Fotografija zaposlenega na registracijski kartici delovnega časa
+ -Številka: 07121-1/2022/999
Kategorije: Delovna razmerja, Fotografije kot OP, Pravne podlage, Privolitev
Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 19. 9. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede tiska fotografije zaposlenih na registracijske kartice za beleženje delovnega časa zaposlenih. Zanima vas, kakšni so koraki oziroma pomisleki glede tega.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Praviloma fotografija delavca na registracijski kartici delovnega časa ni potrebna za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Le za nekatera delovna mesta je pod določenimi pogoji mogoč odstop od tega stališča. Zato lahko fotografijo delavca načeloma natisnete na registracijsko kartico delovnega časa le na podlagi njegove privolitve, ki pa je dopustna, kadar jo lahko delavec odkloni brez posledic za delovno razmerje.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma opozarja, da lahko posamezne primere obdelave osebnih podatkov konkretno presoja le v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. Zato v mnenju ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti s Splošno uredbo o varstvu podatkov, temveč lahko poda zgolj splošna pojasnila. Odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov pa nosi upravljavec.
Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Skladno s členom 6(1)(c) te uredbe je obdelava zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca.
Za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih je relevanten predvsem 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), skladno s katerim se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Namen določila je v omejitvi delodajalca pri zbiranju delavčevih osebnih podatkov. V takšnem primeru posebna privolitev delavca ni potrebna. Delodajalec pa mora pri tem upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov iz člena 5(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.
V konkretnem primeru bi verjetno težko rekli, da je obdelava fotografije na registracijski kartici delovnega časa potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Kadar tisk fotografije delavca na registracijski kartici delovnega časa ni potreben zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, pa je načelno mnenje IP, da je obdelava osebnih podatkov delavca na podlagi njegove privolitve dopustna, kadar jo lahko delavec brez posledic za delovno razmerje tudi odkloni. Po Splošni uredbi o varstvu podatkov mora biti privolitev razčlenjena po namenih ter podana v jasnem in preprostem jeziku, posameznik pa mora biti pred podajo privolitve tudi ustrezno informiran v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov (člen 13 in člen 14). Več o pogojih za veljavno privolitev si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/privolitev. Prav tako je v primeru vzpostavitve nove zbirke s fotografijami delavcev treba zagotoviti ustrezno varnost teh osebnih podatkov. Več o tem pa si lahko preberete na spletni strani IP: https://upravljavec.si/zagotovite-varnost/.
IP je v preteklosti že odgovarjal na vprašanja v zvezi z zbiranjem in uporabo fotografij zaposlenih, zato vam predlagamo, da se seznanite z vsebino neobvezujočih mnenj, ki so aktualna tudi po začetku uporabe Splošne uredbe o varstvu podatkov. Objavljena so na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/, npr. mnenje št. 0712-1/2016/1077 z dne 17. 5. 2016, št. 0712-1/2015/3040 z dne 2. 12. 2015, št. 0712-1/2014/2719 z dne 13. 8. 2014, št. 0712-925/2007/2 z dne 22.10. 2007, št. 0712-886/2007/2 z dne 2.10. 2007, št. 0712-344/2007/2 z dne 29. 3. 2007.
Več o tem, kako so osebni podatki varovani v delovnem razmerju, si lahko preberete tudi v smernicah, ki jih je na to temo pripravil IP in so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.
Lepo vas pozdravljamo,
Pripravila:
Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka