Ustreznost obdelave OP v okviru projektne naloge
+ -Številka: 07120-1/2024/281
Kategorije: Informiranje posameznika, Posredovanje osebnih podatkov, Statistika in raziskovanje
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov pri izvajanju raziskave – projektne naloge.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
IP ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru neobvezujočega mnenja tako ne more presojati skladnosti izbrane pravne podlage ter metodologije oziroma predvidenega načina izvedbe projektne naloge, ki ste ju opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.
IP splošno pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:
a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.
IP pojasnjuje, da bi eventualno morda lahko prišle v poštev določbe 68. do 70. člena ZVOP-2, če gre za obdelave za namene raziskovanja. V skladu z drugim, tretjim in četrtim odstavkom 69. člena ZVOP-2 je sicer posredovanje osebnih podatkov za raziskovalne namene dopustno, če so kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji:
a. gre za obdelavo osebnih podatkov v raziskovalne namene;
b. obdelavo podatkov izvaja raziskovalna organizacija ali raziskovalec v smislu 68. člena ZVOP-2, ki izkazuje izpolnjevanje pogojev glede uporabe etičnih načel in metodologije s področja raziskovanja;
c. prošnji za podatke je priložen opis raziskave in glede na okoliščine konkretnega primera tudi ocena učinka in zaključki posvetovanja z nadzornim organom;
d. ni podan noben izmed primerov iz četrtega odstavka 69. člena ZVOP-2 za zavrnitev posredovanja podatkov.
Splošna uredba ne ureja natančno, katere vrste obdelav podatkov pomenijo obdelavo v raziskovalne namene. Uvodna opomba št. 159 Splošne uredbe določa, da bi bilo treba obdelavo osebnih podatkov v znanstvenoraziskovalne namene razlagati široko, tako da vključuje tudi tehnološki razvoj, predstavitvene dejavnosti, temeljne raziskave, uporabne raziskave in zasebno financirane raziskave, pa tudi študije, izvedene v javnem interesu na področju javnega zdravja.
ZVOP-2 v prvem odstavku 68. člena uvaja dodatni pogoj glede dostopa do podatkov v raziskovalne namene, saj se ureditev iz 69. in 70. člena uporablja le za organizacije in posameznike, ki pri svojem delovanju uporabljajo etična načela in metodologijo s področja raziskovanja. Na izjemo glede obdelave osebnih podatkov v raziskovalne namene se tako lahko sklicujejo le organizacije (na primer univerze in inštituti) in posamezniki (na primer doktorski študenti), ki pri svojem delu sledijo uveljavljenim metodološkim in etičnim standardom znanstvenega raziskovanja, kar lahko glede na okoliščine konkretnega primera dokazujejo na različne načine, na primer s predložitvijo mnenja etične komisije, dokazilom o tem, da organizacijo zavezujejo določena zunanja ali notranja pravila na tem področju, s predložitvijo ustreznega protokola raziskave ali z zavezujočo enostransko izjavo. Vendar pa IP izpostavlja, da gre za izjemo glede dostopa do podatkov, zato jo je treba razlagati ozko.
Posredovanje podatkov ni dolžnost upravljavca in jo lahko v določenih primerih tudi zavrne, na primer če raziskovalna organizacija zaprosilu za podatke ni priložila (ustreznega) opisa raziskave ali če oceni, da zahtevani osebni podatki niso primerni za izvedbo raziskave ali da nameni oziroma cilji raziskave ne upravičujejo posega v pravice posameznikov (vsi razlogi za zavrnitev so navedeni v četrtem odstavku 69. člena ZVOP-2). Presoja izpolnjenosti pogojev iz drugega, tretjega in četrtega odstavka 69. člena ZVOP-2 je v pristojnosti upravljavcev, ki so tudi odgovorni za zakonitost posredovanja osebnih podatkov. V petem odstavku 69. člena ZVOP-2 je določeno, da upravljavec in izvajalec raziskave posameznikov, na katere se nanašajo podatki, ne obveščata o obdelavah njihovih osebnih podatkov, razen če drug zakon določa drugače. Upravljavec osebnih podatkov o posredovanju osebnih podatkov izvajalcu raziskave obvesti javnost z objavo na svojih spletnih straneh. Objava obsega navedbo naslova raziskave, namene oziroma cilje raziskave, navedbo kategorij posameznikov in vrst osebnih podatkov, posredovanih izvajalcu raziskave.
IP splošno pojasnjuje, da je treba konkretno opredeliti podatkovne tokove, katere vrste obdelav in podatkov katerih kategorij posameznikov naj bi se izvajale in za katere konkretne namene (glede na posamezne vrste podatkov), kdo so upravljavci, kako bi pridobili te podatke in od koga ter kdo in kako bi tem posameznikom zagotovil ustrezne informacije o obdelavi. Prav tako morate glede na to opredeliti vloge posameznih vključenih organizacij v procesu zbiranja in obdelave (upravljavci, pogodbeni obdelovalci, skupni upravljavci) ter pravne podlage za zbiranje, ukrepe varovanja podatkov, rok njihove hrambe in podobno. IP posebej opozarja tudi na zahtevo po vgrajenem in privzetem varstvu osebnih podatkov (25. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov). Ta terja, da se tako v sami zasnovi projekta (vgrajeno), kot tudi pri njegovi uporabi (privzeto), spoštuje načela varstva osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (npr. načelo najmanjšega obsega podatkov, načelo omejitve shranjevanja, itd.).
IP splošno vsem subjektom, ki razmišljajo o uvedbi podobnih rešitev, kot jo navajate v vašem zaprosilu za mnenje, priporoča, da v skladu s 35. členom Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov izvedejo oceno učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov. IP je na temo ocene učinkov izdelal Smernice o ocenah učinkov na varstvo podatkov, ki so dostopne na spletni strani:
https://www.ip-rs.si/prirocniki_smernice/Smernice_o_ocenah_ucinka.pdf
Gre za vnaprejšnjo presojo, ali oziroma pod kakšnimi pogoji bi bila predlagana uvedba projekta zakonita, sorazmerna, transparentna, varna itd. Zelo pomembno je izhajati iz težav, ki naj bi jih reševali z uvedbo rešitve, pri čemer je treba realno oceniti, ali se bo na tak način dejansko doseglo zasledovane cilje in ali teh ciljev ni mogoče doseči na drug način (npr. z uporabo drugih sredstev za dosego cilja), ki bi manj posegal v pravice posameznika.
IP nadalje pojasnjuje, da je v skladu s prvim odstavkom 35. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov temeljni kriterij za vprašanje, kdaj je ocena učinkov obvezna, zlasti ocena, ali bo obdelava povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Dodatni kriteriji so opredeljeni v tretjem odstavku istega člena. Ob tem je treba preveriti tudi, ali gre morda za obliko obdelave iz Seznama dejanj obdelav osebnih podatkov, za katere velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov po 4. odstavku 35. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in ko je torej predhodna izvedba ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov obvezna. IP je pripravil tak seznam in ga objavil na spletni strani:
IP dodaja še, da ZVOP-2 v 39. do 41. členu določa pravila glede posredovanja osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega in zasebnega sektorja, ter postopek posredovanja podatkov. Glede na okoliščine konkretnega primera zahteve za posredovanje osebnih podatkov za raziskovalne namene so relevantne tudi te določbe.
IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih obrazcev, drugih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov. Upravljavec (v konkretnem primeru vaš organ) je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.
Lepo vas pozdravljamo.
Pripravil:
Matej Sironič,
Svetovalec pooblaščenca
za varstvo osebnih podatkov
dr. Jelena Virant Burnik,
Informacijska pooblaščenka