Snemanje in javna objava glasu zaposlenih v podkastih

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede pravne podlage za snemanje in objavo glasu zaposlenih v podkastih. Delodajalec v javnem sektorju pripravlja in snema podkaste z različnih področij svojega delovanja. Sodelovanje strokovnih delavcev (javnih uslužbencev) v teh podkastih je bilo doslej prostovoljno. Če zaposleni v podkastu ni želel nastopiti oziroma ni želel snemanja in javne objave svojega nastopa, je sodelovanje lahko odklonil, delodajalec pa je takšno odločitev spoštoval. Delodajalec je spremenil stališče, in sicer naj bi bilo mogoče zaposlenemu sodelovanje v podkastu odrediti kot delovno obveznost. Pri tem ne gre zgolj za sodelovanje zaposlenega pri pripravi strokovne vsebine. Podkast se zvočno posname, nato se posnetek javno objavi in promovira na različnih spletnih kanalih in platformah, med drugim na spletni strani delodajalca, Facebooku, YouTubu, Spotifyju, Deezerju in drugih platformah. Posnetki so tako dostopni nedoločenemu številu oseb in ostanejo javno dostopni tudi po izvedbi podkasta. 

Glede na navedeno vas zanima, ali lahko delodajalec glede na opisane naloge določenih delovnih mest, ki ne vsebujejo tovrstnih dejavnosti, od zaposlenega zahteva oziroma mu kot delovno obveznost odredi sodelovanje v podkastu, ki vključuje snemanje njegovega glasu ter poznejšo javno objavo in trajno hrambo posnetka na spletni strani delodajalca in različnih javno dostopnih spletnih platformah, in takšno obdelavo osebnih podatkov utemelji kot potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem v smislu 48. člena ZDR-1. Zanima vas ali mora delodajalec za snemanje glasu zaposlenega ter javno objavo in trajno hrambo posnetka pridobiti njegovo predhodno privolitev. Dodajate še, da ima delodajalec sicer za področje odnosov z javnostmi zaposlene (druge) osebe.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Glas in podoba zaposlenega sta osebna podatka, snemanje in objava podkasta pa predstavljata obdelavo osebnih podatkov. Delodajalec kot upravljavec je za takšno obdelavo dolžan izkazati ustrezno pravno podlago iz člena 6(1) Splošne uredbe.

Presoja, ali določena naloga delavca sodi med delovne naloge posameznega delavca oziroma ali presega njegove delovne naloge (torej kako, kdaj in pod katerimi pogoji se lahko tako delo odredi kot delovna obveznost in drugih delovnopravnih posledic odklonitve takega dela) presega pristojnosti IP.

Če nastopa zaposlenega v podkastu, ki je namenjen javni objavi na različnih spletnih straneh in platformah, glede na naravo in opis njegovega delovnega mesta ni mogoče opredeliti kot naloge, potrebne za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z njim, 48. člen ZDR-1 ne more predstavljati pravne podlage za obdelavo njegovih osebnih podatkov. V takem primeru je za zakonitost obdelave treba zagotoviti drugo ustrezno pravno podlago iz člena 6(1) Splošne uredbe, pri čemer bi lahko prišla v poštev zlasti privolitev posameznika. Slednja mora biti vedno prostovoljna, specifična (konkretna), informirana in nedvoumna in jo zato lahko zaposleni brez negativnih posledic za svoj delovnopravni položaj tudi odkloni.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Glas in podoba zaposlenega sta osebna podatka, snemanje in objava podkasta pa predstavljata obdelavo osebnih podatkov. Delodajalec kot upravljavec je za takšno obdelavo dolžan izkazati ustrezno pravno podlago iz člena 6(1) Splošne uredbe.

Obdelava osebnih podatkov je torej dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V členu 6 Splošne uredbe so tako določene pravne podlage, in sicer:

1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
5. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

V delovnih razmerjih se osebni podatki obdelujejo primarno na podlagi zakonske določbe, in sicer pravno podlago v smislu člena 6(1)(c) predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR-1).

ZDR-1 v prvem odstavku 48. člena na splošno določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Ker pa prvi odstavek 48. člena ZDR-1 dopušča obdelavo osebnih podatkov tudi brez dodatne podlage v drugem zakonu, lahko delodajalec od delavca sicer obdeluje osebne podatke (tudi druge kot tiste določene npr. z ZEPDSV), vendar le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Izhodišče za presojo, ali je določena obdelava osebnih podatkov potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, je 4. člen ZDR-1, po katerem je delovno razmerje osebno in nepretrgano opravljanje dela po navodilih in pod nadzorom delodajalca. Delavec mora izvrševati dogovorjene in predpisane obveznosti. Za presojo tega je treba v obzir vzeti tudi 33. člen ZDR-1 – vestno opravljanje dela, 34. člen ZDR-1 – upoštevanje delodajalčevih navodil, 37. člen ZDR-1 – prepoved škodljivega ravnanja. Sodna praksa te določbe uporablja pri presoji, ali je delavec dolžan izvršiti konkretno navodilo delodajalca. Vendar pa navodilo delodajalca ni neomejeno. Mora biti povezano z delom, ki ga je delavec po pogodbi o zaposlitvi dolžan opravljati, oziroma z organizacijo delovnega procesa.

Presoja, ali določena naloga delavca sodi med delovne naloge posameznega delavca oziroma ali presega njegove delovne naloge (torej kako, kdaj in pod katerimi pogoji se lahko tako delo odredi kot delovna obveznost in drugih delovnopravnih posledic odklonitve takega dela) presega pristojnosti IP. Presoja tega je v odgovornost delodajalca, pri čemer mora upoštevati pogodbo o zaposlitvi, sistemizacijo, interne akte in naravo delovnega mesta. Sama podrejenost javnega uslužbenca in splošna pravica predstojnika dajati delovna navodila zato še ne predstavljata zadostne pravne podlage za neprostovoljni javni nastop zaposlenega. Treba je izkazati, da je nastop konkretnega zaposlenega vsebinsko povezan z njegovimi delovnimi nalogami, nato pa posebej utemeljiti snemanje in javno objavo njegovega glasu/podobe/izjav.

Glede privolitve kot ene od možnih pravnih podlag iz 6. člena Splošne uredbe za obdelavo osebnih podatkov delavcev IP dodaja še, da privolitev v delovnih razmerjih v razmerju do uvodoma navedene delovnopravne zakonodaje velja le za tiste osebne podatke, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika. Zaradi izrazite neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih oziroma zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca šibkejša stranka, je namreč zakonodajalec to področje uredil strožje. Zato pride obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve na tem področju v poštev zgolj izjemoma in pod pogojem, da lahko posameznik resnično brez kakršnihkoli posledic za delovno razmerje privolitev odkloni. Zato praksa, ki naj bi bila po vašem opisu vzpostavljena pred spremembo stališča, vsaj glede na opisano situacijo ustreza tem pogojem.

Če torej nastopa zaposlenega v podkastu, ki je namenjen javni objavi na različnih spletnih straneh in platformah, glede na naravo in opis njegovega delovnega mesta ni mogoče opredeliti kot naloge, potrebne za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z njim, 48. člen ZDR-1 ne more predstavljati pravne podlage za obdelavo njegovih osebnih podatkov. V takem primeru je za zakonitost obdelave treba zagotoviti drugo ustrezno pravno podlago iz člena 6(1) Splošne uredbe, pri čemer bi lahko prišla v poštev zlasti privolitev posameznika. Slednja mora biti vedno prostovoljna, specifična (konkretna), informirana in nedvoumna in jo zato lahko zaposleni brez negativnih posledic za svoj delovnopravni položaj tudi odkloni.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek Kostevc, univ. dipl. prav.
svetovalka pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik,
informacijska pooblaščenka