Potrdilo delodajalca pri presoji upravičenosti odsotnosti z dela

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da delodajalec pri presoji upravičenosti do odsotnosti iz dela zaradi višje sile (konkretno varstvo otroka do petega razreda zaradi zaprtja šole zaradi COVID-19) od vas zahteva potrdilo delodajalca drugega starša o tem, da je v obdobju odrejene karantene oz. druge nezmožnosti opravljanja dela zaradi varstva otrok njegovo delo potrebno na delovnem mestu s točnim opisom delovnika v času odrejene karantene otroku oz. drugih objektivnih okoliščin, zaradi katerih otrok ne more obiskovati vrtca, šole, itd. Sprašujete, ali je to v skladu z varstvom osebnih podatkov. 

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Ukrep, ki ga opisujete, in sicer nadomestilo plač delavcem zaradi odrejene karantene ali nezmožnosti opravljanja dela zaradi višje sile zaradi obveznosti varstva je urejen z Zakonom o začasnih ukrepih za omilitev in odpravo posledic COVID-19 (Uradni list RS, št. 152/20, v nadaljevanju: ZZUOOP). Drugi odstavek 57. člena ZZUOOP določa, da je delavec, ki je eden od staršev ali oseba, ki neguje in varuje otroka na podlagi veljavnega izvršilnega naslova v skladu s predpisi, ki urejajo družinska razmerja, ali skrbnik, ki svojega varovanca dejansko neguje in varuje, in ki ne more opravljati dela zaradi višje sile, ki je posledica obveznosti varstva otroka zaradi odrejene karantene ali druge zunanje objektivne okoliščine nemožnosti obiskovanja vrtca, šole ali socialno varstvene storitve vodenja in varstva ter zaposlitve pod posebnimi pogoji, ki ni v institucionalnem varstvu, upravičen do nadomestila plače pod pogoji iz ZZUOOP. V nadaljevanju ZZUOOP določa, da se v okvir obveznosti varstva zaradi višje sile zaradi odrejene karantene ali druge zunanje objektivne okoliščine nemožnosti obiskovanja vrtca ali šole šteje: otroke do vključno 5. razreda osnovne šole, otroke v prilagojenih in posebnih programih v osnovnih šolah s prilagojenim programom in v zavodih za vzgojo in izobraževanje otrok s posebnimi potrebami ter otroke, ki imajo v odločbi o usmeritvi določeno pomoč spremljevalca. Tretji odstavek 61. člena pa določa, da v primeru uveljavljanja povračila nadomestila plače, ko delavec ne more opravljati dela zaradi višje sile zaradi obveznosti varstva, delodajalec vlogi iz prvega odstavka tega člena priloži izjavo delavca o obstoju okoliščin, ki vplivajo na nastanek višje sile.

Za obdelavo osebnih podatkov potrebuje delodajalec ustrezno pravno podlago, ki je določena v 6. členu Splošne uredbe (ali 9. členu Splošne uredbe v primeru obdelave t.i. občutljivih osebnih podatkov, ki so npr. povezani z zdravjem posameznika) oziroma skladno z Zakonom o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS in 81/19, v nadaljevanju: ZDR-1). Delodajalec lahko skladno s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1 zbira, obdeluje, uporablja in posreduje osebne podatke delavcev tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

ZZUOOP izrecno določa, da se pri uveljavljanju povračila nadomestila plače s strani delodajalca kot dokaz priloži izjava delavca o obstoju okoliščin, ki vplivajo na nastanek višje sile. Pri obdelavi drugih osebnih podatkov, torej zbiranju dodatnih dokazil, ki dokazujejo pogoje, ki jih določa ZZUOOP, IP opozarja, da mora delodajalec spoštovati vse določbe Splošne uredbe. Predvsem opozarjamo na upoštevanje t.i. načela najmanjšega obsega podatkov, ki skladno s (c) točko prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Delodajalec naj torej zahteva zgolj podatke, ki so nujno potrebni za dosego cilja – t.j. presojo obstaja okoliščin višje sile skladno z zakonodajo. Potrdilo delodajalca drugega starša o natančnem opisu njegovih delovnih nalog, verjetno presega namen dokazovanja obstoja višje sile skladno z ZZUOOP. Prav tako, kot smo poudarili tudi v mnenju št. 07121-1/2020/1233 z dne 13.7.2020, delodajalec od delavca ne more zahtevati pridobitev osebnih podatkov druge osebe brez pravne podlage.

Več odgovorov na vprašanja, s katerimi osebnimi podatki delavca se lahko seznani delodajalec, si lahko preberete tudi v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«. Smernice so dostopne na https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/. V kolikor na podlagi navedenega menite, da vaš delodajalec krši zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo na obrazcu »Prijava kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec ZIN PRIJAVA)«, ki je dostopen na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

IP je glede vašega vprašanja pristojen podati nezavezujoče mnenje zgolj glede vprašanj s področja varstva osebnih podatkov. Glede vseh ostalih vprašanj, ki se nanašajo na obveznosti delavca oziroma delodajalca na podlagi ZZUOOP vam predlagamo, da se za razlago določb ZZUOOP oziroma dodatna pojasnila obrnete na Vlado RS.

V upanju, da ste prejeli odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                  

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo