzgojnega kartona in osebne mape pri tisti šoli, ki razpolaga z originalnimi dokumenti v trenutku vložitve zahteve.

O b r a z l o ž i t e v:

Ker ne vemo katere konkretne zbirke osebnih podatkov in osebne podatke ste imeli v mislih, sklepamo, da so v vašem primeru relevantne tiste zbirke oziroma dokumenti, ki so relevantni pri prešolanju učenca na drugo osnovno šolo.

Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 61/12, 51/13 in 44/21) v 14. členu določa, da če se učenec prešola na drugo šolo, pošlje šola matični list in osebni športnovzgojni karton šoli, na katero se učenec prešola. Šola pošlje šoli, na katero se učenec prešola, tudi osebno mapo učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, če mu je bila nudena pomoč v skladu z zakonom, ki ureja obravnavo otrok s čustvenimi in vedenjskimi težavami in motnjami v vzgoji in izobraževanju. Dokumentacija se drugi šoli posreduje na podlagi njenega pisnega zaprosila.

To pomeni, da po tem, ko prva šola zaradi prešolanja novi šoli pošlje originalni matični list, ŠV karton (če se je vodil) in osebno mapo (če se je vodila), prva šola teh dokumentov nima več in ne more ugoditi zahtevi staršev. Dokler pa te dokumente ima, lahko starši pravico uresničujejo le pri prvi šoli.

Drugače je pri matični evidenci (ta ni enaka kot matični list!), ki jo trajno vodita tako prva kot tudi druga šola glede otrok, ki so vpisani v to šolo. V tej zbirki osebnih podatkov se vodijo s predpisi določeni osnovni podatki o učencu ter podatki o šolanju od vpisa do zaključka šolanja. Ta evidenca je urejena v 95. členu Zakona o osnovni šoli in v Pravilniku o dokumentaciji v osnovni šoli.

Običajno prva šola drugi posreduje tudi potrdilo o ocenah, ki je le izpis iz originalne zbirke podatkov, ki jo vodi prva šola. Druga šola sicer vodi svojo zbirko za svoje učence.

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki se lahko uresničuje le glede kopije (reprodukcije) osebnih podatkov oziroma dokumentov in ne glede originalov. Zato starši ne morejo prevzeti originalne dokumentacije ter jo sami prenesti na drugo šolo. O tej pravici, ki jo urejata 12. in 15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov, si lahko več preberete na spletni strani IP, v rubriki “pravice posameznikov”.

Prijazen pozdrav,

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka