Zbiranje podatkov o cepljenosti zaposlenih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da vas delodajalec sprašuje po podatkih kdaj in s katerim cepivom ste se cepili, ker bo vodil evidenco. Delodajalcu ste povedali, od katerega datuma dalje izpolnjujete pogoj PCT, tako specifičnih podatkov (ime cepiva in datum cepljenja) pa smatrate, da vam ni potrebno razkriti. Ali je delodajalec upravičen do teh podatkov?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

IP uvodoma pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za zakonito obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Osebne podatke, ki se nanašajo na telesno ali duševno zdravje posameznika, vključno z zagotavljanjem zdravstvenih storitev, in razkrivajo informacije o njegovem zdravstvenem stanju, Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 4(15) opredeljuje kot podatke o zdravstvenem stanju. Slednji se na podlagi člena 9(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov uvrščajo med posebno vrsto osebnih podatkov, katerih obdelava je prepovedana, v kolikor ni podana katera od izjem, ki so navedene v točkah (a) do (j) člena 9(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Pri tem je upravljavec dolžan upoštevati tudi načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki so določena v členu 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov morajo biti osebni podatki na primer ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Za obdelavo podatkov v delovnih razmerjih je relevanten predvsem 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 in naslednji), skladno s katerim se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Kateri osebni podatki so tisti, ki jih delodajalec lahko obdeluje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, je potrebno presojati od primera do primer. Na delodajalcu je, da utemelji, zakaj potrebuje določen osebni podatek delavca zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem.

Ob navedenem IP pojasnjuje, da delodajalec podatkov kot jih navajate načeloma ne potrebuje, razen če to od njega zahtevajo področni predpisi kot na primer odredbe glede obveznih testiranj za zaposlene v določenih dejavnostih. Tudi v takšnem primeru pa lahko delodajalec zbira oziroma obdeluje zgolj tiste podatke, ki so ustrezni in relevantni za takšen namen. V vsakem primeru morajo biti zaposlenim že pri zbiranju podatkov na voljo ustrezne informacije o obdelavi njihovih osebnih podatkov, kot to določa člen 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov, na primer komu se podatki pošiljajo, za kakšen konkretni namen, na kateri podlagi, kakšen je rok hrambe, kdo je upravljavec, kakšne pravice ima posameznik v zvezi z njegovimi podatki ali je zagotovitev podatkov obvezna in podobno.

IP na koncu dodaja, da so vsa mnenja IP objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Vašega delovnega področja v zaprosilu za mnenje sicer ne navajate, v koliko pa delate na področju dejavnosti vzgoje in izobraževanja, vam je lahko deloma v pomoč tudi na primer mnenje številka 07121-1/2021/958, v katerem je med drugim navedeno, da v primeru, ko se delavcu iz razlogov navedenih v 4. členu Odredbe o izvajanju posebnega presejalnega programa za zgodnje odkrivanje okužb z virusom SARS-CoV-2 za osebe, ki opravljajo dejavnost vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 11/21 in 64/21; v nadaljevanju Odredba) ni potrebno testirati (ker je na primer prebolevnik ali se je cepil), mora predstojniku delodajalca oziroma od njega pooblaščeni osebi sporočiti, iz katerega razloga se mu ni treba testirati ter mu omogočiti vpogled v dokazilo, ki potrjuje njegovo izjavo. V tem primeru se za namene izpolnjevanja Odredbe v evidenci za posameznega delavca vodi le izjava delavca o tem, da izpolnjuje pogoje iz 4. člena Odredbe ter do kdaj jih izpolnjuje in uradni zaznamek o vpogledu v dokazilo (npr. potrdilo št. … ali potrdilo z dne …), ne pa tudi razlog za to (v evidenco se torej ne vpiše, da je npr. prebolevnik oziroma da se je cepil).

Več informacij glede dopustne obdelave osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v Smernicah IP »Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, ki so dostopne na spletni strani in na naslednji povezavi https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/.

Lep pozdrav,

                                                                                    Mojca Prelesnik,

                                                                                    informacijska pooblaščenka

Žiga Veber,

državni nadzornik

za varstvo osebnih podatkov