Dostop do službene elektronske pošte

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste že dlje časa bolniško odsotni, zato so drugemu delavcu omogočili dostop do vaše e-pošte, o čemer ste bili zgolj mimogrede obveščeni. Zdi se vam problematično, ker vam je ta oseba podrejena in ker gre za poseg v vašo zasebnost in zasebnost drugih ljudi. Na službeni e-naslov ste prejemali tudi npr. prošnje za zaposlitev, pridobili pa ste tudi nekaj kontaktov in informacij, do katerih ne more imeti dostop vsakdo (so pa v okviru službenih dejavnosti). Sprašujete, ali lahko delodajalec drugi osebi omogoči vpogled v vašo e-pošto?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec načeloma nima pravne podlage za vpogled v elektronsko pošto delavca brez njegovega soglasja. Zgolj izjemoma, ko vnaprej opredeli in pisno obvesti zaposlene, v katerih izrednih primerih, pod katerimi strogimi pogoji ter po kakšnem postopku, lahko vpogleda v prometne podatke e-sporočila (npr. podatek o pošiljatelju, datum in čas pošiljanja, naslov zadeve), v samo vsebino pa na podlagi sodne odredbe.

O b r a z l o ž i t e v:

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.  

Predlagamo vam, da si različne situacije (ne)dopustnih ravnanj delodajalca glede službene elektronske pošte preberete v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, str. 21-26. Smernice so dostopne na https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.

Na podobna vprašanja, kot je vaše, je IP v preteklosti že odgovarjal. Neobvezujoča mnenja IP so dosegljiva s pomočjo iskalnika na: www.ip-rs.si/vop z izbiro ustrezne kategorije (npr. delovna razmerja) in ključnih besed (npr. elektronska pošta).

Splošna uredba varuje osebne podatke, v okviru elektronske pošte gre predvsem za t.i. prometne podatke (elektronski naslovi pošiljateljev in prejemnikov; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.), sama vsebina elektronskih sporočil pa predstavlja komunikacijsko zasebnost iz 37. člena Ustave RS, za katero IP ni pristojen. Pravica do komunikacijske zasebnosti je varovana z instituti civilnega oziroma kazenskopravnega varstva in se uveljavlja pred sodišči.

Kot je pojasnjeno v zgoraj citiranih smernicah, lahko delavec na delovnem mestu pričakuje določeno stopnjo zasebnosti. Skladno s prvim odstavkom 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1) se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Kot je IP že večkrat poudaril v svojih izdanih mnenjih, delodajalec načeloma nima pravne podlage za vpogled v e-pošto zaposlenega oz. v prometne podatke brez njegove privolitve. Izjemoma bi lahko vpogledal v prometne podatke takrat, ko to vnaprej opredeli in pisno obvesti zaposlene, v katerih izrednih primerih in pod katerimi strogimi pogoji ter po kakšnem postopku lahko izjemoma vpogleda v prometne podatke. Bistveno je, da je nadzor oziroma vpogled v elektronski predal dopusten le izjemoma v primeru, ko se namenov, zaradi katerih se pregled opravi, ne more doseči na drug, milejši način, torej z manjšim posegom v delavčevo zasebnost. Ob tem mora delodajalec zagotoviti tudi primerne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Poudarjamo, da je tudi v najbolj izjemnih primerih ustrezno, da se vpogleda zgolj v prometne podatke, v samo vsebino e-pošte pa na podlagi sodne odredbe.

Kot smo poudarili  v smernicah, sta med odsotnostjo delavca boljši rešitvi kot je vpogled v e-pošto npr., da se ključna komunikacija pošilja v kopijo še na splošen predal elektronske pošte ter da delavec nastavi avtomatsko obvestilo o odsotnosti.

V kolikor ste na podlagi pojasnjenega mnenja, da je šlo za nezakonit vpogled v vaše osebne podatke, oz. da gre za kršitev varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo na IP. Pomagate si lahko z obrazcem »Prijava kršitve varstva osebnih podatkov«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

V upanju, da ste prejeli odgovor na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

svetovalka pooblaščenca za preventivo