Dostopa do posnetka seje občinskega sveta

Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa do zvočnega posnetka seje občinskega sveta. V dopisu ste navedli, da je občinski svet vaše občine s poslovnikom določil, da se potek seje sveta snema na zvočni nosilec, ki se hrani zaradi sestave in do potrditve zapisnika, potem pa se izbriše.

V zvezi z zahtevo občinske svetnice vas zanima:

1. Ali morate občinski svetnici na njeno zahtevo po zaključku seje dati zvočni posnetek seje?
2. Če je odgovor na prvo vprašanje pritrdilen, ali morate občinski svetnici poleg zvočnega posnetka seje dati tudi obvestilo, kako s posnetkom ravnati?
3. Ali sme občinska svetnica zvočni posnetek razmnoževati in v primeru negativnega odgovora na to vprašanje, kako to preprečiti?
4. Kako zagotoviti, da bo občinska svetnica posnetek po preteku pravice do posnetka uničila?
5. Menite, da ste dolžni občinski svetnici na zahtevo za dostop do informacij javnega značaja izročiti zvočni posnetek seje občinskega sveta. Ali lahko občinska uprava ta posnetek uniči, čeprav je v postopku še vedno njena zahteva za dostop do informacije javnega značaja?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Na temo snemanj in nadaljnje obdelave posnetkov sej občinskega sveta je IP izdal že številna mnenja, ki so javno objavljena na naši spletni strani. Stališče IP glede dopustnosti snemanja sej občinskih svetov in nadaljnje obdelave posnetkov je namreč znano že več let in se v tem času ni spreminjalo. Ni dvoma, da snemanje pomeni poseg v zasebnost in varstvo osebnih podatkov ter takšen poseg ni dopusten brez pravnega temelja (bodisi privolitve snemanih, pri čemer je treba v tem primeru upoštevati ugovor snemanju; bodisi na podlagi 4. odstavka 9. člena ZVOP-1 – pogoja sta nujnost snemanja za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja in neposeganje v upravičene interese posameznikov, pri čemer je treba o izpolnjevanju teh pogojev presojati v vsakem primeru posebej).

Občina spada med upravljavce javnega sektorja iz 22. točke 6. člena ZVOP-1. V primeru zahteve posnetka s strani občinske svetnice gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca. Konkretno to pomeni, da morate glede na pristojnosti občinskega sveta in ureditev pooblastil za obdelavo posameznih vrst osebnih podatkov (seveda ob predpogoju, da je snemanje izvedeno zakonito) na tej podlagi presojati, kdo je znotraj občine pooblaščen za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov. Prav tako je del nalog upravljavca tudi, da predpiše ustrezne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in s temi seznani vse, ki se v zvezi s svojimi nalogami in delom znotraj upravljavca seznanjajo z osebnimi podatki pri upravljavcu (obveznosti ureja 24. in 25. člen ZVOP-1). Četrti odstavek 24. člen ZVOP-1 določa, da so funkcionarji, zaposleni in drugi posamezniki, ki opravljajo dela ali naloge pri osebah, ki obdelujejo osebne podatke, dolžni varovati tajnost osebnih podatkov, s katerimi se seznanijo pri opravljanju njihovih funkcij, del in nalog. Dolžnost varovanja tajnosti osebnih podatkov jih obvezuje tudi po prenehanju funkcije, zaposlitve, opravljanja del ali nalog ali opravljanja storitev pogodbene obdelave. Občinska svetnica torej že na podlagi zakona ne sme osebnih podatkov (torej tudi morebitnega prejetega posnetka seje) posredovati tretjim brez ustrezne pravne podlage.

Skladno z navedenim je občinska svetnica do zvočnega posnetka seje občinskega sveta za namen potrditve zapisnika vsekakor lahko upravičena, saj je to namen snemanja določen s poslovnikom (pod pogojem, da je sicer snemanje zakonito), o drugih namenih pa morate glede na pristojnosti in naloge občinskih svetnikov presojati glede na zgoraj navedeno. Po 16. členu ZVOP-1 se namreč lahko osebni podatki zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače.

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov na posnetkih sej občinskih svetov bi lahko predstavljal tudi Zakon o dostopu do informacij javnega (Uradni list RS, št. 51/06, uradno prečiščeno besedil; v nadaljevanju ZDIJZ), vendar pa je treba v tem primeru na podlagi konkretne zahteve za vsak konkretni posnetek presojati, ali morda vsebuje tudi informacije, ki ne predstavljajo prosto dostopnih osebnih podatkov. Skladno z določbo 4. člena ZDIJZ je informacija javnega značaja tista informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki kakršnega koli dokumentarnega gradiva (npr. pisni dokumenti, magnetogrami, evidence, avdio in video posnetki itd.), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. To pomeni, da lahko v določenih primerih oz. določeni deli zvočnih posnetkov javnih sej predstavljajo prosto dostopne informacije javnega značaja in so zaradi tega dostopni vsakomur (če torej ni podana katera izmed izjem, ki jih predvideva ZDIJZ (med drugim tudi varovani osebni podatki)).

IP v tem delu nastopa kot pritožbeni organ, zato v konkretnem primeru ne more podajati mnenj glede tolmačenja ZDIJZ, saj je za takšno svetovanje pristojno Ministrstvo za javno upravo. Lahko pa pojasnimo, da je IP v svoji praksi odločanja o pritožbah na področju dostopa do informacij javnega značaja v več primerih odločil, da vsak zvočni posnetek seje ni avtomatično prosto dostopna informacija javnega značaja, saj iz zvočnega posnetka izhaja poleg vsebine povedanega tudi podoba glasu govorca (glej npr. odločbe št. 090-198/2016 z dne 10. 10. 2016, št. 090-74/2014 z dne 11. 9. 2014, št. 090-25/2016/11 z dne 18. 4. 2016 ali št. 090-1/2012/5 z dne 16. 2. 2012, objavljene na spletni strani www.ip-rs.si/ijz/). Podoba glasu je že sama po sebi varovan osebni podatek, saj izkazuje mnoštvo značilnosti posameznika (barva glasu, čustveno razpoloženje, itd.), ki niso v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencem oziroma delom javnih funkcionarjev. Zvočni posnetek seje je IP v svoji praksi dostopa do informacij javnega značaja dopustil razkriti le izjemoma, kadar je šlo za dokument, ki ga je bilo dopustno razkriti zaradi prevladujočega interesa javnosti (drugi odstavek 6. člena ZDIJZ). IP ob tem opozarja, da je skladno s 1. alinejo prvega odstavka 2. člena ZInfP v zadevah s področja dostopa do informacij javnega značaja pristojen le za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zahtevo prosilca zavrgel ali zavrnil ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja in v tem delu ne sme prejudicirati odločitve. V zvezi s konkretnimi vprašanji izven pritožbenih postopkov lahko torej le neformalno svetuje na podlagi svoje dosedanje prakse.

Glede časa hrambe 21. člen ZVOP-1 predpisuje, da se lahko osebni podatki shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali, po izpolnitvi namena obdelave pa se zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Ker je v poslovniku občine, kot izhaja iz vaših navedb, opredeljen namen zvočnega snemanja sej občinskega sveta pomoč pri sestavi zapisnika, je ta namen po potrditvi zapisnika izpolnjen. Občinska uprava je zato zvočni posnetek po potrditvi zapisnika dolžna uničiti, v kolikor ne gre za arhivsko gradivo ali če za hrambo ne obstaja druga pravna podlaga. V primeru, da je bila glede konkretnega posnetka podana zahteva občinske svetnice po ZDIJZ, mora občina konkretni posnetek vsekakor hraniti v okviru spisa, v katerem odloča o zahtevi, in sicer do pravnomočnega zaključka zadeve v zvezi z zahtevo po ZDIJZ. Konkretno prvi odstavke 39. člena ZDIJZ celo izrecno kot prekršek, ki se kaznuje z globo 1.000 eurov, opredeljuje primer, če posameznik uniči, skrije ali kako drugače napravi nedostopen dokument, zadevo, dosje, register, evidenco ali dokumentarno gradivo, v katerem se nahaja informacija javnega značaja, z namenom, da jo napravi nedostopno javnosti. Za takšen prekršek se z globo 1.200 eurov kaznuje tudi odgovorna oseba organa ali poslovnega subjekta pod prevladujočim vplivom oseb javnega prava.

Ob tem IP posebej opozarja, da ni pristojen za podajo pojasnil glede statusa posnetkov po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06), saj je za to presojo pristojen Arhiv RS.

Lep pozdrav,

                                                                                                             Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                

                                                                                                            informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ.dipl.prav.,
svetovalka za varstvo osebnih podatkov