Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Dostop do pacientovih izvidov v Centralnem registru podatkov o pacientih (CRPP)

+ -
Datum: 13.09.2022
Številka: 07120-1/2022/305
Kategorije: Zdravstveni osebni podatki, Pridobivanje OP iz zbirk, Privolitev

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 9. 9. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa do pacientovih podatkov v CRPP. Zdravniki v vašem zdravstvenem domu imate možnost dostopa do CRPP kot (a) izbrani osebni zdravniki ali (b) na podlagi privolitve ali (c) na podlagi zahteve za izredni oziroma nujni dostop.

(1)    Zanima vas, kdaj se lahko uporabi izredni (nujni) dostop za vpogled v CRPP. Ali se lahko uporablja za vsa stanja, ki jih obravnavate v nujni medicinski pomoči ali morate med delom delati selekcijo med nujnimi in "manj" nujnimi stanji, ki jih obravnavate v času dežurne službe/nujne medicinske pomoči in si na podlagi tega za potreben vpogled v CRPP priskrbeti ustrezno privolitev pacienta.  

(2)    Zanima vas tudi, čemu služi podpis odgovorne osebe na obrazcu za izredni dostop, saj do vpogleda pride pred podpisom in seznanitvijo odgovorne osebe.

(3)    Nadalje vas zanima, kako beležiti, da je nekdo podal privolitev v ustni obliki  (npr. pacient kliče po telefonu nadomestnega zdravnika, da je bil obravnavan zaradi poškodbe, naslednji dan pa mora na kontrolo in potrebuje napotnico; izvid, ki je osnova za izdajo kontrolne napotnice se nahaja v CRPP).

(4)    Zanima vas še, koliko časa je potrebno hraniti natisnjene obrazce in kje - nujne dostope v NMP ter privolitve pacienta.


 

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem še pojasnjujemo, da se lahko do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov dokončno in zavezujoče opredelimo le v inšpekcijskih postopkih. Ker je za vodenje CRPP pristojen NIJZ, vam predlagamo, da se za pojasnila o razlogih za določene metodološke rešitve obrnete na NIJZ.

 

 

1.   Po mnenju IP je sicer prav, da se vpoglede izven običajnega dela (torej, ko izbrani osebni zdravnik ne obravnava svojih pacientov, vpogled pa potrebuje v okviru dela za zagotavljanje nujne zdravstvene oskrbe pacienta) dokumentira, vendar izpolnitev ter podpis posebnega »obrazca za izredni dostop« ni pogoj za zakonitost takega vpogleda v CRPP.

 

     Izredni vpogled je podan vedno, kadar zdravnik obravnava pacienta na NMP, ne glede na njegovo zdravstveno stanje.

 

2.   IP se ni pristojen opredeljevati do vsebine in njenih namenov iz obrazca »zahteva za izredni dostop do podatkov v CRPP«.

 

3.   Po mnenju IP je prav, da se ustna privolitev, ki ni dana ob prisotnosti pacienta zabeleži v fizični ali elektronski obliki na način pisnega zaznamka, ki naj vsebuje čas, razlog, dejstvo in obseg privolitve. Lahko gre za posebno evidenco, ki se vodi za več pacientov, lahko pa se zaznamek zabeleži v elektronski ali fizični mapi pacienta, ki poda privolitev.

 

4.   Pisne privolitve za obdelavo osebnih podatkov se hranijo v okviru pacientove dokumentacije v fizični ali elektronski obliki, ter se praviloma hranijo za obdobje, ki je določeno za hrambo osnovne zdravstvene dokumentacije.  Po mnenju IP je lahko primeren čas hrambe izpolnjenih obrazcev za izredni dostop bistveno krajši. Način njihove hrambe je odvisen od notranje organizacije.

 

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

1.   Izredni (nujni) vpogled v CRPP temelji na isti pravni podlagi kot redni vpogled, in sicer:

-         na četrti alineji šestega odstavka 44. člena Zakona o pacientovih pravicah (ZPacP), ki določa, da za obdelavo osebnih podatkov privolitev pacienta ni potrebna, če se zaradi potreb zdravljenja podatki posredujejo drugemu izvajalcu zdravstvene dejavnosti. To pravilo velja za izmenjavo med izvajalci zdravstvene dejavnosti prek CRPP v upravljanju NIJZ, ter za notranjo obdelavo osebnih podatkov pri samem izvajalcu zdravstvene dejavnosti,

-         na tretjem odstavku 14.b člena Zakona o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva (ZZPPZ), ki določa, da se podatki v CRPP obdelujejo zato, da se izvajalcem v Republiki Sloveniji in v tujini omogoči dostop do podatkov in izmenjava podatkov za izvajanje zdravstvene oskrbe in mrliško pregledne službe (…),

-         na 4. členu Pravilnika o pooblastilih za obdelavo podatkov v Centralnem registru podatkov o pacientih, ki določa, da lahko zdravnik v okviru zdravstvene oskrbe pacienta v CRPP v skladu s pooblastili iz priloge Pravilnika vpogleduje, pridobiva in uporablja zdravstveno dokumentacijo pacienta na podlagi (alternativno): pacientove privolitve, izjave o izbiri izbranega osebnega zdravnika, napotne listine, izvajanja službe nujne medicinske pomoči ali listine za napotitev na obdukcijo, in

-         na 5.a členu Pravilnika iz prejšnje alineje, ki določa, da imajo zdravstveni delavci in sodelavci pravico do vpogleda, pridobivanja in uporabe zdravstvene dokumentacije pacienta, kadar je to potrebno za zagotavljanje primerne, kakovostne in varne zdravstvene oskrbe pacienta.

 

Izpolnjen obrazec »zahteva za izredni dostop do podatkov v CRPP« zato ne ustvarja pravne podlage za vpogled (tj. ni pogoj za zakonitost vpogleda), pač pa služil le kot dokazilo, da so bili izpolnjeni pogoji za izredni dostop, tj. da je bil točno določen pacient dejansko v obravnavi, kdaj in da so bili podatki potrebni za zdravstveno oskrbo pacienta (sem spada tudi npr. izdaja napotnice). Obravnavani obrazec je pravzaprav le izjava, s katero zdravnik in odgovorna oseba potrjujeta, da so v konkretnem primeru izpolnjeni pogoji iz zgoraj naštetih pravnih podlag in da sta bila opozorjena na pogoje in omejitve. To je možno zagotoviti tudi na kakšen drug način. V vsakem primeru mora biti v sistemu na voljo podatek o tem, (1) da je določen zdravnik v določenem trenutku opravljal delo na NMP in da je imel v obravnavi določenega pacienta v zvezi z določenim zdravstvenim problemom, in (2) da je v okviru te obravnave izvedel vpogled v CRPP. Sledljivost obdelave podatkov iz (2) točke se zagotavlja avtomatsko. Podatki iz (1) točke pa lahko izhajajo iz več zbirk podatkov (npr. interni razporedi dela, podatki o obravnavi v internem informacijskem sistemu, podatki o obravnavi v sistemu kartice zdravstvenega zavarovanja). Izvajalec zdravstvene dejavnosti in posamezni zdravnik morata biti v primeru interne ali zunanje kontrole sposobna dokazati, da so bili glede posameznega vpogleda v CRPP izpolnjeni zakonski pogoji – torej, da je določen zdravnik pri obravnavi določenega pacienta v določenem trenutku s strokovnega vidika in po delovnih zadolžitvah neizogibno potreboval podatke za nudenje zdravstvene oskrbe pacientu. Izpolnjen obrazec »zahteva za izredni dostop do podatkov v CRPP« za tako dokazovanje ni nujen, ker je kot že rečeno, podatke o izpolnjevanju zakonskih pogojev možno pridobiti iz enega ali kombinacije več sistemov oziroma zbirk podatkov. Lahko pa tak izpolnjen obrazec koristno dopolnjuje celotno dokazno sliko.

 

Obrazec »zahteva za izredni dostop do podatkov v CRPP« je namenjen tudi sprotni interni kontroli zakonitosti vpogledov ter ima še dodaten pomen, ki je v tem, da zdravnika vsakič posebej opozori, da morajo biti za vpogled v CRPP izpolnjeni zgoraj omenjeni pogoji (torej, da ne gre za samoumevno in neomejeno pravico) in da je pri vpogledu dolžan spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov.

 

2.   IP ni znano, kakšni so razlogi za zahtevo po podpisovanju obrazca s strani odgovorne osebe. Ker je obrazec verjetno določen s strani NIJZ, vam predlagamo, da se obrnete nanj.

 

3.   Ni sicer izključeno, da je ustna privolitev za obdelavo zdravstvenih podatkov lahko veljavna pravna podlaga za izvedbo vpogleda v CRPP (seveda, če izpolnjuje vse predpisane splošne pogoje za privolitev). Toda zaradi odsotnosti zanesljivega dokaza o tem, je priporočljivo, da izvajalec zdravstvene dejavnosti oziroma zdravstveni delavec tako privolitev v dokazne namene dokumentira, na primer vsaj z enostranskim zaznamkom o tem, da je določen pacient za določen namen (oziroma iz določenega razloga) v določenem trenutku v osebnem stiku ali po telefonu ustno privolil v obdelavo določenih osebnih podatkov v zvezi z določeno zbirko osebnih podatkov. Ali gre pri tem za centralni, mulitcentrični ali razpršeni pristop k vodenju takih zaznamkov, ni bistveno.

 

4.   IP ni pristojen za vnaprejšnje določanje obveznih rokov hrambe dokumentarnega gradiva pri upravljavcih. Načelo omejene hrambe iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov na splošno določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Če noben predpis (zakon, pravilnik ali Enotni klasifikacijski načrt za zdravstvene zavode - EKN) ne določa drugačnega roka hrambe, rok določite sami v internih aktih. Glede hrambe pisnih privolitev informativno opozarjamo na klasifikacijsko skupino pod št. 6254 iz EKN (2017), ki določa enak rok hrambe kot velja za siceršnjo osnovno zdravstveno dokumentacijo. Privolitve se hranijo v sami zdravstveni dokumentaciji. Smiselno je, da enak rok velja tudi za zaznamke o ustni privolitvi. Primeren rok hrambe izpolnjenih obrazcev »zahteva za izredni dostop do podatkov v CRPP« je lahko zaradi njihovega manjšega pomena bistveno krajši. Ti se lahko hranijo tudi izven zdravstvene dokumentacije pacientov.

 

Dodatno še opozarjamo na neskladje med določbami Pravilnika (5.a člen) o tem, da je privolitev lahko tudi konkludentna, ter zahtevo Splošne uredbe o varstvu podatkov v (11) točki 4. člena o tem, da je privolitev lahko le izrecna.

 

Prijazen pozdrav,

 

Pripravil:

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka