Posredovanje fotografij otrok staršem

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja fotografij otrok staršem.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

IP pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati pravna podlaga. Področni zakon, ki ureja predšolsko vzgojo, ki jo izvajajo javni in zasebni vrtci, predstavlja Zakon o vrtcih (ZVrt; Uradni list RS, št. 100/05, 25/08, 98/09 – ZIUZGK, 36/10, 62/10 – ZUPJS, 94/10 – ZIU, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 55/17), ki pa fotografiranja otrok posebej ne ureja. Zbiranje osebnih podatkov otrok na podlagi ZVrt podrobneje ureja Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje (Uradni list RS, št. 80/04), ki  v 16. členu določa, da če vrtec izvaja dejavnosti, ki presegajo programe za predšolske otroke in za njihovo izvajanje potrebuje tudi druge osebne podatke o otrocih in njihovih starših, ki jih zakon ne določa, jih lahko za dosego teh namenov zbira na podlagi pisne privolitve staršev.  Iz pisne privolitve mora izhajati namen obdelave podatkov in še posebej namen njihove uporabe ter čas shranjevanja podatkov. S temi podatki vrtec ravna v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, in tem pravilnikom. Pravno podlago za tovrstno obdelavo osebnih podatkov otroka tako lahko predstavlja pisna privolitev otrokovih staršev v smislu točke (a) 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Vzgojiteljica v vrtcu tako ne sme obdelovati osebnih podatkov otroka (npr. shraniti fotografij na DVD ali drug medij, posredovati fotografij staršem) brez vnaprejšnjega prostovoljnega pisnega soglasja staršev za tovrstno obdelavo osebnih podatkov otroka.

V vašem zaprosilu navajate, da so starši na začetku šolskega leta podali privolitve za fotografiranje njihovih otrok. IP svetuje, da preverite vsebino teh privolitev. V kolikor ta privolitev obsega tudi obdelavo za namene, ki jih navajate v vašem zaprosilu (shranjevanje na DVD in posredovanje), potem lahko ta dejanja izvedete. V kolikor pa je privolitev staršev podana zgolj za določene namene, ki teh dejanj ne obsegajo, pa je dopustnost obdelave omejena zgolj na namene, za katere je bila privolitev podana. Seveda pa lahko starši v vsakem trenutku podajo novo privolitev oziroma dodatno privolitev za navedene namene.

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka