Spremljanje potovanj zaposlenih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje glede vodenja evidenc o zasebnih potovanjih vaših zaposlenih. Navajate, da … pripravlja nove smernice za preprečevanja širitve COVID-19, ki bi med drugim vključevale tudi neke vrste nadzor nad zasebnimi potovanji vaših zaposlenih. Zanima vas, ali lahko delodajalec od zaposlenih zahteva informacijo o načrtovanih potovanjih v tujino in ali je dopustno voditi evidence glede tega.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma poudarjamo, da mora za obdelavo osebnih podatkov obstajati ena od pravnih podlag, ki jih Splošna uredba določa v 6. členu za zasebni sektor in sicer:

- privolitev (točka (a)),

- sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

- zakon (točka (c)),

- zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)) ali

- zakoniti interesi, za katere si prizadeva upravljavec (točka (f)).

Skladno z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS in 81/19, v nadaljevanju: ZDR-1) delodajalec obdeluje osebne podatke delavca samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Poudarjen je torej namen: če ne obstaja izrecna zakonska podlaga ter zbiranje in obdelava osebnih podatkov nista potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, oz. v zvezi z delovnim razmerjem, obdelava skladno s tem členom ne bo dopustna. Ob tem pa je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov ((b) točka prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Svetujemo vam, da premislite, kakšen bi bil konkreten namen obdelave podatkov o potovanjih zaposlenih v tujino ter ali je mogoče isti cilj doseči brez obdelave osebnih podatkov zaposlenih (npr. s podajanjem priporočil zaposlenim glede varnega dela v povezavi s COVID-19). IP meni, da potovanja zaposlenih, ki niso povezana z zaposlitvijo, spadajo na zasebno področje posameznikov in bi delodajalec z obdelavo teh podatkov prekomerno posegel v njihovo zasebnost. IP načeloma ne vidi zakonite pravne podlage za obdelavo teh podatkov v smislu uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, kot to določa 48. člen ZDR-1. Pravna podlaga bi eventualno lahko bila privolitev po točki (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, vendar z opozorilom, da bi moral posameznik imeti pravico, da privolitve ne poda in sicer brez kakršnihkoli posledic za delovno razmerje oz. delavčev pravni položaj. Nekaj informacij o veljavni privolitvi skladno s Splošno uredbo si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/#c1929. Evidenco (skladno s 30. členom Splošne uredbe) je dovoljeno voditi zgolj tedaj, ko za obdelavo osebnih podatkov obstaja primerna pravna podlaga, vendar mora biti delavec predhodno seznanjen z informacijami, ki jih zahteva 13. člen Splošne uredbe, npr. glede namena obdelave osebnih podatkov, roka hrambe podatkov, uporabnikih osebnih podatkov, prenosih podatkov v tujino itd.

Več o obdelavi osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete v Smernicah IP: Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

V upanju, da so vam bila naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo