Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Pravica do pozabe in zasebnega arhivskega gradiva

+ -
Datum: 06.04.2021
Številka: 07120-1/2021/145
Kategorije:Pravica do pozabe, Razno

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali gre tudi v primeru zasebnega arhivskega gradiva lahko za arhiviranje v javnem interesu v skladu s členom 89(1) GDPR in posledično za omejitev pravice do izbrisa oz. pozabe. Pojasnjujete, da v praksi večje zasebne pravne osebe (podjetja, banke, zavarovalnice, časopisne hiše...) na pobudo javnih arhivov zaradi posebne vloge v nacionalnem gospodarstvu in ohranjanja kontinuitete zgodovinskega spomina že iz preteklih gospodarskih sistemov izražajo interes za razglasitev zasebnega arhivskega gradiva, vendar obstaja skrb, da bi s tem kršile določbe Splošne uredbe, ki jim nalaga uničenje osebnih podatkov po poteku rokov hrambe ter uresničevanju pravice do izbrisa oz. pozabe v teh primerih. V interesu pristojnih arhivov je, da se tudi dokumentarno gradivo zasebnih pravnih oseb ohrani kot arhivsko, saj velikokrat predstavlja pomembno kulturno dediščino (npr. gradivo o nastanku in delovanju časopisne hiše Delo d.d.).

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma IP poudarja, da je za tolmačenje Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju ZVDAGA) pristojen Arhiv RS.

 

V skladu s členom 17(3)(d) Splošne uredbe pravica do izbrisa oziroma pozabe ne pride v poštev, kadar je obdelava potrebna za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, kolikor bi pravica do izbrisa lahko onemogočila ali resno ovirala uresničevanje namenov te obdelave.

 

ZVDAGA v 2. členu med drugim določa, da je:

  • »arhivsko gradivo« dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb; arhivsko gradivo je kulturni spomenik;
  • »javno arhivsko gradivo« arhivsko gradivo javnopravnih oseb;
  • »zasebno arhivsko gradivo« arhivsko gradivo pravnih oseb zasebnega prava in fizičnih oseb, ki ima lastnosti arhivskega gradiva in je kot arhivsko gradivo določeno na podlagi tega zakona ali odločbe državnega arhiva.

 

Četudi je zasebno arhivsko gradivo last fizičnih in pravnih oseb zasebnega prava (prvi odstavek 44. člena ZVDAGA), to še ne pomeni, da v takem primeru ne gre za arhiviranje v javnem interesu. Tudi dokumentarno gradivo, ki je določeno za zasebno arhivsko gradivo (za nazaj oziroma za že obstoječe zasebno dokumentarno gradivo), mora namreč izpolnjevati lastnosti arhivskega gradiva, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Glede na to IP meni, da gre tudi v primeru zasebnega arhivskega gradiva lahko za arhiviranje v javnem interesu v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, pravica do izbrisa oziroma pozabe pa je v takšnem primeru lahko omejena pod pogojem, da bi lahko onemogočila ali resno ovirala uresničevanje namenov te obdelave. Vendar ob tem IP ponovno izpostavlja, da je pristojnost za odločanje, kaj sodi v arhivsko gradivo, izključno na Arhivu RS, ki je dolžan ZVDAGA tolmačiti zakonito ter na način, ki ne predstavlja obida Splošne uredbe.

 

IP opozarja še, da tudi če je obdelava potrebna za namene arhiviranja v javnem interesu, upravljavec zasebnega arhivskega gradiva ne dobi samostojne pravne podlage, da to gradivo uporablja preko osnovnega roka hrambe, temveč mora imeti za to ustrezno pravno podlago, s takim gradivom pa mora ravnati, ga hraniti in omogočiti dostop skladno z ZVDAGA (npr. 34., 36., 37. in 45. člen).

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,           

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov