Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Pridobivanje osebnih podatkov iz vprašalnika pred zaposlitvijo

+ -
Datum: 11.01.2022
Številka: 07121-1/2022/30
Kategorije: Delovna razmerja, Posebne vrste, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ste se odzvali na prosto delovno mesto ... Iz kadrovske službe podjetja ste v izpolnitev prejeli vprašalnik, ki ste ga priložili vašemu dopisu. Navajate, da so v vprašalniku vprašanja, ki jih delodajalec nima pravice pridobiti, kot npr. verska pripadnost, informacije o zdravstvenem stanju, zakaj menjate službo, ali ste kadilec ipd. Zanima vas naše mnenje in ali je zahteva delodajalca po izpolnitvi tovrstnega vprašalnika, podlaga za prijavo kršitve.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP še dodaja in poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov iskalcev zaposlitve je potrebno imeti pravno podlago, to je načeloma lahko med drugim tudi soglasje posameznika (vse pravne podlage določa 6. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov). Zakonodajalec je obdelavo osebnih podatkov v zvezi z delovnimi razmerji (tudi za iskalce zaposlitve) zaradi občutljivosti področja s področnim zakonom (Zakonom o delovnih razmerjih) uredil strožje.

 

Delodajalec sme od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela. Ker IP ni pristojen za razlago določb delovnopravnih predpisov, vam v nadaljevanju podajamo naše neobvezno mnenje le z vidika varstva osebnih podatkov. IP pa v mnenju ne more določati, katere konkretne podatke je dopustno zbirati od kandidata v posameznem kandidacijskem postopku za določeno delovno mesto.

 

Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZDR-1) v 48. členu ureja varstvo delavčevih osebnih podatkov, glede na četrti odstavek tega člena enako velja tudi za osebne podatke kandidatov za delovno mesto oz. iskalcev zaposlitve (v nadaljnjem besedilu: kandidat). Prvi odstavek določa, da se lahko osebni podatki delavcev (torej tudi kandidatov) zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

 

Podatki v zvezi z zdravjem so glede na 9. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov posebne vrste osebni podatki, obdelava teh pa je glede na alinejo (b) dovoljena v primeru, da je obdelava potrebna za namene izpolnjevanja obveznosti in izvajanja posebnih pravic upravljavca ali posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, na področju delovnega prava ter prava socialne varnosti in socialnega varstva, če to dovoljuje pravo Unije ali pravo države članice ali kolektivna pogodba v skladu s pravom države članice, ki zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe za temeljne pravice in interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

 

IP pri tem opozarja na 6. člen ZDR-1, na podlagi katerega je določena prepoved diskriminacije, kar pomeni, da mora delodajalec kandidatu pri zaposlovanju zagotavljati enako obravnavo ne glede na različne osebne okoliščine, med drugimi tudi glede na zdravstveno stanje, narodnost, spol, vero ali prepričanje, družinsko stanje, premoženjsko stanje ali drugo osebno okoliščino. Enako obravnavo glede na osebne okoliščine mora delodajalec zagotavljati kandidatu oziroma delavcu zlasti tudi pri zaposlovanju.

 

Pravno podlago za zbiranje osebnih podatkov kandidatov določa 28. člen ZDR-1, na podlagi katerega sme delodajalec od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela. Delodajalec pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oziroma zakonskem stanu, o nosečnosti, o načrtovanju družine oziroma drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec ne sme pogojevati sklenitve pogodbe o zaposlitvi s pridobitvijo teh podatkov ali z dodatnimi pogoji npr. z vnaprejšnjim podpisom odpovedi pogodbe o zaposlitvi s strani delavca.

 

Katere podatke npr. v zvezi z zdravstvenim stanjem delodajalec potrebuje od kandidata in so v zvezi z izpolnjevanjem pogojev delovnega mesta, je torej odvisno od pogojev, ki se zahtevajo za določeno vrsto delovnega mesta. Glede na 22. člen ZDR-1 mora delavec, ki sklene pogodbo o zaposlitvi, izpolnjevati predpisane, s kolektivno pogodbo ali splošnim aktom delodajalca določene oziroma s strani delodajalca zahtevane in v skladu s prvim odstavkom 25. člena tega zakona objavljene pogoje za opravljanje dela. Delodajalec je dolžan s splošnim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela. Ta obveznost pa ne velja za manjše delodajalce (ki je glede na tretji odstavek 5. člena ZDR-1 delodajalec, ki zaposluje deset ali manj delavcev). Delodajalec mora prosto delovno mesto oziroma vrsto dela javno objaviti, objava mora vsebovati tudi pogoje za opravljanje dela.

 

Glede na 29. člen ZDR-1 je kandidat pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi dolžan predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njemu znanih drugih okoliščinah, ki ga kakorkoli onemogočajo ali bistveno omejujejo pri izvrševanju obveznosti iz pogodbe ali ki lahko ogrožajo življenje ali zdravje oseb, s katerimi pri izvrševanju svojih obveznosti prihaja v stik. Nadalje je iz 29. člena ZDR-1 razvidno tudi, da kandidat ni dolžan odgovarjati na vprašanja, ki niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem.

 

Glede na 28. člen ZDR-1 pa ima delodajalec zaradi ugotovitve kandidatove zdravstvene zmožnosti za opravljanje dela pravico in obveznost, da kandidata na svoje stroške napoti na predhodni zdravstveni pregled v skladu s predpisi o varnosti in zdravju pri delu. Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11, v nadaljevanju ZVZD-1) v 36. členu določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti zdravstveni pregled. Pravilnik o preventivnih zdravstvenih pregledih delavcev (Uradni list RS, št. 87/02, s spremembami in dopolnitvami) v 5. členu določa, da se s predhodnim preventivnim zdravstvenim pregledom ugotavlja izpolnjevanje zdravstvenih zahtev za opravljanje določenega dela pri delodajalcu. Pooblaščeni zdravnik o rezultatu pregleda obvesti delavca (zgolj o izpolnjevanju pogojev in morebitnih omejitvah, ki so pomembne za konkretno delo, ne pa tudi o samih diagnozah), njegovega izbranega osebnega zdravnika in delodajalca, če je pri pregledu ugotovljena takšna okvara zdravja delavca, ki ogroža njegovo življenje oziroma njegovo delovno zmožnost.

 

Glede na šesti odstavek 28. člena ZDR-1 se ugotovitev zdravstvene zmožnosti kandidata ne sme nanašati na okoliščine, ki niso v neposredni zvezi z delom, za katerega se sklepa pogodba o zaposlitvi.

 

Glede na navedeno lahko delodajalec od kandidata za zaposlitev zbira le tiste osebne podatke, ki so potrebni za presojo o tem, ali ima kandidat ustrezna znanja in izkušnje oziroma ali izpolnjuje pogoje, določene v objavi prostega delovnega mesta. Pri tem mora upoštevati načelo sorazmernosti in nabor osebnih podatkov prilagoditi delovnemu mestu. Menimo, da delodajalec načeloma nima pravne podlage za zbiranje podatkov o zdravstvenem stanju kandidatov, za ugotovitev zdravstvenega stanja mora delodajalec kandidata poslati na zdravstveni pregled k izvajalcu medicine dela, ki strokovno oceni zdravstveno stanje delavca. Lahko pa bi eventualno morda delavca vprašal ali morda pri njem obstajajo kakšne omejitve za opravljanje konkretnega dela. Od narave delovnega mesta je odvisno, kateri podatki glede zdravja delavca so takšne vrste, da so za delodajalca pomembni z vidika varovanja varnosti in zdravja pri delu in je morebiti pomembno tudi za izpolnjevanje pogojev določenega delovnega mesta. Morda bi bil na določenem delovnem mestu lahko tak podatek tudi podatek npr. o obstoju alergij in kroničnih bolezni, če je potreben za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, medtem ko podatek o tem, koliko časa ste bili na bolniški pri prejšnjih delodajalcih, ni tak podatek.

 

Menimo, da delodajalec lahko delodajalec z vašim soglasjem pridobi od vas podatek o tem, kdaj ste bili nazadnje na zdravstvenem pregledu, ki ga je izvedel izvajalec medicine dela. V primeru, da je izvid takega pregleda še veljaven in je ustrezen za delovno mesto, na katerega ste se prijavili, vam pregleda morebiti ni treba opraviti na novo.

 

Če menite, da so podane kršitve predpisov s področja zaposlovanja in vaših pravic kot iskalca zaposlitve, imate možnost podati prijavo na Inšpektorat Republike Slovenije za delo, ki izvaja inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določb ZDR.

 

Če pa menite, da je v konkretnem primeru prišlo do kršitve predpisov s področja varstva osebnih podatkov oziroma ZDR-1 (v delu, ki se nanaša na varstvo osebnih podatkov), lahko pri IP vložite prijavo zaradi kršitev.

 

IP v zaključku še dodaja, da je izdal Priročnik o varstvu osebnih podatkov v delovnem razmerju, ki je dostopen na naslednji povezavi:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura_delovna_populacija.pdf

 

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si.

 

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/.

 

Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                    Mojca Prelesnik

                                                                                    informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

 

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.