Obrazec za privolitev elektronsko poslovanje

Informacijski pooblaščenec RS (v nadaljevanju IP) prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z varstvom osebnih podatkov. Navajate, da je svet staršev na vaši osnovni šoli sprejel pobudo o nadomestitvi tiskanih računov z elektronskimi. Za ta namen ste pripravili obrazec »IZJAVA/SOGLASJE STARŠEV OZIROMA ZAKONITIH ZASTOPNIKOV za obdelavo osebnih podatkov v zvezi s prejemanjem e-računov«, ki ste jih poslali v podpis staršem. Kot izhaja iz vašega dopisa je izpolnjen obrazec pogoj za prejemanje računov po elektronski poti namesto po navadni pošti. Na tem obrazcu med drugim zbirate tudi davčno številko, kar nekatere starše moti, zato tega obrazca niso želeli izpolniti. IP prosite za presojo in potrditev skladnosti navedenega obrazca.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanjem.

IP uvodoma pojasnjuje, da kot nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov izven konkretnega inšpekcijskega ali drugega ustreznega postopka ne more presojati skladnosti dokumentov na področju varstva osebnih podatkov.

Glede zbiranja davčne številke, IP pojasnjuje, da je na področju varstva osebnih podatkov treba zagotoviti tudi, da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“, člen 5(1)(c) Splošne uredbe). Iz vašega vprašanja sicer ne izhaja utemeljitev, zakaj bi bila davčna številka potrebna za pošiljanje elektronskih računov. Ker IP ne pozna konkretnih okoliščin, tudi ne more presoditi ali je davčna številka v resnici potrebna za namen zbiranja.

Sicer pa se je IP v preteklosti že srečal z vprašanjem zbiranja davčne številke staršev s strani šole za namen obračunavanja šolske prehrane (in zlasti za namen izterjave neplačanih obveznosti). Pri tem velja pojasniti, da v skladu s prvim odstavkom 9. člena ZVOP-1, v javnem sektorju (kamor kot javni zavod spada tudi osnovna šola), se lahko obdelujejo osebni podatki, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Področni zakon v smislu prvega odstavka 9. člena ZVOP-1 v tem primeru predstavlja Zakon o šolski prehrani (ZŠolPre-1), ki v prvem odstavku 17. člena določa, da šola vodi evidenco prijavljenih na šolsko prehrano, ki obsega več podatkov o otroku oziroma učencu oziroma dijaku, prijavljenem na šolsko prehrano. Glede na navedeno, lahko šola za namen obračunavanja šolske prehrane zbira le v prvem odstavku 17. člena ZŠolPre-1 navedene podatke, pri čemer ta določba ne vključuje tudi zbiranja davčne številke staršev. Glede na navedeno IP meni, da zgolj za namen priprave obračuna šolske prehrane in pošiljanja položnic, davčna številka starša ni potrebna.

Dalje, če bi šola zbirala davčno številko za namen izterjave neplačanih obveznosti, za lažje postopanje v izvršilnem postopku, gre za drug namen, kot za pripravo obračuna in je zato treba upoštevati Zakon o izvršbi in zavarovanju (ZIZ). ZIZ določa, da lahko upnik na podlagi verodostojne listine (npr. neplačane položnice) prične postopek izvršbe. V predlogu za začetek postopka mora upnik sicer navesti bodisi EMŠO bodisi davčno številko dolžnika – vendar pa ta podatek ni nujno potreben za izvedbo izvršbe (peti odstavek 41. člena ZIZ). Če upnik tega podatka ne pozna, lahko sodišče na podlagi drugih podatkov pride do ustreznega podatka iz uradnih evidenc po uradni dolžnosti. Glede na navedeno ureditev po ZIZ, IP meni, da ne bi bilo v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov, če bi šole za namen morebitne izvršbe zbirale tudi davčno številko staršev. S tem se namreč predpostavlja, da je vsak starš že neplačnik, kar pa je zbiranje osebnih podatkov »na zalogo«, ki ni dopustno.    

S spoštovanjem,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka

Anže Novak, univ. dipl. prav.

Svetovalec pooblaščenca za preventivo