Preverjanje pogojev v postopku usposabljanja strokovnih delavcev v športu

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da morajo osebe, ki želijo pristopiti k usposabljanju strokovnih delavcev v športu, izpolnjevati dva poglavitna pogoja: starost najmanj 18 let in najmanj srednja poklicna izobrazba. Da bi lahko preverili izpolnjevanje omenjenih dveh pogojev vas zanima, ali smete zahtevati preslikavo osebnega dokumenta in dokumenta o zaključeni najmanj srednji poklicni izobrazbi. Nadalje vas zanima tudi, ali smete preslikave navedenih dokumentov hraniti, kakšna je doba hranjenja. Za konec dodajate, da bi prišlo do preverjanja izpolnjevanja pogojev izključno v primerih suma nestrokovnega delovanja strokovnega delavca, ko morate kot panožna zveza in kot nosilec usposabljanja dokazovati, da ste upravičeno dovolili osebi pristopiti k usposabljanju in da je oseba uspešno opravila vse zahtevane pogoje za pridobitev usposobljenosti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. V 6. členu Splošne uredbe so tako določene pravne podlage, in sicer:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
• obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.

IP meni, da je treba v primeru izvedbe programov usposabljanja strokovnih delavcev v športu izhodiščno pravno podlago za zakonito obdelavo osebnih podatkov iskati v točki (c) oziroma (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ki določata, da je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (točka (c)) oziroma če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka (e)). Podeljevanje diplom o usposobljenosti strokovnega delavca, ki je javna listina, namreč šteje za izvajanje javnega pooblastila.

Izpolnjevanje zakonske obveznosti oziroma izvajanje javne oblasti je v vašem primeru konkretno opredeljeno v področnih predpisih na področju športa. Prvi odstavek 54. člena Zakona o športu (Uradni list RS, št. 29/17, 21/18 – ZNOrg in 82/20; v nadaljevanju ZŠpo-1) določa, da usposabljanje strokovnih delavcev v športu izvaja nosilec usposabljanj (v konkretnem primeru vi). Prvi odstavek 49. člena ZŠpo-1 določa, da je strokovno usposobljen delavec tisti, ki je star najmanj 18 let, ima najmanj srednjo poklicno izobrazbo in strokovno usposobljenost prve ali druge stopnje (…). Peti odstavek 54. člena ZŠpo-1 določa, da se lahko v program usposabljanja vključi le oseba, ki izpolnjuje pogoje iz prvega odstavka 49. člena tega zakona, torej starostni pogoj in pogoj izobrazbe. Po zaključenem programu usposabljanja (to je po zaključenem tečaju in opravljenem izpitu) udeleženec prejme diplomo, ki je javna listina (prvi odstavek 55. člena ZŠpo-1). Omeniti je treba tudi, da 31. člen Pravilnika o usposabljanju strokovnih delavcev v športu (Uradni list RS, št. 49/18; v nadaljevanju Pravilnik) določa kot eno izmed obveznosti izvajalca programa usposabljanj »ustrezno hraniti dokumentacijo o izvedbi tečaja«. Na tečaj pa se lahko prijavi le kandidat, ki izpolnjuje pogoje iz 28. člena Pravilnika (starostni pogoj in pogoj izobrazbe) oziroma iz 29. člena Pravilnika (strokovna usposobljenost prve stopnje ter eno leto športno pedagoških izkušenj).

Diplomo o strokovni usposobljenosti lahko torej pridobi oseba, ki je uspešno opravila izpit in ustrezno prisostvovala na tečaju, za prijavo na tečaj pa mora izkazati, da izpolnjuje starostni pogoj in pogoj izobrazbe.

Vendar pa ZŠpo-1 ne opredeljuje, katera dokazila naj bi kandidati, ki se želijo prijaviti na tečaj in posledično opravljati izpit, v postopku prijave predložili. Po drugi strani pa iz Priloge 3 Pravilnika »Prijavnica na tečaj« izhaja, da kandidati zgolj vpišejo svoje podatke, ki se zahtevajo (med drugim EMŠO in datum rojstva, iz katerega izhaja podatek o starosti, ter podatek o izobrazbi), in jamčijo za verodostojnost podatkov, ne predvidevajo pa se nobene priloge oz. dokazila. Kandidat namreč podpiše t.i. klavzulo o verodostojnosti podatkov, saj je v Prijavnici na tečaj navedeno: »Kandidat s svojim podpisom jamči za verodostojnost podatkov in dovoljuje uporabo, hrambo in posredovanje podatkov s tega obrazca za potrebe nosilca usposabljanja, izvajalca usposabljanja, Komisije za akreditacijo programov usposabljanj na področju športa, ministrstva, pristojnega za šport ter inšpektorata, pristojnega za šport.«

IP iz navedenega sklepa, da ministrstvo za šport kot izdajatelj Pravilnika ni posebej predvidelo, da bi se podatki kandidatov preverjali z listinami-dokazili, ampak iz Pravilnika izhaja, da kandidat jamči za verodostojnost podatkov s svojim podpisom. Tudi sicer IP opozarja, da mora biti obdelava osebnih podatkov, kadar se ta vrši v javnem sektorju oziroma pri izvajanju javne oblasti, ter osebni podatki, ki se obdelujejo, določeni v zakonu in ne v podzakonskem aktu. Ob tem je treba glede fotokopiranja osebne izkaznice posebej poudariti še ozke določbe Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21 in 199/21; v nadaljevanju ZOIzk-1), ki v prvem odstavku 4. člena določa, da smejo osebne izkaznice kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon. Ker ZŠpo-1 ne vsebuje določb o dopustnosti kopiranja osebnih izkaznic (Pravilnik pa tudi, če bi vseboval takšno določbo, ne bi bil zadostna pravna podlaga), IP ne vidi možnosti, da bi lahko zbirali in hranili kopije osebnih izkaznic. V vašem primeru pa se lahko naslonite na določbo četrtega odstavka 4. člena ZOIzk-1, ki določa, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje.

Ker zakon ne dopušča možnosti kopiranja dokazil, posebej pa ne osebnih izkaznic, bi moralo po mnenju IP zadoščati, da kandidati po potrebi zagotovijo dokazila o izpolnjevanju pogojev zgolj na vpogled (in ne v hrambo), pri čemer se o vpogledu in preverjanju pogojev lahko napravi uradni zaznamek pristojne osebe, ki lahko po potrebi vsebuje tudi npr. številko osebne izkaznice, v katero se je vpogledalo.

IP glede na vse navedeno torej ugotavlja, da gre v opisanem primeru za področje, ki je dokaj podrobno urejeno s Pravilnikom, ki vsebuje celo priloge, iz katerih izhaja način prijave na tečaj in posledično izkazovanje pogojev za pristop k izpitu. Posebej pomembno pa je, da zakon v takšnem primeru ne določa zbiranja in hrambe dokazil.

Glede roka hrambe vas lahko tako zgolj na splošno usmerimo na uvodno izjavo 39 Splošne uredbe, ki določa, da bi moralo biti obdobje hrambe osebnih podatkov omejeno na najkrajše mogoče obdobje. Za zagotovitev, da se osebni podatki hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno, bi moral upravljavec določiti roke za izbris ali občasno preverjanje. Upravljavec mora torej rok hrambe, kadar ta ni določen že v samem zakonu, določiti glede na namene, zaradi katerih se osebni podatki hranijo. Takšen namen opredelite po smislu, na primer zaradi omogočanja preverjanja, da je oseba izpolnjevala pogoje za pristop k usposabljanju. Vprašati bi se morali, koliko časa je takšno preverjanje še mogoče oziroma koliko časa bi bilo mogoče sprožiti postopke za odvzem pridobljene stopnje usposobljenosti.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                                informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov