Vpogled vzgojiteljic v podatke o plačilu položnic

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 17. 5. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa vzgojiteljic do podatkov o plačilih položnic. V dopisu navajate, da v vrtcu izvajate dejavnosti, za katere starši prejmejo posebno položnico, in sicer mu jo izroči strokovna delavka, starš pa prejem potrdi s podpisom na list. Zanima vas, ali sme vzgojiteljica dobiti podatek o tem, ali so starši do določenega datuma poravnali položnico ali ne.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za zakonito obdelavo podatkov mora biti vselej zagotovljena ena izmed pravnih podlag, ki jih določa prvi odstavek 6. člena Splošne uredbe. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca.

Vrtec zaradi spremljanja mesečnih plačil vodi evidenco plačil staršev, ki vsebuje podatke o višini plačil in mesečnih plačilih. Evidenco plačil staršev vrtec za vsako šolsko leto vzpostavi in vodi na način, ki ga določi ravnatelj z notranjim aktom.

Osebne podatke lahko zbirajo, uporabljajo, shranjujejo in posredujejo samo tisti delavci, ki jih za to pooblasti ravnatelj (pooblaščeni delavci). Ravnatelj pri določitvi pooblaščenih delavcev upošteva namen zbiranja osebnih podatkov, ki ga določa zakon, vsebino podatkov in naravo dela, ki ga delavci opravljajo.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

IP uvodoma pojasnjuje, da mora biti za zakonito obdelavo podatkov zagotovljena ena izmed pravnih podlag, ki jih določa prvi odstavek 6. člena Splošne uredbe. Obdelava osebnih podatkov je tako zakonita le, če je podana ena izmed naslednjih pravnih podlag:

•       privolitev (točka (a)),

•       sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

•       zakon (točka (c)),

•       zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),

•       izvajanje javne naloge (točka (e)),

•       zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka (f)).

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca.

Zakon o vrtcih (ZVrt) kot področni zakon v 42. členu določa, da vrtci zbirajo, obdelujejo, shranjujejo, posredujejo, varujejo in uporabljajo osebne podatke, vsebovane v evidencah, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni določeno drugače. Nadalje 43. člen ZVrt opredeljuje zbirke osebnih podatkov, ki jih vrtci vodijo za izvajanje predšolske vzgoje, za spremljanje dejavnosti in statistične namene, in sicer:

1.     evidenco vpisanih in vključenih otrok,

2.     evidenco plačil staršev,

3.     evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč in

4.     evidenco oseb, ki občasno varujejo otroke na domu.

Vrtec zaradi spremljanja mesečnih plačil vodi evidenco plačil staršev, ki vsebuje podatke o (a) višini plačil staršev in (b) mesečnih plačilih staršev (45. člen ZVrt).

Kot določa Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje v 6. členu, evidenco plačil staršev vrtec za vsako šolsko leto vzpostavi in vodi na način, ki ga določi ravnatelj z notranjim aktom. Evidenca se vzpostavi na podlagi odločb o določitvi plačila, ki jih izda in posreduje vrtcu občina, pristojna za določitev plačila staršev, ter podatkov o izpolnjevanju mesečne obveznosti plačila za vrtec, ki izhaja iz izstavljenih računov. Za vodenje, obdelavo, uporabo in posredovanje podatkov iz evidence se uporabljajo predpisi, ki urejajo finančno računovodstvo pravnih oseb in poslovanje proračunskih porabnikov.

Nadalje 20. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje določa, da lahko osebne podatke zbirajo, uporabljajo, shranjujejo in posredujejo samo tisti delavci, ki jih za to pooblasti ravnatelj (pooblaščeni delavci). Ravnatelj pri določitvi pooblaščenih delavcev upošteva namen zbiranja osebnih podatkov, ki ga določa zakon, vsebino podatkov in naravo dela, ki ga delavci opravljajo. Pooblaščeni delavci morajo biti seznanjeni z Zakonom o varstvu osebnih podatkov in Zakonom o vrtcih, ki določa zbirke osebnih podatkov, ter z določili tega pravilnika.

V upanju, da smo vam pomagali, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka