Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Kopija potrdila o opravljenem zdravniškem pregledu za zaposlitev

+ -
Datum: 11.07.2022
Številka: 07121-1/2022/768
Kategorije: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste od trenutnega delodajalca, ki ste mu sicer podali odpoved pogodbe o zaposlitvi, zahtevali kopijo potrdila o opravljenem zdravniškem pregledu za zaposlitev. Izpolnili ste obrazec, ki je objavljen na naši spletni strani, vendar je vodja kadrovske službe odklonila pisni obrazec in navedla, da je kopija zdravniškega potrdila last delodajalca, ki je tudi plačal zdravniški pregled, zato nimate pravice zahtevati kopije in je ne boste dobila. Pojasnila vam je še, da se zdravniško potrdilo ne hrani v personalni mapi, zato do njega nimate dostopa. Prosite za naše mnenje, ali te navedbe vodje kadrovske službe držijo ali ne.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

 

V konkretnem primeru lahko od delodajalca pisno (najbolje priporočeno po pošti) zahtevate seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, torej kopijo zdravniškega potrdila, delodajalec pa mora o vaši zahtevi odločiti v roku enega meseca. To pomeni, da vam mora v enem mesecu posredovati zahtevane podatke ali v istem roku pisno in obrazloženo zavrniti vašo zahtevo. Na IP se lahko obrnete s pritožbo, če upravljavec o vaši zahtevi ne odloči (pisno) v omenjenem roku ali vašo zahtevo zavrne.

 

 

Obrazložitev

 

Vsakdo ima v skladu s prvim odstavkom 15. člena Splošne uredbe pravico od upravljavca osebnih podatkov (v konkretnem primeru vašega delodajalca) dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in med drugim naslednje informacije: namen obdelave; vrste zadevnih osebnih podatkov; uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; informacije o virih idr.

 

Glede oblike pridobivanja osebnih podatkov je v členu 15(3) določeno, da upravljavec zagotovi kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Za dodatne kopije, ki jih zahteva posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko upravljavec zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov. Kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahtevo predloži z elektronskimi sredstvi, in če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne zahteva drugače, se informacije zagotovijo v elektronski obliki, ki je splošno uporabljana.

 

V okoliščinah vašega primera to konkretno pomeni, da imate pravico zahtevati kopijo potrdila o opravljenem zdravniškem pregledu za zaposlitev. Vendar pa IP v neobveznem mnenju ne more presoditi, ali ste do takšne kopije potrdila tudi dejansko upravičeni; to bi lahko presodil le v morebitnem pritožbenem postopku. Splošna uredba predvideva postopek za uresničevanje pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, in sicer mora upravljavec osebnih podatkov zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, ki je bila podana v pisni obliki, obravnavati in o njej v roku enega meseca tudi odločiti. Delodajalec lahko tako skladno z 12. členom Splošne uredbe vaši zahtevi ugodi in vam posreduje kopijo zahtevanega zdravniškega potrdila ali pa vašo zahtevo pisno (!) zavrne in to zavrnitev tudi obrazloži. Zoper zavrnilno odločitev delodajalca imate nato pravico do pritožbe, o kateri odloča Informacijski pooblaščenec.

 

Glede na navedeno vam svetujemo, da delodajalcu po pošti priporočeno posredujete obrazec zahteve (tako, da boste imeli dokaz o vložitvi zahteve, obenem pa delodajalec ne bo mogel "zavrniti" sprejema zahteve). Delodajalec ima nato en mesec časa, da o vaši zahtevi odloči. Če v enem mesecu ne odloči, se lahko pritožite zaradi njegove neodzivnosti ("molka") k Informacijskemu pooblaščencu. Če pa vašo zahtevo zavrne (s pisnim obvestilom), pa se lahko pritožite zaradi zavrnitve.

 

Vodja kadrovske službe vam je ustno podala dva razloga, zakaj vam ne želijo posredovati kopije zdravniškega potrdila, in sicer, da naj bi šlo za dokument v lasti delodajalca in da naj se ne bi nahajal v vaši kadrovski mapi. Glede na določbe Splošne uredbe, pa bi vam moral upravljavec odgovoriti pisno in obrazložiti razloge za zavrnitev. Razlogi pa ne smejo biti arbitrarni, temveč jih mora kot legitimne izjeme od pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki predvideti Splošna uredba.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                                informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov