Hramba elektronske pošte po odhodu zaposlenega

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vašo prošnjo za mnenje glede dostopa do elektronske pošte nekdanjega zaposlenega. Pojasnjujete, da ste od bivšega delodajalca prejeli poziv z navedbami, da imajo pisne in verodostojne dokaze, da ste novemu delodajalcu posredovali določene podatke, katere smatrajo kot poslovno skrivnost podjetja. Trdite, da očitki ne držijo, vendar na podlagi poslanega poziva domnevate, da v podjetju prebirajo vašo elektronsko pošto, pri čemer je naslov elektronske pošte sestavljen iz vašega imena, priimka in naziva podjetja (ime.priimek@podjetje.eu) in ste ga prav tako uporabljali v zasebne namene. Zanima vas, ali se elektronska pošta, ki je sestavljena iz osebnega imena, priimka in naziva podjetja lahko uporablja tudi v zasebne namene. Prav tako sprašujete, ali lahko bivši delodajalec, po odhodu iz podjetja, brez vednosti in dovoljenja prebira vašo elektronsko pošto ter ali je bivši delodajalec dolžan vaš elektronski predal izbrisati (v kolikor tega niste storil sami).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP uvodoma izpostavlja, da v sklopu neobvezujočega mnenja vsekakor ne more presojati konkretnih dejanj obdelav, temveč lahko to stori šele v okviru inšpekcijskega postopka, zato v nadaljevanju podaja splošna pojasnila. IP na tem mestu pojasnjuje, da v okviru komunikacije prek elektronske pošte predstavlja zbirko osebnih podatkov zgolj zbirka t.i. prometnih podatkov (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). Zato pri elektronski pošti Uredba in deloma ZVOP-1 varujeta le prometne podatke, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte varovana v okviru določb o kršitvi tajnosti občil iz 139. člena Kazenskega zakonika oziroma določb o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic iz 134. člena Obligacijskega zakonika. Delodajalec ima pravico do oblasti nad svojimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo, delavec pa lahko utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti na delovnem mestu, kar izhaja že iz 46. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1). Ta določa, da delodajalec varuje in spoštuje delavčevo osebnost ter upošteva in ščiti njegovo zasebnost. Delodajalec mora v skladu s še veljavnima 24. in 25. členom ZVOP-1 ter členom 32 Uredbe zagotoviti ustrezne tehnične in organizacijske postopke in ukrepe, s katerimi bo preprečil nepooblaščeno obdelavo, uničenje, izgubo ali spremembo osebnih podatkov. Upravljavci osebnih podatkov morajo v svojih aktih predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov in določiti osebe, ki so odgovorne za posamezne zbirke osebnih podatkov. Iz zapisanega izhaja, da mora upravljavec sorazmerno natančno predpisati postopke in ukrepe, s katerimi bo varoval elektronsko pošto zaposlenih (npr. Pravilnik o varnosti oz. Pravilnik glede uporabe službene elektronske pošte), ki naj tudi določajo, kaj se zgodi z neaktivnimi predali elektronske pošte nekdanjih zaposlenih (npr.  vsebina se ali izbriše ali pa se arhivira). Vsekakor je potrebno pri dostopu do delavčevega predala elektronske pošte izhajati iz dejstva, da lahko delavec na službeni elektronski naslov prejme tudi povsem zasebno pošto, pri čemer je to dejstvo dolžan spoštovati tudi delodajalec. Omogočanje dostopa do elektronskega predala v času odsotnosti (odhod zaposlenega, daljša bolniška odsotnost)  je tako sporno tako z vidika varovanja zasebnosti komunikacij (tako zaposlenega kot pošiljateljev) kot tudi varstva osebnih podatkov, saj je pravica do tajnosti zasebnega komuniciranja prek elektronske pošte zagotovljena že v 37. členu Ustave RS, kar pomeni, da gre za zelo pomembno in ustavno varovano pravico.

IP poudarja, da bi morala biti zaposlenemu pred prenehanjem delovnega razmerja dana možnost, da še zadnjič vpogleda v svoje zasebne podatke in svoj predal elektronske pošte ter vsebino, ki se nanaša na njegovo zasebno elektronsko pošto, po lastni presoji izbriše oziroma shrani na drug podatkovni medij (USB ključ, idr.) ter obvesti svoje kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen. Hkrati IP izpostavlja, da je arhivirana elektronska pošta, vezana na elektronski predal nekdanjega zaposlenega, še vedno zbirka osebnih podatkov, kar pomeni, da ukrepi za zavarovanje po še veljavnem 24. in 25. členu ZVOP-1 ter členu 32 Uredbe zanjo veljajo kot obveznost delodajalca. Resda so pogoji dostopanja do arhivske pošte s strani delodajalca precej milejši kakor v primeru, ko gre za delujoč poštni predal, vendar to ne pomeni, da lahko do vsebine arhivirane poštne baze dostopa kdorkoli, pač pa zgolj pooblaščena oseba in še to na podlagi utemeljenih razlogov. Torej je tudi v primeru arhivirane pošte baze delodajalec dolžan zagotoviti ustrezne varnostne ukrepe, s katerimi bo preprečil nepooblaščeno obdelavo osebnih podatkov.

Dodatna pojasnila boste našli tudi v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki se nahajajo na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.                                     

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Jasmina Mešić,
svetovalka pooblaščenca za preventivo