Letnica rojstva na poštni pošiljki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 11. 5. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dopisovanja zadnjih dveh številk letnice rojstva na ZUP, ZKP in ZPP pisma. Navajate, da se srečujete s problematiko vročanja pisem v postopkih pripadnikom romske skupnosti. Le-ta se v zadnjem obdobju še slabša in se odraža v napačnih vročitvah, besednih obračunavanjih, grožnjah in strahu pri vaših zaposlenih. Največ težav pismonošem predstavlja ugotavljanje identitete pripadnikov romske skupnosti oziroma ugotavljanje, komu je pismo v postopku namenjeno, saj beležite primere, ko na istem naslovu biva več ljudi z istim imenom in priimkom, zaradi česar je nemogoče ugotoviti, komu je pismo namenjeno. Tako so se že zgodile vročitve pisem v postopkih napačnim osebam, kar je imelo za posledico grožnje in napad na pismonoše, kot tudi pravne posledice.

Zanima vas, ali bi bilo dovoljeno na pisma v postopkih, kjer so prebivalci v postopku pripadniki romske skupnosti, poleg imena zapisati še zadnji dve številki letnice rojstva. To bi zaposlenim omogočilo identifikacijo prejemnikov pisem, s čimer bi se zmanjšalo tveganje napačne vročitve in varnostno tveganje. Pri tem poudarjate, da za izpis naslovov in morebiti tudi letnic rojstva niste odgovorni, temveč bi zadevo v primeru pritrdilnega mnenja urejali s pristojnimi institucijami.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Če zaradi konkretnih okoliščin v posameznem primeru vročitev zgolj na podlagi imena in priimka ter naslova dejansko ni mogoča, je obdelava 'dodatnih' osebnih podatkov za namene izvedbe vročitve lahko dopustna po členu 6(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1.

V primeru, ko na istem naslovu prebiva več oseb z istim osebnim imenom, bi bilo najverjetneje dopustno, da se poleg osebnega imena prejemnika na pošiljko zapiše tudi letnica rojstva, saj takšen zapis predstavlja manjše tveganje za zasebnost kot vročitev ZUP, ZKP ali ZPP pisma napačni osebi. 

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru nezavezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti določene rešitve, niti ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev ali konkretnih dejanj obdelave osebnih podatkov z vidika skladnosti z obstoječimi predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Presojo o ustreznosti lahko IP namreč izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka.

Podatek o zadnjih dveh številkah letnice rojstva v kombinaciji z imenom in priimkom omogoča identifikacijo posameznika ter razkriva dodaten podatek o njegovi starosti, kar nedvomno predstavlja osebni podatek. Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Po točki c) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov je obdelava dopustna, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, po točki e) istega člena pa, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Na podlagi 54. člena Zakona o poštnih storitvah (Uradni list RS, št. 51/09, 77/10, 40/14 – ZIN-B in 81/15; v nadaljevanju ZPSto-2) smejo izvajalci poštnih storitev zbirati in obdelovati osebne podatke uporabnikov poštnih storitev, ki so sestavni del naslova poštne pošiljke, če te podatke potrebujejo za izvajanje poštnih storitev ali za trženje in raziskave trga (prvi odstavek); izvajalec poštnih storitev mora podatke iz prejšnjega odstavka obdelovati skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov (drugi odstavek). Po mnenju IP ta določba načeloma in na splošno ne more predstavljati ustrezne pravne podlage za predmetno obdelavo, saj letnica rojstva ni sestavni del naslova poštne pošiljke, poleg tega neposredne pravne podlage za obdelavo podatkov ne bi mogli predstavljati niti morebitni splošni pogoji Pošte Slovenije (to lahko določa le zakon). Zato je IP že zavzel stališče, da se letnica rojstva prejemnika praviloma ne piše na poštne pošiljke.

Tako bi v posameznem primeru in upoštevajoč konkretne okoliščine kvečjemu lahko bila podana pravna podlaga za obdelavo predmetnega osebnega podatka v točki e) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1, skladno s katerim se lahko kljub odsotnosti izrecne zakonske podlage v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. To pa je treba ugotavljati oziroma izkazati v vsakem konkretnem primeru posebej.

Od primera do primera je torej treba presojati, ali sta zadnji dve številki letnice rojstva nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti in nalog Pošte Slovenije (in ne pavšalno, npr. za vse vročitve na neko geografsko območje), pri čemer je treba tehtati med morebitnimi posegi v zasebnost, ki bi bili posledica napačne vročitve, ter posegi v zasebnost, ki jih predstavlja razkritje 'dodatnega' podatka, kot npr. letnice rojstva na pisemski kuverti. Upoštevati pa je treba tudi temeljno načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) člena 5(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, torej da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V primeru, da na istem naslovu prebiva več oseb z istim osebnim imenom, bi bilo najverjetneje dopustno, da se poleg osebnega imena prejemnika zapiše tudi letnica rojstva, saj takšen zapis predstavlja manjše tveganje za zasebnost kot vročitev ZUP, ZKP ali ZPP pisma napačni osebi. 

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:

Tina Ivanc

Svetovalka pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka