Pridobivanje OP s strani NO od upravnika večstanovanjske stavbe

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše sporočilo, v katerem nas sprašujete:

(1)   Ali imate kot NO ustrezno pravno podlago (sprejeti interni akt glede uporabe parkirnih mest in Izjave GDPR članov NO), da od upravnika zahtevate podatke kot je ime in priimek etažnega lastnika, št. stanovanja, št. parkirnega mesta v navezavi na garažno hišo?

(2)   Ali lahko z namenom preverjanja izpolnjevanja pogoja stalnega naslova v vaši hiši s strani prosilcev za parkirno mesto, nadzorni odbor zahteva izkaz izpolnjevanja tega pogoja z osebnim dokumentom?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP meni, da je glede na 39. člen SZ-1 temeljna funkcija nadzornega odbora nadzor nad delom upravnika ter sodelovanje z upravnikom pri zadevah upravljanja, zaradi česar je nadzorni odbor tako kot vsak posamezni etažni lastnik upravičen pridobiti seznam etažnih lastnikov, št. stanovanja, št. parkirnega mesta v navezavi na garažno hišo.

Četrti odstavek 4. člena ZOIzk-1 določa, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Do začetka uporabe novega ZVOP-2 še vedno velja tudi drugi odstavek 18. člena ZVOP-1, ki določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo.

V zvezi z vašim vprašanjem o pridobivanju osebnih podatkov od upravnika najprej pojasnjujemo, da mora upravnik večstanovanjske stavbe za vsako obdelavo osebnih podatkov, zagotoviti ustrezno in zakonito pravno podlago. Pravne podlage so določene v členu 6(1) Splošne uredbe in so sledeče:

• privolitev (točka (a)),
• sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
• zakon (točka (c)),
• zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),
• izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),
• zakoniti interesi upravljavca, ki ne prevladajo nad interesi in pravicami posameznika (točka (f)).

Glede posredovanja osebnih podatkov nadzornemu odboru IP pojasnjuje, da je glede na 39. člen SZ-1 temeljna funkcija nadzornega odbora nadzor nad delom upravnika ter sodelovanje z upravnikom pri zadevah upravljanja, zaradi česar je nadzorni odbor tako kot vsak posamezni etažni lastnik upravičen pridobiti seznam uporabnikov garaže, ki pripada vaši večstanovanjski sravbi.

Ravnanje z osebno izkaznico podrobneje ureja Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21 in 199/21; v nadaljevanju ZOIzk-1). V četrtem odstavku 4. člena tega zakona je določeno, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje.

Do začetka uporabe novega ZVOP-2 še vedno velja tudi ureditev iz drugega odstavka 18. člena ZVOP-1, ki določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo. Zagotavljanje točnosti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, upravljavcem nalaga tudi Splošna uredba o varstvu podatkov, ki v členu 5(1)(d) točnost osebnih podatkov določa kot enega temeljnih načel v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

IP ob tem opozarja in pojasnjuje, da morajo biti osebni podatki vedno zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni (člen 5(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Upravljavec je dolžan ne glede na pravno podlago, na temelju katere obdeluje osebne podatke, v skladu s členom 13 Splošne uredbe posameznikom na jasen in pregleden način zagotoviti osnovne informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, na primer informacije o tem, kdo obdeluje osebne podatke, v kakšne namene obdeluje podatke, koliko časa jih hrani in druge informacije, ki jih navedena določba predpisuje. Več o tem si lahko preberete na spletni strani https://tiodlocas.si/moram-biti-obvescen/.

Glede na to IP meni, da bi moral tisti, ki zahteva vpogled v osebno izkaznico, posamezniku tudi obrazložiti, na kateri pravni podlagi in s kakšnim namenom želi opraviti vpogled ter izpolniti dolžnost informiranja po členu 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Več o obdelavi osebnih podatkov v večstanovanjskih stavbah si lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

mag. Tanja SLAK

država nadzornica za varstvo osebnih podatkov