Seznam s prebivališči delavcev
+ -Številka: 07121-1/2021/1195
Kategorije: Delovna razmerja, Zavarovanje osebnih podatkov
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem pojasnjujete, da delodajalec zbira podatek o prebivališču za namen povračila stroškov prevoza na delo in z dela. Moti vas, da je seznam dostopen vsem zaposlenim. Nadalje vas moti, da podatek zbira vaš neposredni vodja in ne kadrovska služba.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku, zato na vaše vprašanje v okviru tega mnenja ne more dokončno odgovoriti.
Delodajalec ima na delovnem mestu pravice, ki izvirajo iz njegove lastnine na delovnimi sredstvi. Nedvomno pa mora delodajalec na delovnem mestu upoštevati delavčevo zasebnost in osebne podatke delavca obdelovati zgolj v obsegu, ki je potreben zaradi uresničevanja pravic in obveznosti na delovnem mestu. Za obdelavo osebnih podatkov mora obstajati primerna pravna podlaga, npr. pravna podlaga, ki je določena v zakonu ali pa v nekaterih primerih tudi soglasje delavca (več o pravnih podlagah v delovnih razmerjih si lahko preberete npr. v mnenju št. 0712-1/2019/1778 z dne 30.7.2019, dostopno na e-naslovu: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a38d400fd). Vodenje nekaterih evidenc je predpisano z zakonodajo, npr. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06) med drugim določa evidenco o zaposlenih delavcih, v okviru katere se vodi tudi podatek o naslovu stalnega in začasnega prebivališča. V skladu z navedenim zakonska pravna podlaga za zbiranje podatka o prebivališču zaposlenih v danem primeru najverjetneje obstaja.
Naloga upravljavca osebnih podatkov (torej vašega delodajalca) pa je tudi zavarovanje osebnih podatkov, ki jih zbira, kar pomeni, da mora sprejeti določene tehnične oz. organizacijske ukrepe za zavarovanje teh podatkov, npr. omejitev dostopa do podatkov delavca zgolj pooblaščenim osebam. S tem ukrepom tako onemogoči, da bi se osebe, ki niso za to pooblaščene, seznanile oz. vpogledovale v podatke, ki so sicer zbrani na zakoniti pravni podlagi. Navedeno pomeni, da mora vaš delodajalec med drugim tudi presoditi, kateri podatki so lahko dostopni vašemu neposredno nadrejenemu oziroma drugim zaposlenim v okviru opravljanja njihovih delovnih nalog. Kakor že uvodoma pojasnjeno, pa IP ne more v okviru mnenja presojati, ali gre v konkretnem primeru za kakršnokoli kršitev, saj presojo o ustreznosti obdelave osebnih podatkov v danem primeru lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali upravnega postopka.
IP je na temo varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih pripravil posebne smernice na to temo, do katerih lahko dostopate prek spletne povezave: https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/.
V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.
Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
Neja Domnik, mag. prav.,
asistentka svetovalca pri IP