Zvočno snemanje sestankov v zasebnem sektorju

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 9. 10. 2018 prejel zaprosilo za mnenje glede zvočnega snemanja sestankov zaposlenih v zasebnem sektorju za potrebe priprave zapisnika. Razumete, da je v skladu z določbami ZVOP-1 in Splošne uredbe o varstvu podatkov treba pridobiti privolitev sodelujočih, ki je dokazljiva, prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna. V mnenju IP (npr. 0712-1/2016/1075) pa ste zasledili tudi, da je mogoče zvočno snemanje skupščine tudi v primeru in na način, da delničarji ocenijo, da je potrebno zvočno snemanje in vnaprej opredelijo zvočno snemanje skupščine v statutu ali poslovniku skupščine, ki ureja njihovo delo. Zanima vas, ali enako velja tudi za zasebno družbo, ki želi snemati sestanke skupin zaposlenih zaradi priprave zapisnikov. Ali to pomeni, da v primeru, ko zasebna družba sprejme pravilnik oziroma drugi interni akt, v katerem opredeli, da se sestanki zaposlenih zvočno snemajo, določi kdo je upravljavec teh zbirk osebnih podatkov, jasno določi namen snemanja (npr. izključno zaradi priprave zapisnika sestanka) in jasno opredeli lokacijo in čas hrambe zvočnih posnetkov sestanka (npr. do priprave zapisnika) ter s vsebino sprejetega internega akta predhodno seznani vse zaposlene oziroma vse udeležence sestanka, družbi ni potrebno pridobiti privolitev zaposlenih za zvočno snemanje sestankov, ampak bi lahko šteli, da so zaposleni podali privolitev za namene zvočnega snemanja sestankov, ki jih ureja interni akt, že s samo udeležbo na sestanku?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Splošna uredba o varstvu podatkov zakonitost obdelave določa v členu 6. Tako je npr. obdelava v skladu s točko a člena 6 (1) Splošne uredbe zakonita, če je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; prav tako je med drugim lahko pravna podlaga podana v točki f člen 6 (1) Splošne uredbe, če je obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba in nad takimi interesi ne prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Člen 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da mora upravljavec, kadar se osebni podatki v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo, pridobijo od posameznika, le-temu ob pridobitvi osebnih podatkov zagotoviti med drugim tudi informacijo o namenih, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravno podlago za njihovo obdelavo.

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena: »Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

Kot ena temeljnih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov v vašem primeru bi se lahko po Splošni uredbi o varstvu podatkov štela privolitev (glej točko a člena 6(1) ali zakoniti interesi (glej točko f člena 6(1)). Če upravljavec določene osebne podatke obdeluje na podlagi točke f člena 6 (1) (ali na kateri drugi pravni podlagi razen točke a člena 6(1) Splošne uredbe) potem posebne dodatne privolitve ni treba pridobivati (razen, če bi to izrecno zahteval določen področni zakon). Prav tako pa bi v opisanem primeru – ko gre za snemanje zaposlenih v okviru oz. v zvezi z delovnimi obveznostmi za namen priprave zapisnika – prišel v poštev 48. člen ZDR-1, če gre za obdelavo, ki je potrebna za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.

To ne izključuje možnosti, če to zahteva varstvo interesov ali temeljnih pravic in svoboščin posameznikov (o čemer morate glede na vse okoliščine presoditi sami), da bi se zahtevalo, da se pred začetkom snemanja da udeleženim možnost, da se jih ne snema, ali da se ne snema posameznih delov sestanka.

Vsak upravljavec mora pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz člena 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov, hkrati pa posameznikom, katerih osebni podatki se zbirajo, zagotoviti tudi vse informacije v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov, ki jih določata člena 13 in 14. Splošna uredba o varstvu podatkov zahteva, da je upravljavec sposoben dokazati, da je bil vsak posameznik o tem ustrezno obveščen, zato lahko odsotnost notranjega akta, pogodbenega dogovora ali privolitve v pisni obliki, predstavlja bistveno oviro za upravljavca pri izkazovanju obstoja pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, če pri opisanih aktivnostih nastajajo zbirke osebnih podatkov.

IP je na temo snemanj sej ali sestankov v zasebnem sektorju že izdal mnenja, ki so javno objavljena na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/, v zavihku »Iskalnik po mnenjih«. Tako priporočamo seznanitev z objavljenim mnenjem, št. 0712-1/2015/2944 z dne 20. 11. 2015. IP opozarja, da je bilo mnenje izdano pred 25. 5. 2018, ko se Splošna uredba o varstvu podatkov še ni pričela uporabljati, zato ga je treba razlagati smiselno in v skladu s predstavljeno veljavno zakonodajo.

V upanju, da smo vam s svojim pojasnilom uspeli pomagati, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka