Po odhodu zaposlenega njegov e-naslov ne sme ostati aktiven
+ -Informacijski pooblaščenec na podlagi večjega števila prejetih prijav ugotavlja, da številna podjetja in organizacije ne ravnajo ustrezno z naslovi e-pošte nekdanjih zaposlenih. Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca zaradi prenehanja pravne podlage (48. člen Zakona o delovnih razmerjih ) za njegov obstoj. S tem bo zagotovil tudi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju.
Informacijski pooblaščenec ob tem opozarja, da je nedopustno, da bi delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega zaposlenega ohranil aktiven na način, da bi njegovo pošto preusmeril na elektronski naslov drugega zaposlenega, kar potrjuje tudi sodna praksa.
Preusmeritev elektronske pošte ni edini način za zagotovitev kontinuitete dela in poslovne komunikacije s strankami, kupci in poslovnimi partnerji družbe. Delodajalec bi namreč lahko zagotovil kontinuiteto dela na drug zakonit način, brez poseganja v komunikacijsko zasebnost, npr. z ukinitvijo elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega in hkratnim avtomatskim obvestilom o neobstoju tega naslova in podatkom, kam naj naslovijo svoje sporočilo. Pri preusmeritvi elektronske pošte je pomembno tudi dejstvo, da ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev.
Delodajalec mora pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Delavec, ki odhaja, pa mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, idr.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen.
Več informacij najdete v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne tukaj.