Posredovanje osebnih podatkov umrlega posameznika sodišču druge države članice ter odvetniku iz tujine

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov umrlega posameznika:

- sodišču druge države članice;

- odvetniku iz tujine, ki po pooblastilu zastopa dediča umrlega posameznika;

- notarju, ki je v določenih državah članicah pooblaščen za vodenje zapuščinskega postopka.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ne more presojati, ali so tuja sodišča upravičena pridobivati osebne podatke neposredno od javnega zavoda niti, do katerih osebnih podatkov bi bila lahko upravičena in po kakšnem postopku. Vsi upravljavci, tudi tuja sodišča, pa morajo biti sposobni izkazati ustrezno pravno podlago, na podlagi katere zahtevajo osebne podatke. Zato vam lahko zgolj svetujemo, da pred posredovanjem kakršnih koli osebnih podatkov temeljito raziščete pravne podlage (se posvetujete z Ministrstvom za pravosodje in/ali obrnete na vlagatelja, ki od vas zahteva podatke) ter posredujete osebne podatke izključno, če ste prepričani v zakonitost zahtevane obdelave osebnih podatkov.

Če je do osebnih podatkov o umrlem posamezniku na podlagi tretjega odstavka 9. člena ZVOP-2 upravičen njegov dedič, lahko te podatke v njegovem imenu in za njegov račun pridobi njegov pooblaščenec, ki je lahko tudi odvetnik iz tujine. 

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma opozarja, da v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje podatkov umrlega posameznika niti ne more komentirati vprašanja zakonitosti pozivov tujih sodišč, saj jih v inšpekcijskih postopkih ne obravnava. Zato na vaše vprašanje v tem mnenju ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila.

IP izpostavlja, da 26. 1. 2023 začne veljati nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/2022; v nadaljevanju ZVOP-2), ki varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov ureja drugače kot 23. člen ZVOP-1. Glede obdelave osebnih posameznikov umrlih posameznikov po ZVOP-1 je IP izdal številna neobvezna mnenja, ki so dostopna na povezavi: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/.

Iz teh mnenj izhaja, da se Splošna uredba ne uporablja za osebne podatke umrlih posameznikov, lahko pa države članice določijo pravila za obdelavo takšnih osebnih podatkov. V Republiki Sloveniji obdelavo osebnih podatkov umrlih posameznikov po novem ureja 9. člen ZVOP-2. Ta v prvih treh odstavkih, ki so relevantni za vaše vprašanje, določa:

1)    Osebni podatki umrlih posameznikov se obdelujejo v skladu z zakonom.

2)    Upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje le tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom, in tistim uporabnikom, ki izkažejo pravni interes za uveljavljanje pravic pred subjekti javnega sektorja.

3)    Ne glede na določbe prejšnjega odstavka upravljavec osebne podatke o umrlem posamezniku na njihovo zahtevo posreduje zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače.

Vsak upravljavec osebnih podatkov, tudi sodišče druge države članice, mora imeti ustrezno pravno podlago za obdelavo (na primer pridobivanje) osebnih podatkov, takšno pravno podlago pa mora biti sposoben tudi izkazati.

IP pa opozarja, da ne more presojati, ali so tuja sodišča upravičena pridobivati osebne podatke neposredno od javnega zavoda niti, do katerih osebnih podatkov bi bila lahko upravičena in po kakšnem postopku. Zato vam svetujemo, da se glede pridobivanja osebnih podatkov in drugih dokazov s strani tujih sodišč ter glede vprašanj v zvezi z Uredbo Sveta (ES) št. 1206/2001 z dne 28. maja 2001 o sodelovanju med sodišči držav članic pri pridobivanju dokazov v civilnih ali gospodarskih zadevah obrnete na Ministrstvo za pravosodje, ki je pristojno za tolmačenje predpisov s področja mednarodnega sodelovanja in mednarodne pravne pomoči.

Ob tem IP poudarja, da se morate z namenom zagotavljanja zakonite obdelave osebnih podatkov pred morebitnim posredovanjem osebnih podatkov temeljito pozanimati o pravnih podlagah za zahteve tujih sodišč oziroma notarjev iz tujine, ki jih omenjate. Če vlagatelj svoje zahteve ne utemelji na konkretni pravni podlagi, ne morete biti prepričani o zakonitosti obdelave osebnih podatkov s posredovanjem. Zato se lahko poleg posvetovanja z Ministrstvom za pravosodje neposredno obrnete tudi na vlagatelja, ki od vas zahteva posredovanje osebnih podatkov, v konkretnem primeru umrlega posameznika.

Skladno z določbo tretjega odstavka 9. člena ZVOP-2 pa je do osebnih podatkov o umrlem posamezniku med drugim upravičen dedič, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače. Dedič lahko zahtevo za pridobitev teh osebnih podatkov vloži tudi prek pooblaščenca. Če je torej do osebnih podatkov o umrlem posamezniku upravičen njegov dedič, lahko te podatke v njegovem imenu in za njegov račun pridobi njegov pooblaščenec, ki je lahko tudi odvetnik iz tujine. 

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka