Hramba posnetkov videonadzornega sistema

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Prosite nas za potrditev in razjasnitev določb zakonodaje v zvezi z rokom hrambe posnetkov videonadzora. Zavedate se omejitve roka hrambe glede videonadzora dostopa v uradne službene in poslovne prostore ter načela sorazmernosti po Splošni uredbi. Navajate, da bi bilo za nadzor okolice in hodnikov šole, ker gre pričakovati, da bo varnostni dogodek hitro zaznan, dovolj hranjenje podatkov 30 dni. V primeru nadzora večjega poslovnega prostora z večjim skladiščem pa bi lahko bil tak rok 90 dni, saj bi morebitno krajo v skladišču najverjetneje opazili šele ob inventuri, ki se izvaja vsak kvartal.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Navedeno pomeni tudi, da IP ne more podati konkretnega odgovora glede roka hrambe videoposnetka. V okviru mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

Videonadzor je urejen v ZVOP-1, ki eksplicitno ureja videonadzor glede dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore (75. člen ZVOP-1), videonadzor v večstanovanjskih stavbah (76. člen ZVOP-1) ter izvajanje videonadzora v delovnih prostorih (77. člen ZVOP-1). Uvodoma opozarjamo, da bi šola lahko eventualno vzpostavila videonadzor okolice v okviru določb videonadzora dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore skladno s 75. členom ZVOP-1, če je to potrebno za varnost ljudi ali premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa ali izstopa v ali iz službenih oziroma poslovnih prostorov ali če zaradi narave dela obstaja možnost ogrožanja zaposlenih. Videonadzor se lahko izvaja zgolj na mestih, kjer je omogočen dostop do uradnih službenih oziroma poslovnih prostorov. Videonadzor hodnikov v šolah pa je mogoč zgolj tedaj, ko so izpolnjeni zakonski pogoji po 77. členu ZVOP-1 in ob upoštevanju, da je videonadzor določenih prostorov načeloma prepovedan (zlasti v garderobah, dvigalih in sanitarnih prostorih). Nikakor pa ni dovoljeno vzpostaviti videonadzor v celotni šoli oz. vseh njenih prostorih.

Določbe 75. oz. 77. člena ZVOP-1 pa mora upravljavec upoštevati tudi pri drugem primeru, ki ga navajate, glede videonadzora poslovnega prostora z večjim skladiščem. Več informacij o videonadzoru v šolah oz. v delovnih prostorih si lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, npr. v št. 0712-1/2019/2552 z dne 7.11.2019 in mnenju št. 07121-1/2020/1496 z dne 31.8.2020.

Upoštevati pa je treba tudi splošne določbe o uvedbi videonadzora, še posebej v zvezi z objavo obvestila o izvajanju videonadzora (74. člen ZVOP-1). Delodajalec pa mora kot upravljavec osebnih podatkov upoštevati tudi določila Splošne uredbe. Glede na vprašanje ki ste ga zastavili, je treba poudariti, da mora upravljavec sprejeti primerne tehnično-organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Zagotoviti mora npr., da do posnetkov ne dostopajo nepooblaščene osebe, zagotoviti beleženje vpogleda v posnetke, zavarovati sam videonadzorni sistem, določiti primeren rok hrambe ter po preteku roka hrambe poskrbeti za varno uničenje posnetkov videonadzornega sistema. V okviru mnenja se, kot rečeno, ne moremo izjasniti o konkretnih obdelavah osebnih podatkov in tudi ne moremo komentirati predlagane roke, ki ste jih zapisali. Tako je glede določitve roka hrambe, kakor tudi glede drugih okoliščin v zvezi z varno hrambo posnetkov, odgovoren upravljavec sam.

Kot navajate tudi sami, ZVOP-1 izrecno ureja (najdaljši) rok hrambe videoposnetkov zgolj v primeru dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore, saj peti odstavek 75. člena ZVOP-1 določa, da se osebni podatki lahko hranijo največ eno leto po nastanku, nato se zbrišejo, če zakon ne določa drugače. Poudarjamo tudi, da ZVOP-1 v primeru videonadzora na delovnem mestu ne določa roka hrambe posnetkov in ga morate določiti sami. Pri tem pa je treba upoštevati načelo omejitve hrambe (točka (e) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), ki določa, da se osebni podatki hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Prav tako morajo biti osebni podatki skladno s točko (c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (načelo najmanjšega obsega podatkov). Navedeno z drugimi besedami pomeni, da mora upravljavec videoposnetke (varno) izbrisati, kadar zaradi razloga, s katerim je uvedel videonadzor (npr. varovanje premoženja) niso več potrebni, pa za njihovo hrambo ne obstaja druga pravna podlaga. Vsak upravljavec naj zato presoja konkretne okoliščine in namene uvedbe videonadzora; splošnega roka, ki ga naj vsi upoštevajo vsi upravljavci (npr. v šolah) pa iz navedenih razlogov ni primerno podati.

Nekaj  informacij o vzpostavitvi videonadzora si lahko preberete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/vzpostavitev-videonadzora/.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo