Snemanje telefonskih klicev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede roka hrambe posnetkov telefonskih klicev in dostopa do njih.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da ni pristojen za nadzor zakonitosti snemanja telefonskih klicev. Podlage, pogoje in omejitve snemanja telefonskih klicev ureja Zakon o elektronskih komunikacijah (ZEKom-1; Uradni list RS, št. 109/12, 110/13, 40/14 – ZIN-B, 54/14 – odl. US, 81/15, 40/17). Za izvajanje nadzora nad spoštovanjem določb ZEKom-1 (tudi v delu, ki se nanaša na snemanje telefonskih klicev) je (razen izjemoma, kjer je v zakonu določeno drugače) pristojna Agencija za komunikacijska omrežja in storitve Republike Slovenije (AKOS).

IP splošno pojasnjuje, da je ob obravnavi vprašanja ustreznega izvajanja snemanja telefonskih pogovorov med posamezniki in upravljavci osebnih podatkov torej treba upoštevati določbe ZEKom-1. Ta načeloma prepoveduje snemanje telefonskih klicev brez privolitve uporabnika ali zakonske podlage. Tako v petem odstavku 147. člena določa, da so vse oblike nadzora oziroma prestrezanja komunikacij, ki jih izvajajo tretje osebe in te niso uporabniki, udeleženi v komunikaciji, kot so poslušanje, prestrezanje, snemanje, shranjevanje in posredovanje komunikacij iz prvega odstavka tega člena brez soglasja zadevnih uporabnikov, prepovedane, razen če je to dovoljeno v skladu s prejšnjim odstavkom ali v skladu s 153. ter 160. členom tega zakona oziroma če je taka oblika nadzora oziroma prestrezanja nujno potrebna za prenos sporočil (npr. telefaks sporočila, elektronska pošta, elektronski predali, glasovna pošta, storitev SMS).

V skladu z devetim odstavkom 147. člena ZEkom-1 je, ne glede na zgoraj navedene določbe petega odstavka istega člena, snemanje vsebine komunikacij in pridobivanje povezanih podatkov iz prvega odstavka istega člena dovoljeno tudi v javnem sektorju, in sicer v okviru organizacij in državnih organov, ki so pristojni za izvajanje obveščevalnih in varnostnih nalog, nalog policije, obrambe in zaščite, reševanja in pomoči pod pogojem, da so kličoči uporabniki predhodno obveščeni o snemanju, njegovem namenu in trajanju hranjenja posnetka (npr. avtomatski odzivniki). Drugim državnim organom je snemanje vsebine komunikacij dovoljeno, če tako določa (področni) zakon. Ob tem pa IP poudarja, da ni dopustno snemati klicev na vse številke znotraj takšnih organizacij in državnih organov, ampak le tiste, ki so neposredno namenjeni izvajanju nalog, naštetih v devetem odstavku 147. člena.

IP ob tem glede roka hrambe posnetkov opozarja, da je treba pri določitvi roka hrambe upoštevati načelo omejitve shranjevanja iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, v skladu s katerim so lahko osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Posnetke je tako dopustno hraniti najdlje do trenutka, ko je izpolnjen namen obdelave podatkov. Posamezna organizacija oziroma državni organ mora na podlagi izkušenj iz preteklosti pošteno presoditi, kateri je tisti rok, v katerem bo v večini primerov dejansko lahko potrebovala posnetek klica. Ob tem IP dodaja, da se z relativno kratkimi roki hrambe tudi v večji meri onemogoči morebitne nepooblaščene dostope do pogovorov ali celo njihove zlorabe za druge namene (npr. posredovanje osebnih podatkov nepooblaščenim osebam). Tveganja za morebitne zlorabe so v primerih relativno daljših rokov hrambe večja, zato jih morajo spremljati dodatni varnostni ukrepi (npr. strožja omejitev dostopnih pravic).

Glede dostopa do podatkov IP najprej pojasnjuje, da zvočni posnetki telefonskih pogovorov  predstavljajo zbirke osebnih podatkov, posameznik na zvočnem posnetku (udeleženec komunikacije) pa ima skladno s 15. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in vse informacije iz navedenega člena uredbe. To pomeni, da mu mora upravljavec omogočiti prepis ali kopiranje podatkov oziroma zvočnega posnetka. IP v zvezi z uveljavljanjem pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki poudarja, da posameznik ni upravičen pridobiti tistega dela posnetka telefonskega pogovora, ki ne predstavlja njegovih osebnih podatkov. Ob tem IP dodaja, da je pravica do seznanitve lahko v skladu s 23. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov za posamezne primere omejena z zakonom.

IP nadalje splošno pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati pravna podlaga. Dostop drugih subjektov oziroma organizacij do posnetkov bi bil tako lahko mogoč le ob obstoju ene od navedenih pravnih podlag. IP ob tem opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave.

IP sklepno dodaja še, da izčrpne in celovite informacije glede snemanja telefonskih klicev vsebujejo tudi Smernice IP o snemanju telefonskih klicev, ki so dostopne na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_snemanju_telefonskih_klicev.pdf.

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                   

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka