Mnenje IP glede zbiranja izjav o nezmožnosti za delo zaradi pripadanja rizični skupini delavcev

Na Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste dne 8. 5. 2020 naslovili dopis, v katerem navajate, da ste zaposleni na eni izmed osnovnih šol v zvezi s ponovno vzpostavitvijo izvajanja vzgojno-izobraževalnega dela v prostorih zavoda v času izvajanja odrejenih ukrepov, zaradi zajezitve in obvladovanja  epidemije SARS-CoV-2 (COVID-19) dobili v podpis izjavo o tem, ali po svojem vedenju glede na svoja zdravniška spričevala oziroma zdravniška spričevala družinskih članov oziroma članov v gospodinjstvu spadate v rizično skupino delavcev, zaradi česar ne morete izvajati svojih pogodbenih obveznosti  neposrednega vzgojno-izobraževalnega dela v prostorih zavoda. Izjavi, ki se bo hranila v osebni mapi delavca, je treba priložiti dokaze po presoji delavca glede na varovane osebne podatke. Iz izjave še izhaja, da je zaposleni prejel okrožnico Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport z dne 06.05.2020, št.: 6030-1/2020/3 in Smernice RSK Ministrstva za zdravje z dne 05.05.2020 in 30.04.2020 ter da bo v primeru poziva pristojnim organizacijam v dokaz tej izjavi nemudoma predložil vso potrebno  dokumentacijo, s katero razpolaga oziroma se nahaja v njegovem osebnem zdravstvenem kartonu oziroma s katero razpolaga družinski član oziroma oseba v gospodinjstvu oziroma je v njegovem osebnem zdravstvenem kartonu.

Zanima vas, ali je to ustaljen način za pridobivanje podatkov, ker ne boste imeli časa in možnosti pridobiti ustrezno nevtralno potrdilo osebnega zdravnika.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov; v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim zgoraj navedenim vprašanjem.

****

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov. V mnenju lahko poda zgolj splošna pojasnila, ne more pa presojati ustreznosti posameznih ukrepov v trenutnih izrednih razmerah ter ne sme in ne more prevzeti odgovornosti posameznih subjektov za njihovo poslovanje, podobno kot to velja za druge inšpekcijske organe. Zaradi tega vam v nadaljevanju posredujemo le splošno mnenje in pojasnila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov zaposlenih.

Pravne podlage za obdelavo t.i. posebnih vrst osebnih podatkov, kamor spadajo tudi podatki v zvezi z zdravjem, so določene v 9. členu Splošne uredbe, po katerem je obdelava takšnih osebnih podatkov dopustna le v primeru, kolikor velja eden od razlogov, ki jih taksativno določa drugi odstavek tega člena. Med te razloge spada med drugim tudi razlog iz točke (b) drugega odstavka 9. člena Splošne uredbe, po katerem je obdelava posebnih vrst osebnih podatkov dopustna, če je potrebna za namene izpolnjevanja obveznosti in izvajanja posebnih pravic upravljavca ali posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, na področju delovnega prava ter prava socialne varnosti in socialnega varstva, če to dovoljuje pravo Unije ali pravo države članice ali kolektivna pogodba v skladu s pravom države članice, ki zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe za temeljne pravice in interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Splošna pravna podlaga, ki v Republiki Sloveniji ureja obdelavo osebnih podatkov delavcev, je določena v prvem odstavku 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sperm., v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Delodajalec mora kot upravljavec osebnih podatkov pri zbiranju in nadaljnji obdelavi osebnih podatkov poleg same zakonitosti obdelave spoštovati tudi druge določbe Splošne uredbe, kot so npr. temeljna načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe ter dolžnost posameznikom zagotoviti pregledne in razumljive informacije v zvezi z zbiranjem in obdelavo osebnih podatkov (12. in 13. člen Splošne uredbe). Na tem mestu velja izpostaviti zlasati načelo najmanjšega obsega podatkov (točka (c) prvega odstavka 5. člena), po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, s čimer se prepreči zbiranje osebnih podatkov »na zalogo«. Poleg tega je treba izpostaviti tudi dolžnost zagotavljanja preglednih in razumljivih informacij iz 13. člena Splošne uredbe, kjer je upravljavcem osebnih podatkov naloženo, da posamezniku od zbiranju osebnih podatkov na pregleden in razumljiv način zagotovijo vse informacije iz prvega in drugega odstavka tega člena (identiteto in kontaktne podatke upravljavca in pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov, namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravno podlago za njihovo obdelavo, uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, itd.).

****

V času epidemije, ko se soočamo s širjenjem okužb s COVID-19 in je ogroženo tako zdravje posameznika kot javno zdravje, je delodajalec ob upoštevanju zgoraj pojasnjenega po mnenju IP upravičen, da na podlagi (b) točke drugega odstavka člena 9 Splošne uredbe v povezavi s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1 od zaposlenega pridobi izjavo o tem, ali le ta glede na svoje osebno zdravstveno stanje ali zdravstveno stanje članov svojega gospodinjstva spada v rizično skupino delavcev, zaradi česar ne more izvajati svojih pogodbenih obveznosti neposrednega vzgojno-izobraževalnega dela v prostorih zavoda. Vendar pa delodajalec po mnenju IP ni upravičen, da od delavca zahteva tudi predložitev dokazil oz. dokumentacije, iz katere izhajajo konkretni razlogi za delavčevo ogroženost. Po mnenju IP je le zdravstvena stroka tista, ki lahko presoja, kateri delavci spadajo v rizično skupino, zaradi česar delodajalci glede na določbe delovno-pravne zakonodaje niso upravičeni do obdelave zdravstvenih podatkov zaposlenih, kot je npr. diagnoza ali podatki o konkretnih znakih bolezni. Ob tem velja še opozoriti, da zaposleni pri delodajalcu praviloma niti niso usposobljeni za strokovno interpretacijo zdravstvene dokumentacije. Z vidika varstva osebnih podatkov je torej delodajalec upravičen le do splošnih podatkov o nekonkretiziranih zdravstvenih razlogih za nezmožnost opravljanja dela v delovnih prostorih, ni pa upravičen do podatkov o konkretnih zdravstvenih težavah (tj. o zdravstvenem stanju) in o konkretnem zdravljenju. Izjema so splošne informacije o režimu in razlogih zdravljenja, npr. predviden čas bolniške odsotnosti, s strani zdravnika določen režim gibanja ter podatki, ki so redoma navedeni na bolniškem listu (izolacija, nega, poškodba, …).

IP torej meni, da lahko delodajalec od delavca, ki poda izjavo, da glede na svoje zdravstveno stanje ali zdravstveno stanje članov svojega gospodinjstva spada v rizično skupino delavcev, ki v času epidemije COVID-19 ne morejo izvajati svojih pogodbenih obveznosti neposrednega vzgojno-izobraževalnega dela v prostorih zavoda, kot dokaz zahteva na primer običajno zdravniško potrdilo (ki zgolj potrjuje dejstvo, da delavec spada v rizično skupino in ga praviloma lahko izda izbrani osebni zdravnik) ali drugo dokazilo, iz katerega ne izhajajo konkretni zdravstveni razlogi za uvrstitev v rizično skupino.

Svetujemo vam še, da si preberete tudi druga mnenja, stališča in priporočila IP v zvezi z varstvom osebnih podatkov v času pandemije COVID-19, ki so objavljena na naslednji povezavi.

Lep pozdrav,

Pripravil:

Jože Bogataj,

namestnik informacijske pooblaščenke          

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka