Javnost seje sveta zavoda

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje glede javnosti sej svetov zavodov. V predlog statuta javnega zavoda bi zapisali, da seje niso javne, da pa jih lahko svet odpre za javnost. Po vašem mnenju so seje svetov »per se« zaprte za javnost. Sprašujete, kakšno je mnenje IP v zvezi s tem.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

V podobnih zadevah kot je vaša, je IP v preteklosti že podal svoja mnenja, npr. mnenji št. 0712-1/2015/2369 z dne 21.9.2015 in št. 0712-1/2016/714 z dne 28.3.2016.

Uvodoma pojasnjujemo, da lahko javni zavod s svojim statutom sam določi, kdaj bo sejo ali del seje odprl oziroma zaprl za javnost. Javnost seje po vednosti IP ni zahteva, ki bi bila določena s specialnim zakonom za javne zavode in ne sodi v okvir pravice dostopa do informacij javnega značaja, ki je zagotovljena z ZDIJZ. Navedeno pa ne pomeni, da prosilec nima pravice dostopati do eventualne dokumentacije, ki je bila obravnavana na seji in je informacija javnega značaja, ob upoštevanju izjem, ki jih določa ZDIJZ.

Izjeme od prostega dostopa do zahtevane informacije so opredeljene v 6. členu ZDIJZ in sicer se med drugim prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Skladno z našimi pristojnostmi vam zato v nadaljevanju podajamo svoje neobvezujoče mnenje glede varstva osebnih podatkov na seji zavoda.

Kot smo poudarili v zgoraj citiranih mnenjih, je treba v primerih, ko se na sejah zavoda obravnavajo osebni podatki, zagotoviti eno od pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov, ki jih določa Splošna uredba. V javnem sektorju se tako lahko, skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe osebni podatki obdelujejo v naslednjih primerih:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Na podlagi navedenega vam torej predlagamo, da s statutom določite pravila glede javnosti sej in v primeru obravnavanja osebnih podatkov na sejah javnega zavoda, konkretno sejo (delno) zaprete za javnost, oziroma zagotovite primerno pravno podlago, kot so navedene zgoraj. Ob tem opozarjamo, da je soglasje v javnem sektorju mogoče skladno s prvim odstavkom 9. člena ZVOP-1 (ki se v določenem obsegu do sprejetja ZVOP-2 še vedno uporablja) mogoče podati, kadar zakon določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. IP je v preteklosti že večkrat poudaril, da se lahko poda privolitev posameznika brez vnaprejšnje opredelitve v zakonu zgolj tedaj, če ne gre za izvrševanje javnih nalog.

V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo