Pošiljanje čestitk javnim uslužbencem

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali se lahko zaposlenim javnim uslužbencem posreduje čestitka ob jubilejih in ali lahko minister osebno izroči čestitko javnemu uslužbencu. Menite, da po Zakonu o javnih uslužbencih, Zakonu o varstvu osebnih podatkov in po Splošni uredbi o varstvu podatkov ni določeno, da bi lahko kadrovska služba za namen čestitk ob osebnem prazniku posredovala rojstne podatke zaposlenih javnih uslužbencev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6 Splošne uredbe in za javni sektor je to v skladu s še veljavnim 9. členom ZVOP-1 načeloma zakon. Področje delovnega prava je specialno urejeno za oba sektorja (javni in zasebni sektor) v posebnih zakonih, tj. predvsem v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1). Zaradi izrazite neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih oziroma zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca zagotovo šibkejša stranka, je zakonodajalec to področje uredil strožje, zaradi česar na tem področju praviloma niti v zasebnem sektorju (kjer sta zakonsko dovoljenje in posameznikova osebna privolitev načeloma izenačena) ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko brez podlage v zakonu od delavca zahteval katerekoli osebne podatke. Glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju. Delodajalec mora za vsak podatek, ki ga zahteva od delavca, izkazati, da njegovo obdelavo določa zakon ali da ga potrebuje za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.

ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in posreduje tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Določbe prejšnjih odstavkov se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov.

Zakon o javnih uslužbencih (uradno prečiščeno besedilo, Uradni list RS, št. 63/07, v nadaljevanju ZJU) ureja kadrovske evidence v členih 46 do 51. Centralna kadrovska evidenca državne uprave se vodi za izvajanje politike upravljanja s kadrovskimi viri v organih državne uprave, za obračun plač in izvajanje drugih obveznosti delodajalca ter za odločanje o pravicah in obveznostih iz delovnih razmerij (prvi odstavek 46. člena). Določba 47. člena ZJU predpisuje, da kadrovske službe zbirajo med drugim tudi rojstne podatke zaposlenih. Za namene iz prvega odstavka 46. člena ZJU lahko podatke centralne kadrovske evidence pridobijo predstojniki, vodje kadrovskega poslovanja, druge osebe, ki odločajo o pravicah in obveznostih javnih uslužbencev, ter inšpektorji (prvi odstavek 50. člena ZJU).

Iz navedenih določb ZDR-1 in ZJU izhaja, da delodajalci (tako v javnem kot tudi v zasebnem sektorju) ne smejo zbirati katerihkoli osebnih podatkov, ampak le tiste osebne podatke, ki jih potrebujejo za dosego v zakonu določenega namena. Zakonodajalec je pri tem upošteval načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo (po členu 5 Splošne uredbe načelo omejitve namena in najmanjšega obseg podatkov).

Glede na obrazloženo IP meni, da bi za namene obdelave osebnih podatkov znotraj upravljavca (torej delodajalca in nikakor ne posredovanje tretjim) pravna podlaga za obdelavo (tj. za uporabo oziroma za posredovanje ministru) rojstnih podatkov svojih zaposlenih (javnih uslužbencev) v krogu pooblaščenih oseb delodajalca za namen pošiljanja čestitk ob jubilejih lahko eventualno izhajala iz 48. člena ZDR-1, če so za to glede na konkretne okoliščine pri delodajalcu izpolnjeni pogoji. Presoja pa je na upravljavcu, saj IP v okviru mnenja tega ne more izvesti. Ministrstvo mora torej upoštevajoč vse okoliščine oceniti, ali gre pri tem za takšne aktivnosti v zvezi z vodenjem, ki so potrebne zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Če je temu tako bi bila takšna obdelava načeloma lahko zakonita. Vsekakor pa to nikakor ne pomeni, da bi rojstne podatke avtomatično posredovali vsem zaposlenim, prav tako jih brez ustrezne pravne podlage ne sme delodajalec posredovati drugim subjektom.

Druga možnost je, da delodajalec za to od posameznikov pridobi privolitve, pri čemer mora imeti seveda vsak zaposleni možnost, da takšno obdelavo brez posledic za delovno razmerje kadarkoli odkloni.

Lep pozdrav,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

Informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov