Dostop do osebnih podatkov članov znotraj društva

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da ste član lovske družine, ki po vašem mnenju krši vašo in  pravico vseh ostalih članov do varovanja osebnih podatkov. Gre za to, da ste v letošnjem letu prešli iz klasične vpisne knjige v elektronsko obliko, pri čemer pa je prišlo do težave, o kateri rabite strokovno mnenje IP. Pred prehodom ste imeli vsi člani družine možnost vpogleda vpisov oz ti. zgodovine vpisov, ker je bila knjiga v fizični obliki. Od prehoda na elektronsko obliko pa so vam to onemogočili in imajo vpogled v zgodovino samo še starešina, gospodar in vsi lovski čuvaji v družini, kar po vašem pomeni, da so absolutno privilegirani samo člani s funkcijami v LD. Tukaj pa se pojavi problem, ker določeni čuvaji ta ''privilegij'' izkoriščajo v svojo korist in s tem ostalim članom otežujejo neoviran lov. IP zato prosite za pomoč pri izdelavi strokovnega mnenja, ki ga boste uporabili pri reševanju te situacije.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov; v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim zaprosilom.

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali drugega upravnega postopka ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov in podajati konkretnih stališč v zvezi s posameznimi vprašanji s področja varstva osebnih podatkov, pač pa lahko izven teh postopkov podaja le nezavezujoča mnenja in pojasnila, ki so podana izključno z vidika varstva osebnih podatkov.

Kar zadeva obdelavo osebnih podatkov v društvih, vam še pojasnjujemo, da je IP zaradi vprašanj, ki se porajajo v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v društvih, kamor sodijo tudi lovske družine, pripravil smernice »Društva in varstvo osebnih podatkov«, ki so objavljene na spletni strani IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/, zato vam predlagamo, da si jih ogledate, saj podajajo odgovore na najpogosteje zastavljena vprašanja, s katerimi se soočajo društva pri obdelavi osebnih podatkov svojih članov.

IP je glede pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov v društvih pripravil tudi splošno mnenje št. 0712-1/2018/622 z dne 15. 3. 2018, ki objavljeno na spletni strani IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/splo%C5%A1no-glede-obdelave-osebnih-podatkov-v-dru%C5%A1tvih ter mnenje glede dostopa člana do registra članov društva št. 07121-1/2021/490 z dne 15. 3. 2021, ki je prav tako objavljeno na spletni strani IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/dostop-%C4%8Dlana-do-registra-%C4%8Dlanov-dru%C5%A1tva, za katera vam prav tako predlagamo, da si jih ogledate.

Kot izhaja iz zgoraj navedenih smernic in mnenj, je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov članov društva za namen delovanja društva praviloma podana v določbah členov 6(1)(b) ali 6(1)(f). Navedeni pravni podlagi prideta v poštev zlasti v povezavi s pravili delovanja društva, ki jih določajo temeljni ter drugi akti, Zakon o društvih in drugi predpisi (v nadaljevanju: pravila za delovanje društva). IP namreč članstvo v društvu razume kot skupek pravic in obveznosti, ki jih član sprejme z včlanitvijo, pravice in obveznosti pa določajo prej navedena pravila za delovanje društva, ki veljajo za člane. Pravno razmerje med članom in društvom je za potrebe varstva osebnih podatkov treba razmeti kot pogodbeno razmerje oziroma razmerje, preko katerega se uresničuje zakoniti interes za delovanje društva. Če določeno dejanje obdelave osebnih podatkov v društvu pomeni izvajanje dejavnosti društva, ki je v skladu s pravili delovanja društva, potem je praviloma zagotovljena tudi pravna podlaga za obdelavo v skladu z navedenima določbama 6(1)(b) ali 6(1)(f) Splošne uredbe, ali povedano drugače, obdelava osebnih podatkov v društvu se šteje za zakonito, če se osebni podatki obdelujejo za namene zakonitega delovanja društva in je torej odvisna od nalog in dejavnosti, ki jih določajo pravila za delovanje društva.

Glede vprašanja o tem, katere osebe v društvu imajo lahko dostop do podatkov, ki se nanašajo na člane in dejavnost društva, vam pojasnjujemo, da je to odvisno od nalog in s tem povezanih pravic in dolžnosti posameznih članov, organov in članov s funkcijami, ki so določene v pravilih za delovanje društva in je zato to predmet notranje organizacije v društvu. Pravila varstva osebnih podatkov v zvezi s tem zahtevajo, da se osebni podatki v društvu obdelujejo varno, skladno s členom 32 Splošne uredbe ter 24. in 25. členom ZVOP-1, zlasti tako, da se prepreči neupravičen dostop, razkritje, izguba ali uničenje podatkov, ipd. V okvir skladnosti za varno obdelavo osebnih podatkov sodi tudi interna določitev dostopa do zbirk glede na naravo nalog posameznih članov ali organov v društvu, zato mora društvo v internih aktih oziroma pravilih za delovanje društva samo določiti, kateri organi oziroma člani s funkcijami so odgovorni za posamezne zbirke osebnih podatkov in kateri člani, organi, oziroma člani s funkcijami imajo zaradi narave njihovega dela oziroma opravljanja njihovih nalog dostop do določenih zbirk in osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

Pripravil:

Jože Bogataj,

namestnik informacijske pooblaščenke

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka