Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 18.04.2019
Naslov: Pridobitev osebnih podatkov upravičencev programov humanitarnih društev
Številka: 0712-1/2019/916
Vsebina: Občine
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da občina ….. sofinancira dejavnost humanitarnemu društvu izključno za njihove uporabnike, ki imajo stalno prebivališče v navedeni občini. IP sprašujete ali lahko od društva zahtevate podatke o uporabnikih in sicer ime in priimek, občino bivanja in starost, kot razlog potrditve upravičene in namenske porabe javnih sredstev.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

 

Ime, priimek, občina bivanja in starost posameznikov sodijo med varovane osebne podatke, zato je njihova obdelava dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. Splošna uredba v členu 6 določa vrste pravnih podlag in sicer:

 

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

  4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

  5. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

 

 

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spadajo tudi občine, so nadalje določene v 9. členu ZVOP-1, ki v tem delu še vedno ostaja v veljavi. Ta v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Ne glede na navedeno določilo se lahko v skladu s 4. odst. 9. čl. ZVOP-1 v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

Podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru razpolaganja s proračunskimi sredstvi daje Zakon o javnih financah (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo, 14/13 – popr., 101/13, 55/15 – ZFisP in 96/15 – ZIPRS1617; v nadaljnjem besedilu ZJF). Ta v 106.f členu določa, da zahteve in merila za dodelitev sredstev subvencij in posojil iz državnega oziroma občinskega proračuna določi neposredni proračunski uporabnik, ki ima v svojem finančnem načrtu za ta namen zagotovljene proste pravice porabe, morajo pa biti objektivno utemeljena in določena na način, ki subsidiarno upošteva načela zakona, ki ureja javna naročila. Skladno z načeli, ki jih določa zakon, ki ureja javna naročila, lahko občina z namenom doseganja teh načel opravlja tudi nadzor nad prejemnikom sredstev – torej nad zakonitostjo porabe prejetih sredstev. Pri tem pa iz določb 106.i člena ZJF kot tudi iz 5. člena Uredbe o postopku, merilih in načinih dodeljevanja sredstev za spodbujanje razvojnih programov in prednostnih nalog (Uradni list RS, št. 56/2011) izhaja, da morajo biti pogoji, merila in roki za dodelitev sredstev določeni v javnem razpisu. Občina mora tako že v javnem razpisu jasno opredeliti, katere so zahteve in merila za kandidiranje in katere pogoje mora subjekt izpolnjevati, da se ga lahko izbere kot prejemnika in se mu podeli sredstva. Le tako prejemnik sredstev lahko ve, kaj mora storiti, da se bo štela njegova poraba javnih sredstev za zakonito in v kakšni meri lahko kasneje občina tudi opravlja nadzor nad njegovim delom.

 

Občina lahko pridobiva in obdeluje tiste osebne podatke, ki jih potrebuje za izvedbo svojih zakonsko določenih nalog – tudi za izvedbo postopka nadzora nad podeljenimi sredstvi. Pri tem je bistvenega pomena, da mora občina že v razpisu določiti zahteve, merila in pogoje, ki jih mora prejemnik sredstev izpolnjevati.

 

Ko občina v javnem razpisu določa vrste osebnih podatkov, ki jih potrebuje za izvedbo nadzora nad porabo sredstev, pa mora nadalje upoštevati 1(c) odstavek 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“). V konkretnem primeru je torej treba preveriti ali so vsi podatki, ki jih zahtevate (npr. starost) resnično potrebni za izvedbo nadzora nad podeljenimi sredstvi.

 

IP poudarja, da zgolj dejstvo sofinanciranja programa humanitarne organizacije ne opravičuje samo po sebi obdelave osebnih podatkov vseh uporabnikov programa, v kolikor niso izpolnjene zgoraj navedene zahteve oziroma če ne obstaja za to ustrezna druga pravna podlaga.

 

Lep pozdrav,

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,

informacijska pooblaščenka

 

 

 

Pripravila:

Lidija Perčič, univ.dipl.ekon.

državna nadzornica za

varstvo osebnih podatkov