Upravniki kot pogodbeni obdelovalci

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da ima vaša družba v lasti več kot 2000 stanovanj, ki jih v skladu s stanovanjsko politiko Mestne občine Celje in Stanovanjskim zakonom oddaja v neprofitni najem. Posledično ste upravljalec osebnih podatkov, ki izhajajo iz poslovnih procesov oddajanja stanovanj v najem na podlagi najemne pogodbe. Zanima vas, ali so upravniki večstanovanjskih stavb vaši pogodbeni obdelovalci v skladu z 28. členom Splošne uredbe in morate posledično z njimi skleniti ustrezne pogodbe o varovanju osebnih podatkov. Vaša družba sicer upravnikom posreduje osebne podatke vaših najemnikov, kot določa Stanovanjski zakon, da lahko upravnik izvede svoje poslovne procese delitve obratovalnih stroškov na najemnika, kot tudi druge osebne podatke, ki se nanašajo na morebitne izterjave dolgov obratovalnih stroškov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju – Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

IP najprej pojasnjuje pomen osnovnih pojmov, in sicer „obdelava“ (osebnih podatkov) pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje (drugi odstavek 4. člena Splošne uredbe, podobno tretji odstavek 6. člena ZVOP-1). »Upravljavec« pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave; kadar namene in sredstva obdelave določa pravo Unije ali pravo države članice, se lahko upravljavec ali posebna merila za njegovo imenovanje določijo s pravom Unije ali pravom države članice (sedmi odstavek 4. člena Splošne uredbe). »Obdelovalec« pa pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca (osmi odstavek 4. člena Splošne uredbe).

Glede na zgornje definicije in razpoložljive informacije vam IP pojasnjuje, da je upravnik samostojni upravljavec (in ne vaš pogodbeni obdelovalec) v skladu z obveznostmi na podlagi Stanovanjskega zakona in upoštevajoč sklenjeno pogodbo o medsebojnih razmerjih na tej podlagi, zato vam za opisan prenos osebnih podatkov, za katerega vam pravno podlago daje zakon, ni treba sklepati pogodbe (o pogodbeni obdelavi) v smislu 28. člena Splošne uredbe.

Za več informacij o definiciji pojma upravljavec in obdelovalec vam priporočamo, da si preberete mnenje v zvezi s tem, ki smo ga izdali evropski nadzorni organi, ki je žal dostopno le v angleščini http://ec.europa.eu/justice/article-29/documentation/opinion-recommendation/files/2010/wp169_en.pdf Mnenje bodo nadzorni organi v prihajajočih mesecih prenovili, zato vam priporočamo, da spremljate spletno stran IP, kjer redno objavljamo vse novosti s tega področja. Tudi sicer na večino vprašanj v zvezi z reformo evropskega zakonodajnega okvira lahko najdete jasne odgovore že na povezavi https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kazalo-bliznjic/

V upanju, da ste dobili odgovore na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

    Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
  informacijska pooblaščenka