Posredovanje podatkov v okviru razpisa

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem pojasnjujete, da se bo vaše podjetje prijavilo na razpis javnega sklada. Za namen razpisa boste posredovali osebne podatke delavcev, ki bodo sodelovali v projektu. Zanima vas, ali potrebujete njihovo soglasje ali je dovolj le obvestilo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Zakonita in poštena obdelava osebnih podatkov je naloga upravljavca osebnih podatkov, IP lahko v okviru mnenja poda le splošne razlage in usmeritve.

IP uvodoma pojasnjuje, da obstaja več pravnih podlag (poleg privolitve, ki jo sami omenjate), na katerih lahko obdelujete osebne podatke. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in so sledeče (več o pravnih podlagah si preberite na: https://upravljavec.si/kako-uporabljate-te-podatke/kratko-o-pravnih-podlagah/):

• privolitev (točka (a)),
• sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
• zakon (točka (c)),
• zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),
• izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),
• zakoniti interesi upravljavca (točka (f)).

To pomeni, da v kolikor boste obdelovali osebne podatke zaposlenih sodelujočih v projektu, morate pred tem zagotoviti ustrezno pravno podlago za takšno obdelavo, kakor to zahteva člen 6(1), pri tem pa je treba upoštevati načelo sorazmernosti oz. najmanjšega obsega podatkov glede na namen obdelave teh podatkov.

Kadar gre za obdelavo osebnih podatkov v okviru delovnega razmerja, je na podlagi 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS in 81/19, v nadaljevanju: ZDR-1) dopustno obdelovati osebne podatke zaposlenih le na podlagi zakona in tedaj, ko je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Torej v kolikor je obdelava osebnih podatkov potrebna na primer zaradi opravljanja nalog določenega zaposlenega, bi pravno podlago v takem primeru lahko predstavljala točka c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. V takem primeru ni potrebno pridobiti privolitve posameznika. Kakor je že uvodoma pojasnjeno, pa je dokončna ocena glede ustrezne pravne podlage v rokah upravljavca podatkov (torej vas).

Ne glede na pravno podlago pa je treba posameznike o obdelavi njihovih osebnih podatkov obvestiti. Predlagamo vam, da skladno s členoma 13 in 14 Splošne uredbe o varstvu podatkov posameznikom podate ustrezne informacije glede obdelave osebnih podatkov. O tem, katere informacije je potrebno podati, si lahko preberete na spletni strani: https://upravljavec.si/obvescanje-posameznikov/. 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

asistentka svetovalca pri IP