Točnost in ažurnost podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali mora upravljalec v primeru, če dobi informacijo, da je oseba zamenjala osebni podatek (npr. naslov bivališča), to informacijo:

1. a) prejeti pisno (po e-mailu ali celo na posebnem obrazcu) od posameznika, na katerega se nanaša osebni podatek;
2. b) je dovolj, da upravljalec zavede, da je pridobil informacijo o drugačnem osebnem podatku in sam opravi vpogled v CRP (pod predpostavko, da ima dostop in zakonsko podlago za vpogled) ter na podlagi tega v evidenci osebnih podatkov posodobi podatek. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Skladno s členom 5(1)(d) Splošne uredbe morajo biti osebni podatki točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni; sprejeti je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo. Navedena zahteva obvezuje upravljavca osebnih podatkov, da sprejme vse ukrepe, ki so potrebni, da se preprečuje vodenje netočnih zbirk. Če se upravljavcu pojavi utemeljen dvom v točnost osebnih podatkov določenega posameznika, lahko to preveri tudi z vpogledom v Centralni register prebivalstva, seveda pod pogojem, da ima za to ustrezno pravno podlago. Več o obdelavi osebnih podatkov iz centralnega registra prebivalstva si lahko preberete v smernicah IP, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_CRP_web.pdf.

Po členu 16 Splošne uredbe pa ima tudi posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim (pravica do popravka). Splošna uredba ne predpisuje, na kakšen način posameznik sporoči upravljavcu spremembo svojega osebnega podatka oziroma zahteva njegov popravek. IP pojasnjuje, da lahko to stori na kakršenkoli način, torej ustno ali pisno, tudi po elektronski pošti, in ne nujno na posebnem pisnem obrazcu. Bistveno pri tem je, da je upravljavec prepričan, da spremembo sporoča oziroma zahtevo za popravek vlaga prav ta posameznik. Upravljavec pa ima pravico od posameznika zahtevati dodatne informacije zato, da se odpravi dvom v identiteto posameznika, ki je podal zahtevo za popravek.

Lep pozdrav,

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                       

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov