Odzivanje upravnih organov in uporaba javno dostopnih e-mail naslovov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje; v katerih primerih se lahko kot državljani in državljanke, obračate na državne organe. Zanima vas, ali lahko z državnimi organi in njihovimi zaposlenimi stopite v kontakt preko javno dostopnih e-mail naslovov v primeru, ko gre za predloge in pobude za izboljšanje delovanja državnih organov ali razrešitev neke problematike, ko gre za obvestilo oz. ko bi jih radi opozorili na neko javno objavljeno tematiko iz neke revije (npr. članek), ki je pomembna za področje delovanja posameznega državnega organa in bi lahko prispevala k izboljšanju njihovega delovanja, življenja ljudi ter okolja.

***

Informacijski pooblaščenec uvodoma pojasnjuje, da sme v skladu z načelom zakonitosti ravnati samo v okviru svojih pooblastil, za katera ima neposredno podlago v 2. členu Zakona o Informacijskem pooblaščencu[1], na podlagi katerega je pristojen za:

– odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov;

– inšpekcijski nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije, ter opravljanje drugih nalog, ki jih določajo ti predpisi;

– odločanje o pritožbi posameznika, kadar upravljavec osebnih podatkov ne ugodi zahtevi posameznika glede pravice posameznika do seznanitve z zahtevanimi podatki, do izpisov, seznamov, vpogledov, potrdil, informacij, pojasnil, prepisovanja ali kopiranja po določbah zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

1.     Posamezniki lahko komunicirajo z upravnimi organi preko elektronskih naslovov javnih uslužbencev, ki so za ta namen javno objavljeni oz. preko splošnih elektronskih naslovov organa.

2.     Naslov službene elektronske pošte javnega uslužebenca, ki ga je delodajalec zakonito javno objavil za namen komunikacije s strankami oz. uporabniki storitev ali poslovanja v skladu z drugim odstavkom 106. člena ZVOP-1, lahko za ta namen uporabi vsakdo. V drugih primerih bi bilo treba za obdelavo teh osebnih podatkov izkazati ustrezno pravno podlago.                     

Obrazložitev:

IP uvodoma ugotavlja, da ste nanj naslovili dopis, ki ne sodi v njegovo pristojnost. Skladno z načelom zakonitosti se Informacijski pooblaščenec ne more in ne sme opredeljevati do konkretnih vprašanj in zadev, za katere so pristojni drugi organi, niti se ne sme vanje vmešavati.

Kljub temu pa vseeno pojasnjujemo, da je objekt varstva osebnih podatkov lahko le posameznik, torej fizična oseba, in ne pravna oseba. To pomeni, da elektronski naslovi organizacije (na primer glavna.pisarna@ministrstvo.si), v okviru katerega posameznik ni določljiv, načeloma ni osebni podatek. Torej zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov pri obdelavi podatkov, ki ne predstavljajo osebnih podatkov, ne pride v poštev in s tem tudi ni izkazana pristojnost IP.

Elektronski naslov uslužbenca, na primer ime.priimek@ministrstvo.si, pa je glede na določila Splošne uredbe o varstvu podatkov osebni podatek, saj vsebuje informacijo o imenu, priimku in zaposlitvi osebe in s tem je osebo mogoče določiti ali pa postane vsaj določljiva. To pomeni, da je za zakonito obdelavo navedenega elektronskega naslova potrebno imeti pravno podlago, tudi, če je naslov javno objavljen na spletnih straneh.

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru objavljanja elektronskih naslovov javnih uslužbencev, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, predstavlja  zaenkrat še veljavni drugi odstavek 106. člena ZVOP-1. Ta določa, da lahko upravljavci osebnih podatkov javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, do uveljavitve posebnega zakona, ki bo uredil ta vprašanja. Pri tem pa poudarjamo, da podobno vsebino, kot jo ureja 106. člen ZVOP-1, ureja tudi 92. člen novega, pravkar sprejetega ZVOP-2, ki je bil dne 27. 12. 2022 objavljen v Uradnem listu RS in bo začel veljati 26. 1. 2023. Zaenkrat pa velja, da se do uveljavitve novega ZVOP-2 za tovrstno obdelavo še vedno uporabljajo določbe ZVOP-1.

IP še dodaja, da so po stališču IP naslovi službene elektronske pošte varovani osebni podatki, če jih delodajalec ni posredoval javnosti in javno objavil, kot to določa drugi odstavek 106. člena ZVOP-1 oz. po začetku veljavnosti torej 92. člen ZVOP-2. Sklepno to pomeni, da posamezniki lahko komunicirajo z upravnimi organi preko elektronske naslove, ki so javno objavljeni (kot to določa 106. člen ZVOP-1 oz. 92. člen ZVOP-2) oz. na tiste elektronske naslove, ki niso povezani oz. ne določajo posameznika – npr. splošne elektronske naslove organa.

Splošna dolžnost organov tudi je, da odgovarjajo na dopise posameznikov in sicer ta dolžnost izhaja iz 17. člena Uredbe o upravnem poslovanju[2], ki določa, da organi morajo odgovarjati na prejete dopise, iz katerih je mogoče razbrati pričakovanje odgovora organa ter identiteto pošiljatelja, razen če se vsebina dopisa nanaša na postopek, ki se še vodi pri organu, če je dopis šikanozen ali če je organ pošiljatelju na bistveno podobno vprašanje že odgovoril, in sicer najpozneje v 15 dneh po prejemu takšnega dopisa. Za nadzor v organih državne uprave, upravah samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilcih javnih pooblastil nad izvajanjem predpisov, ki urejajo upravne postopke (npr. zgoraj omenjena uredba, Zakon o splošnem upravnem postopku itd.) pa je pristojna Upravna inšpekcija. Le-ta je pristojna, da v primeru ugotovljenih nepravilnosti predlaga ustrezne ukrepe za izboljšanje poslovanja organa.

V upanju, da smo vam bili v pomoč, vas lepo pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

Pripravil:                                                                                                                                  

Grega Rudolf,

asistent svetovalca pri IP                      

[1] Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, 14/2010 Odl.US: U-I-303/08-9; ZInfP

[2] Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21 in 68/22