Posredovanje potrdila o izpadu dohodka
+ -Številka: 07121-1/2022/994
Kategorije: Delovna razmerja, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki
Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 15. 9. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja potrdila o izpadu dohodka odvetniku delavca, ki je zaposlen pri vas. Pojasnjujete, da pooblaščenec delavca zaradi uveljavljanja odškodnine prosi za posredovanje potrdila o izpadu njegovega dohodka. Glede na to, da morate poskrbeti za varovanje delavčevih osebnih podatkov, vas zanima, ali v tem primeru lahko posredujete izračun razlik manj izplačanih plač. Poleg tega ugotavljate, da se ti podatki ne bodo uporabljali v namene podjetja, ampak za delavca osebno, zato sprašujete, kaj ima podjetje z izplačilom odškodnine. Prilagate dopis odvetnika in njegovo pooblastilo.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Posameznik lahko zahtevo za dostop do lastnih osebnih podatkov po členu 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov vloži tudi preko pooblaščenega odvetnika. Posamezniku (oziroma njegovemu odvetniku) ob tem ni treba navajati razlogov za zahtevo za dostop, kar pomeni, da upravljavec ne sme ocenjevati, »zakaj« posameznik zahteva dostop, temveč le »kaj« zahteva.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, saj je to izključna naloga in odgovornost upravljavca. V nadaljevanju IP zato podaja zgolj splošna pojasnila.
Skladno z 69. členom Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 – OROZ631, v nadaljevanju OZ) se lahko pogodba, pa tudi drug pravni posel, sklene tudi po zastopniku; upravičenost za zastopanje temelji na zakonu, na drugem pravnem aktu ali na izjavi volje zastopanega (pooblastitev). Pogodba, ki jo sklene zastopnik v imenu zastopanega in v mejah svojih pooblastil, zavezuje neposredno zastopanega in drugo pogodbeno stranko, pod enakimi pogoji pa imajo tudi druga zastopnikova pravna dejanja neposreden pravni učinek za zastopanega (70. člen OZ). Pooblastilo je upravičenost za zastopanje, ki jo da pooblastitelj s pravnim poslom pooblaščencu (prvi odstavek 74. člena OZ). Odvetnik v okviru opravljanja odvetniškega poklica pravno svetuje, zastopa in zagovarja stranke pred sodišči in drugimi državnimi organi, sestavlja listine in zastopa stranke v njihovih pravnih razmerjih (prvi odstavek 2. člena Zakona o odvetništvu; Uradni list RS, št. 18/93, 24/96 – odl. US, 24/01, 54/08, 35/09, 97/14, 8/16 – odl. US, 46/16 in 36/19).
Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je temeljna človekova pravica, določena v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami), ki predpisuje, da se ima vsakdo pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj. Ta pravica, poimenovana kot pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, je konkretizirana v členu 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in določene informacije. Upravljavec je po členu 15(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov dolžan zagotoviti tudi kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo.
Zahteva se vloži pri upravljavcu, za katerega posameznik meni, da obdeluje njegove osebne podatke. IP ob tem poudarja, da posamezniku ni treba navesti razlogov za zahtevo za dostop. Več informacij o pravici do dostopa lahko pridobite tudi na spletnih straneh IP:
- https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.
Prav tako je s področja te pravice na spletni strani IP že dostopnih več mnenj: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/.
Pojem osebni podatki pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, gensko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. IP je že zavzel stališče, da tudi kadrovski podatki, ki se nanašajo na delavca in so vsebovani npr. v plačilnih listah, spisku izobraževanj, zapisnikih letnih razgovorov, ocenah javnega uslužbenca in podobno, predstavljajo njegove osebne podatke.
Iz navedenega izhaja, da lahko posameznik zahtevo za dostop do osebnih podatkov po členu 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov vloži tudi preko pooblaščenega odvetnika. Kot izhaja iz vašega primera, odvetnik torej od vas kot delodajalca zahteva osebne podatke, ki se nanašajo na delavčevo plačo, in sicer v imenu in za račun delavca. Kot upravljavec pa ne smete ocenjevati, »zakaj« delavec (oziroma v njegovem imenu odvetnik) zahteva dostop, temveč le »kaj« zahteva. To pomeni, da ste delavcu dolžni posredovati zahtevane osebne podatke, ki se nanašajo nanj; zahtevo lahko zavrnete le, če niso izpolnjeni osnovni pogoji za seznanitev (npr. ker ne gre za osebne podatke), če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana ali če so v ustavi, mednarodnih aktih ali področnih zakonih določene posebne izjeme. Katere delavčeve podatke ste v konkretnem primeru dolžni posredovati njegovemu odvetniku, pa IP v mnenju ne more presojati, saj nastopa kot pritožbeni organ v zvezi z uveljavljanjem pravic po Splošni uredbi o varstvu podatkov in bi s tem lahko prejudiciral svojo odločitev v posamični zadevi.
Več o tem, kako so osebni podatki varovani v delovnem razmerju, si lahko preberete tudi v smernicah, ki jih je na to temo pripravil IP in so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.
Lepo vas pozdravljamo,
Pripravila:
Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka