Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
| sl | Iskalnik po spletni strani   Priredbe v znakovni jezik  
dekorativna slika

Dostop do kadrovske mape

+ -
Datum: 02.09.2024
Številka: 07121-1/2024/1007
Kategorije: Delovna razmerja

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede vpogleda v personalno mapo javnih uslužbencev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca je načeloma stvar odločitve vodstva in notranje organizacije posameznega upravljavca, pri tem pa je treba upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov mora biti vsakršna obdelava osebnih podatkov (tudi dostopanje zaposlenih do osebnih podatkov) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. Pri določanju dostopnih pravic je tako treba upoštevati naloge, naravo dela in delovne obveznosti posameznega zaposlenega.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP pojasnjuje, da mora upravljavec (v konkretnem primeru vaš delodajalec) pred uvedbo posamezne rešitve presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki bodo obdelovani v njenem okviru. Obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca je načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih, Upravljavec osebnih podatkov mora pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz točke (e) tega člena mora biti obdelava osebnih podatkov (npr. dostopanje do kadrovskih map uslužbencev) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. To pomeni, da je pri določanju pravic dostopa treba vzeti v obzir naloge, naravo dela in delovne obveznosti posamičnega zaposlenega. Za posamezno vrsto osebnih podatkov je tako treba pretehtati, kateri izmed zaposlenih se morajo seznaniti s temi podatki glede na namene, za katere se obdelujejo. Če je tako neizogibno potrebno, da konkretni delavci, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi oziroma druge pogodbe, ki ureja njihovo razmerje do delodajalca, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, za svoje delo v okviru pristojnosti delodajalca dostopajo do podatkov iz kadrovske mape, je dopustno, da se jim tak dostop omogoči.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more konkretno presojati ustreznosti notranje ureditve upravljavca, temveč je naloga upravljavca oziroma njegovega vodstva, da opravi presojo, kdo od zaposlenih utemeljeno potrebuje dostop do določenih osebnih podatkov in na podlagi te ocene ustrezno določi dostopne pravice.

IP sklepno pojasnjuje, da  v kolikor menite, da je prišlo do neupravičene obdelave vaših osebnih podatkov, lahko pri IP vložite prijavo kršitve varstva osebnih podatkov po elektronski pošti na naslov gp.ip@ip-rs.si, oziroma po navadni pošti na naslov: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. IP splošno priporoča, da se prijave pošljejo na ustreznem obrazcu.

Lepo vas pozdravljamo.

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                   

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka