Pridobivanje in uporaba osebnih podatkov veteranov vojne za Slovenijo

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 18. 11. 2021 prejeli vaši vprašanji:

(1) ali je s strani ministrstva za obrambo (v nadaljevanju ministrstvo) dopustno zbiranje osebnih podatkov veteranov vojne za Slovenijo za spodaj opisani namen, in

(2) ali je dopustno posredovanje dopisa vsem upravičencem (veteranom vojne za Slovenijo), s katerim se jih obvesti o razširitvi njihove pravice ter o možnosti za uveljavitev te pravice, in sicer tako, da se uporabi podatke o osebnih imenih in naslovih iz evidence vojnih veteranov.

V skladu z Odlokom o spominski medalji »30. OBLETNICA SAMOSTOJNE IN NEODVISNE DRŽAVE REPUBLIKE SLOVENIJE« (v nadaljevanju Odlok), s katerim se določenim osebam, ki imajo priznan status vojnega veterana, podeli spominska medalja z oštevilčeno listino.

Področje vojnih veteranov ureja Zakon o vojnih veteranih (ZVV), ki v 31. členu določa, da evidenco vojnih veteranov vodijo in vzdržujejo upravne enote, uporablja in hrani pa jo ministrstvo za opravljanje nalog v skladu s tem zakonom. Upravne enote osebne podatke veteranov vojne za Slovenijo obdelujejo oziroma sporočajo v skladu z 10. členom Pravilnika o zbirkah podatkov (v nadaljevanju Pravilnik), kjer je določeno, da sme upravna enota osebne podatke iz evidence posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve upravičenca, na katerega se nanašajo.

Z namenom podelitve priznanj, ki so oziroma bodo podeljena dobitnikom na podlagi odloka, navedenega pod zvezo, bi na ministrstvu radi pridobili podatke vojnih veteranov iz evidenc, ki jih vodijo in vzdržujejo upravne enote, in sicer ime in priimek, naslov, datum in kraj rojstva, z namenom podelitve teh priznanj in vabljenja na podelitev teh priznanj oziroma vabljenja na obeležitev dogodkov iz 2. člena Odloka.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem še pojasnjujemo, da se lahko do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov dokončno opredelimo le v inšpekcijskih postopkih. Zato so spodnja pojasnila le splošna.

Če spada vabljenje prejemnikov ali podeljevanje obravnavanih spominskih medalj med pristojnosti ministrstva, pristojnega za obrambo, lahko to ministrstvo od upravne enote (iz evidence po 30. členu ZVV) pridobi osebne podatke vojnih veteranov, ki so nujno potrebni za vabljenje prejemnikov ali za podelitev medalj (npr. priprava ter organizacija, podelitev o ožjem pomenu besede, evidentiranje).

IP ne more presojati, katere konkretne naloge spadajo v delovno področje ministrstva.

O b r a z l o ž i t e v:

V konkretnem primeru je na splošni ravni pravna podlaga lahko v (c) točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov – »izpolnitev zakonske obveznosti« in v (e) točki prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov – »opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti«.

Obe splošni podlagi potrebujeta konkretizacijo v nacionalni zakonodaji (tretji odstavek 6. člena uredbe). V konkretnem primeru je posredovanje osebnih podatkov vojnih veteranov ministrstvu dopustno na podlagi 31. člena ZVV, pod pogojem zakonite pristojnosti oziroma v zvezi s predpisi ali s temi povezanimi drugimi akti, ki določajo pristojnost ministrstva za vabljenje ali podeljevanje teh medalj. Primer takega predpisa je lahko tudi Odlok o spominski medalji, ki med podeljevalci medalj našteva tudi ministrstva.

Povedano bolj konkretno, ZVV v 31. členu sicer ne določa, za katere konkretne naloge lahko ministrstvo pridobiva osebne podatke in pod kakšnimi pogoji, a je dovolj konkreten, da je med zakonite uporabnike možno uvrstiti tudi ministrstvo. Seveda je ministrstvo zakoniti uporabnik teh podatkov, če iz področnih predpisov ali drugih aktov izhaja, da vabljenje in podeljevanje medalj spada med naloge ministrstva. Na primer iz 5. člena predmetnega Odloka izhaja, da »medaljo izroča predsednik Vlade Republike Slovenije, ministri, državni sekretarji ali predstojniki organizacij, ki zaposlujejo ali združujejo dobitnike medalj, na posebni svečanosti ali med drugimi primernimi dogodki v povezavi s 30. obletnico samostojnosti in neodvisnosti Republike Slovenije«. Na podlagi tega je možno sklepati, da ministrstvo izvaja določena opravila v zvezi s podelitvijo medalj, ki pa jih brez osnovnih podatkov o upravičenih vojnih veteranih ne more uspešno izvesti.

Vse zgoraj navedeno velja tako za pridobivanje podatkov od UE kot tudi za uporabo podatkov za vabljenje upravičencev.

Pri obdelavi osebnih podatkov je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Določbe pravilnika so skladne z ZVV in v konkretnem primeru niso bistvene:

• ker ne ponujajo odgovora na vprašanje, ali je ministrstvo pristojno za vabljenje in podeljevanje medalj in
• ker je zadostna podlaga podana v ZVV v povezavi s predpisi, ki določajo naloge oziroma pristojnosti ministrstva.

Do vašega vprašanja se IP ne more bolj konkretno opredeliti, ker izven inšpekcijskega postopka ne more ugotavljati, ali in katere posamezne naloge lahko ali mora izvajati ministrstvo v zvezi z realizacijo obravnavanega Odloka.

Prijazen pozdrav,

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka